Nastavení e-mailů – výchozí šablony a termíny odesílání
Nastavení e-mailů určuje, která e-mailová šablona se automaticky použije při různých typech přihlášení dětí, a jak dlouho před zahájením zápisů systém odešle rodičům odkaz na portál. Tato konfigurace se provádí jednou a platí pro celý účet plavecké školy.
Předpoklady
Než přistoupíte k nastavení, musí být v systému vytvořena alespoň jedna e-mailová šablona. Pokud žádná šablona neexistuje, stránka nastavení zobrazí upozornění „Nejprve je třeba vytvořit šablony emailů.“ a úpravy nejsou možné.
Vytvoření šablony: přejděte do Nastavení → E-Mailové šablony a klikněte na zelené tlačítko Nová e-mailová šablona.
Oprávnění potřebné pro přístup k tomuto nastavení: E-Mailové šablony.
Přehled aktuálního nastavení
-
V levém menu nastavení klikněte na položku E-Mailové šablony (ikona obálky).
-
Na stránce seznamu šablon klikněte vpravo nahoře na tlačítko Nastavení e-mailových šablon.
-
Zobrazí se přehledová tabulka s aktuálně platnými výchozími hodnotami.
Co tabulka zobrazuje
| Předvolené nastavení pro | Zobrazená hodnota |
|---|---|
| Přihlášení dítěte na kurz | Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu) |
| Přihlášení dítěte pro školky samoplátce | Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu) |
| Zápis školních dětí | Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu) |
| Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis? | Počet týdnů (2–8) |
| Kolik týdnů před zápisem školek samoplátců odeslat odkaz na zápis? | Počet týdnů (2–8) |
Kliknutím na předmět šablony v tabulce se dostanete přímo na úpravu dané šablony.
Úprava nastavení
-
Na stránce přehledu klikněte na modré tlačítko Editovat.
-
Otevře se formulář s pěti poli.
Popis polí formuláře
| Pole | Popis | Povolené hodnoty |
|---|---|---|
| Předvolená šablona po přihlášení dítěte na kurz | Šablona odeslaná rodičům při přihlášení dítěte na standardní kurz | Libovolná existující šablona |
| Předvolená šablona po přihlášení dítěte pro školky samoplátce | Šablona odeslaná při přihlášení dítěte ze školky, kde rodiče platí sami | Libovolná existující šablona |
| Předvolená šablona pro zápis školních dětí | Šablona odeslaná při zápisu dítěte ze školy | Libovolná existující šablona |
| Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis? | Počet týdnů předstihu pro odeslání zápisového odkazu školám a školkám | 2 až 8 týdnů |
| Kolik týdnů před zápisem školek samoplátců odeslat odkaz na zápis? | Počet týdnů předstihu pro odeslání zápisového odkazu rodinám školek samoplátců | 2 až 8 týdnů |
-
Vyberte požadované hodnoty z rozbalovacích nabídek.
-
Klikněte na zelené tlačítko Uložit.
Po úspěšném uložení se zobrazí potvrzení „Nastavení emailu bylo úspěšně upraveno.“ a systém se vrátí na přehledovou tabulku.
Chcete-li změny zrušit bez uložení, klikněte na odkaz zrušit.
Vztah mezi nastavením a šablonami
Nastavení e-mailů určuje pouze výchozí šablonu pro každý typ přihlášení. Tuto výchozí hodnotu lze v případě potřeby přepsat přímo u konkrétního kurzu (pole „Šablona emailu“ na kartě kurzu).
Pokud smažete šablonu, která je nastavena jako výchozí, systém odmítne smazání a upozorní vás, že šablona je stále v použití. Nejprve nastavte jinou šablonu jako výchozí, teprve poté smažte původní.
Pozor: Nastavené termíny odesílání zápisových odkazů (počet týdnů) určují, kdy systém automaticky odešle e-maily s odkazem na zápis. Příliš krátký předstih může způsobit, že rodiče obdrží odkaz v nevhodnou dobu. Doporučujeme nastavit alespoň 3–4 týdny.
A co dál
Jakmile máte výchozí přiřazení šablon uložena, přejděte na E-mailové šablony a zkontrolujte či upravte obsah každé z nich — zejména předmět a tělo zprávy, které rodiny obdrží při přihlášení dítěte. Pokud chcete mít pod kontrolou i notifikace v aplikaci nebo připomenutí, otevřete Nastavení notifikací, kde nastavíte další komunikační kanály. Pro jednorázové oslovení většího množství kontaktů — například informování o zahájení zápisů — využijte funkci Hromadný e-mail a SMS kontaktům.