Nastavení e-mailů – výchozí šablony a termíny odesílání

Nastavení e-mailů určuje, která e-mailová šablona se automaticky použije při různých typech přihlášení dětí, a jak dlouho před zahájením zápisů systém odešle rodičům odkaz na portál. Tato konfigurace se provádí jednou a platí pro celý účet plavecké školy.

Předpoklady

Než přistoupíte k nastavení, musí být v systému vytvořena alespoň jedna e-mailová šablona. Pokud žádná šablona neexistuje, stránka nastavení zobrazí upozornění „Nejprve je třeba vytvořit šablony emailů.“ a úpravy nejsou možné.

Vytvoření šablony: přejděte do Nastavení → E-Mailové šablony a klikněte na zelené tlačítko Nová e-mailová šablona.

Oprávnění potřebné pro přístup k tomuto nastavení: E-Mailové šablony.

Přehled aktuálního nastavení

1. V levém menu nastavení klikněte na položku E-Mailové šablony (ikona obálky).

2. Na stránce seznamu šablon klikněte vpravo nahoře na tlačítko Nastavení e-mailových šablon.

3. Zobrazí se přehledová tabulka s aktuálně platnými výchozími hodnotami.

Co tabulka zobrazuje

Předvolené nastavení pro	Zobrazená hodnota
Přihlášení dítěte na kurz	Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu)
Přihlášení dítěte pro školky samoplátce	Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu)
Zápis školních dětí	Předmět přiřazené šablony (odkaz na úpravu)
Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis?	Počet týdnů (2–8)
Kolik týdnů před zápisem školek samoplátců odeslat odkaz na zápis?	Počet týdnů (2–8)

Řádek „Přihlášení dítěte na kurz“ se zobrazí pouze pokud má váš účet aktivní modul Kurzy. Zbylé čtyři řádky (Přihlášení dítěte pro školky samoplátce, Zápis školních dětí a obě pole „Kolik týdnů před zápisem…“) se zobrazí pouze pokud má váš účet aktivní modul Školy.

Kliknutím na předmět šablony v tabulce se dostanete přímo na úpravu dané šablony.

Úprava nastavení

1. Na stránce přehledu klikněte na modré tlačítko Editovat.

2. Otevře se formulář se stejnými poli, jaká vidíte v přehledu — tedy podle modulů, které má váš účet aktivní (nejvýše pět).

Popis polí formuláře

Pole	Popis	Povolené hodnoty
Předvolená šablona po přihlášení dítěte na kurz	Šablona odeslaná rodičům při přihlášení dítěte na standardní kurz	Libovolná existující šablona
Předvolená šablona po přihlášení dítěte pro školky samoplátce	Šablona odeslaná při přihlášení dítěte ze školky, kde rodiče platí sami	Libovolná existující šablona
Předvolená šablona pro zápis školních dětí	Šablona odeslaná při zápisu dítěte ze školy	Libovolná existující šablona
Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis?	Počet týdnů předstihu pro odeslání zápisového odkazu školám a školkám	2 až 8 týdnů
Kolik týdnů před zápisem školek samoplátců odeslat odkaz na zápis?	Počet týdnů předstihu pro odeslání zápisového odkazu rodinám školek samoplátců	2 až 8 týdnů

1. Vyberte požadované hodnoty z rozbalovacích nabídek.

2. Klikněte na zelené tlačítko Uložit.

Po úspěšném uložení se zobrazí potvrzení „Nastavení emailu bylo úspěšně upraveno.“ a systém se vrátí na přehledovou tabulku.

Chcete-li změny zrušit bez uložení, klikněte na odkaz zrušit.

Vztah mezi nastavením a šablonami

Nastavení e-mailů určuje pouze výchozí šablonu pro každý typ přihlášení. Tuto výchozí hodnotu lze v případě potřeby přepsat přímo u konkrétního kurzu (pole „Šablona emailu“ na kartě kurzu).

Pokud smažete šablonu, která je nastavena jako výchozí, systém odmítne smazání a upozorní vás, že šablona je stále v použití. Nejprve nastavte jinou šablonu jako výchozí, teprve poté smažte původní.

Pozor: Nastavené termíny odesílání zápisových odkazů (počet týdnů) určují, kdy systém automaticky odešle e-maily s odkazem na zápis. Příliš krátký předstih může způsobit, že rodiče obdrží odkaz v nevhodnou dobu. Doporučujeme nastavit alespoň 3–4 týdny.

Kdy a komu odkaz na zápis odejde

Termín odeslání se počítá od první lekce dané skupiny a řídí se typem školy:

Typ školy	Použije se pole
Základní škola	Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis?
Mateřská škola	Kolik týdnů před zápisem škol a školek odeslat odkaz na zápis?
Mateřská škola - samoplátci	Kolik týdnů před zápisem školek samoplátců odeslat odkaz na zápis?

Každá škola tedy dostane odkaz pouze na svém termínu. Když máte obě pole nastavená různě, neznamená to, že jedna škola dostane e-mail dvakrát.

Odkaz se odesílá za každou skupinu zvlášť — každá skupina má vlastní seznam dětí, a tedy i vlastní odkaz. Škola se dvěma skupinami proto dostane dva e-maily; rozeznáte je podle názvu skupiny v předmětu, například „Seznam dětí na plavání ZŠ pro skupinu ZŠ Bolatice I“. Stejně je označené i připomenutí, které systém posílá týden před první lekcí.

Škole, která už seznam dětí pro danou skupinu vyplnila, systém odkaz neposílá — ani na termínu podle nastavených týdnů, ani jako připomenutí. Jakmile je ve skupině alespoň jedno dítě, považuje se seznam za vyplněný a škola už není znovu oslovena.

U mateřských škol samoplátců je to jinak: jejich e-mail není výzvou k vyplnění seznamu, ale informací určenou k přeposlání rodičům, kteří se přihlašují sami a po jednom. Proto se jim odesílá vždy, bez ohledu na to, kolik dětí už přihlášených je — a připomenutí týden před první lekcí jim naopak nechodí vůbec.

Potřebujete-li odkaz poslat znovu ručně, použijte v detailu skupiny volbu pro opětovné odeslání — ta se tímto pravidlem neřídí a e-mail odešle vždy.

A co dál

Jakmile máte výchozí přiřazení šablon uložena, přejděte na E-mailové šablony a zkontrolujte či upravte obsah každé z nich — zejména předmět a tělo zprávy, které rodiny obdrží při přihlášení dítěte. Pokud chcete mít pod kontrolou i notifikace v aplikaci nebo připomenutí, otevřete Nastavení notifikací, kde nastavíte další komunikační kanály. Pro jednorázové oslovení většího množství kontaktů — například informování o zahájení zápisů — využijte funkci Hromadný e-mail a SMS kontaktům.