Hromadný e-mail a SMS kontaktům

Plavecká škola potřebuje občas oslovit skupinu rodičů najednou — informovat o zrušené lekci, připomenout platbu nebo poslat pozvánku. Hromadné zprávy vám umožní sestavit jeden e-mail nebo SMS a doručit ho podle zvoleného rozsahu — všem, kdo mají v daný den lekci, účastníkům vybraných kurzů, nebo přímo vybraným školám a školkám. Zprávu můžete odeslat hned, nebo ji naplánovat na později.

Předpoklady

Hromadné zprávy může odesílat pouze uživatel s rolí administrátora (nebo super-administrátor) — samotné oprávnění E-mailové šablony / Nastavení SMS k odeslání nestačí, pouze zobrazí odkaz v profilové nabídce.
V systému musí být nastavena e-mailová nebo SMS integrace (integraci nastaví správce v sekci Nastavení).

Jak otevřít formulář

Klikněte na ikonu vašeho profilu v pravém horním rohu navigační lišty.
V rozbalovací nabídce zvolte Nový e-mail (nebo Nová SMS).

Formulář lze také otevřít s předvyplněnými příjemci přímo z jiných míst v aplikaci — například tlačítkem pro odeslání zprávy z karty dítěte, kurzu nebo školní skupiny.

Krok 1: Zvolte, kdy zprávu odešlete

Formulář (stejně pro e-mail i SMS) začíná volbou mezi dvěma kartami. Podle vybrané karty se pak přizpůsobí zbytek formuláře — hlavně to, jestli půjde seznam příjemců ručně upravit.

volba_odeslat_hned_nebo_naplanovat

Karta	Co znamená
Odeslat hned	Vybraným příjemcům, rovnou teď. Seznam příjemců si můžete ručně upravit.
Naplánovat	Podle filtru (den / kurzy / školy) na zvolený termín. Seznam se vyhodnotí až při odeslání.

Krok 2: Komu chcete napsat?

Po volbě karty se otevře panel Komu chcete napsat?, kde zvolíte rozsah příjemců. Podle volby se zobrazí odpovídající pole:

Rozsah	Co udělá	Co vyplníte
Den	Osloví všechny, kdo mají v daný den lekci — napříč kurzy i školami.	Datum
Kurzy	Osloví účastníky vybraných kurzů (rodiče kurzových dětí). Lze vybrat i více kurzů najednou.	Jeden nebo více kurzů
Školy	Osloví přímo vybrané školy/školky — zpráva jde na e-mail vybraných škol/školek, ne jednotlivým dětem. Školu informujete, protože děti do bazénu vozí právě ona.	Jedna nebo více škol/školek

Pole Kurzy i Školy jsou vyhledávací a umožňují vybrat víc položek najednou — začněte psát název a nabídka se průběžně zúží. V poli Kurzy se nabízí jen běžící kurzy (dávno skončené se v seznamu nezobrazují).

Vyberete-li v rozsahu Kurzy jen jeden kurz, objeví se navíc pole Lekce (nepovinné):

Celý kurz (všichni účastníci) — osloví všechny přihlášené bez ohledu na datum.
konkrétní lekce — osloví jen ty, kdo na ni skutečně chodí (počítají se i naplánované náhrady, vynechávají se omluvení).

Vyberete-li kurzů více, pole Lekce se nezobrazuje — zpráva jde vždy všem účastníkům vybraných kurzů. Rozsah Školy pole Lekce nemá — zpráva vždy jde přímo školám.

komu_chcete_napsat_rozsah_kurzy

Jakmile rozsah vyplníte, aplikace automaticky (bez dalšího klikání) načte odpovídající příjemce — objeví se hláška typu „Nalezeno 12 příjemců.“ a pod ní předvyplněný seznam. Zvolili-li jste v kroku 1 Odeslat hned, je seznam upravitelný — jednotlivé kontakty můžete odebrat nebo ručně přidat další. Zvolili-li jste Naplánovat, seznam je jen náhled — skutečná sada příjemců se znovu vyhodnotí až v den odeslání.

Tip: Rodič, který má dítě ve dvou kurzech, dostane zprávu jen jednou — příjemci se oddeduplikují podle e-mailu (u SMS podle telefonního čísla).

Rozsahy Kurzy a Školy vidíte podle toho, které moduly má váš účet zapnuté — účet jen s kurzovým modulem sekci Školy nenabídne (a naopak).

Krok 3: Napište zprávu

Zprávu píšete jen jednou. U e-mailu vyplňte Předmět a Tělo e-mailu (textový editor umožňuje tučné písmo, odrážky, nadpisy, odkaz i obrázek). U SMS vyplňte pole SMS zpráva — pod ním průběžně vidíte počet napsaných znaků.

Pole (e-mail)	Popis
Načíst ze šablony	Volitelné. Předvyplní Předmět a Tělo z uložené šablony.
Předmět	Povinné. Text, který příjemce uvidí ve schránce.
Tělo e-mailu	Povinné. Obsah zprávy.
Uložit jako šablonu	Volitelné. Uloží tento e-mail mezi šablony pro příště.

Délka SMS: 1 SMS odpovídá 160 znakům; delší zpráva se rozdělí a účtuje jako více SMS. Doporučujeme psát bez diakritiky — diakritika snižuje limit na 70 znaků.

formular_sms

Krok 4: Dokončete odeslání

Ve spodní části formuláře se podle volby z kroku 1 zobrazí buď tlačítko Odeslat nyní, nebo pole Kdy odeslat spolu s tlačítkem Naplánovat odeslání.

napsani_zpravy_a_odeslani

Odeslat nyní — zpráva se ihned rozešle kontaktům, které máte v seznamu příjemců. Aplikace se ještě jednou zeptá, zda ji opravdu chcete odeslat.
Naplánovat odeslání — vyplňte, kdy se má zpráva odeslat (pole Kdy odeslat), a potvrďte. Zpráva se odešle automaticky ve zvolený čas.

Pozor: U naplánovaných zpráv se seznam příjemců vyhodnotí znovu až v den odeslání podle zvoleného rozsahu — ruční úpravy seznamu se pro naplánované zprávy neukládají. Díky tomu odejde zpráva vždy aktuálnímu seznamu (např. dítě mezitím omluvené se vynechá).

Pozor: Okamžité odeslání nelze vzít zpět a každá SMS se přičítá k vašim SMS kreditům. Před odesláním zkontrolujte předmět, text i seznam příjemců.

Naplánované zprávy

Přehled všech naplánovaných zpráv najdete v profilové nabídce vpravo nahoře pod položkou Naplánované zprávy.

naplanovane_zpravy

Sekce Naplánované ukazuje zprávy čekající na odeslání. U každé vidíte zvolený rozsah, datum a čas odeslání a stav Naplánováno. Ikonou koše u dané zprávy naplánované odeslání zrušíte (aplikace se ještě zeptá na potvrzení), dokud ještě neproběhlo.
Sekce Historie ukazuje již odeslané a zrušené zprávy s počtem příjemců.

E-mailové šablony

Posíláte-li stejný typ e-mailu opakovaně, přepněte před odesláním přepínač Uložit jako šablonu. Příště šablonu vyberete z pole Načíst ze šablony na začátku formuláře a obsah se doplní. Uložené šablony spravujete v sekci Nastavení aplikace → E-mailové šablony.

A co dál

Po odeslání si ověřte doručení v E-mailových lozích — uvidíte, které zprávy dorazily a které selhaly. Opakované texty si uložte jako E-mailovou šablonu. Před rozesláním většího objemu SMS zkontrolujte dostupný kredit v SMS bráně a kreditech.

Hromadný e-mail a SMS kontaktům