Správa kategorií souborů
Co jsou kategorie
Kategorie slouží k organizaci souborů nahraných do systému (dokumenty, obrázky, přílohy apod.). Každý soubor musí být zařazen do kategorie — bez ní jej nelze uložit. Kategorie tak umožňují přehledně třídit materiály a rychle je vyhledávat.
Aktuálně existuje jeden typ kategorie: Soubor (používá se pro všechny nahrané soubory).
Pozor: Oprávnění ke správě kategorií uděluje administrátor v sekci rolí pod položkou
Kategorie. Bez tohoto oprávnění není sekce v menu viditelná.
Kde kategorii najdete
Přejděte do Nastavení → Obecná nastavení → Kategorie.
kategorií v nastavení
Přehled kategorií
Po otevření sekce se zobrazí tabulka se všemi kategoriemi vašeho účtu. Sloupce tabulky:
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Název | Název kategorie (kliknutím otevřete úpravu) |
| Typ | Typ kategorie (aktuálně vždy Soubor) |
| V / U | Datum vytvoření (V) a poslední úpravy (U) |
Záznamy lze řadit kliknutím na záhlaví sloupce. Pokud zatím žádná kategorie neexistuje, zobrazí se informační hlášení.
Vyhledávání a filtrování
Nad tabulkou je panel Filtrování kategorií. Rozbalte jej kliknutím na nadpis a zadejte:
-
Vyhledávání podle názvu — hledá shodu v názvu kategorie (odešle se automaticky po opuštění pole).
-
Typ kategorie — filtruje podle typu (výběr ze seznamu).
Je-li filtr aktivní, zobrazí se v hlavičce panelu výstražná ikona. Kliknutím na tlačítko zrušit filtr (červené) odstraníte veškerá kritéria a obnovíte původní přehled.
Vytvoření nové kategorie
-
Klikněte na zelené tlačítko Nová kategorie vpravo nad tabulkou.
-
Vyplňte formulář (viz tabulka polí níže).
-
Klikněte na Uložit.
Po úspěšném uložení se zobrazí potvrzení a systém vás přesměruje zpět na přehled.
pro novou kategorii
Pole formuláře
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Název | Ano | Libovolný název kategorie (zobrazuje se při nahrávání souborů) |
| Typ kategorie | Ano | Aktuálně pouze Soubor |
Úprava kategorie
-
Klikněte na název kategorie v přehledu nebo na ikonu tužky na pravé straně řádku.
-
Upravte požadovaná pole.
-
Klikněte na Uložit.
Po uložení se zobrazí potvrzení: Kategorie byla upravena.
Smazání kategorie
-
Klikněte na ikonu koše na pravé straně řádku kategorie.
-
Potvrďte smazání.
> Pozor: Kategorii nelze smazat, pokud jsou k ní přiřazeny soubory. Systém zobrazí hlášení: Kategorie nemohla být smazána, protože je již přiřazena k nějakému záznamu. Nejdříve přeřaďte nebo odstraňte příslušné soubory.
Jak se kategorie používají při nahrávání souborů
Při nahrávání nebo úpravě souboru (sekce Soubory) je pole Kategorie povinné. Zobrazuje se jako rozbalovací seznam se všemi aktivními kategoriemi typu Soubor. Pokud požadovaná kategorie neexistuje, lze ji přímo z formuláře souboru vytvořit kliknutím na odkaz Nová kategorie — ten odkazuje rovnou na tento formulář s předvyplněným typem.
A co dál
Jakmile máte kategorie připravené, přejděte do Správy souborů a začněte nahrávat dokumenty nebo přílohy — každý soubor bude možné okamžitě zařadit do správné kategorie. Přístupová práva ke správě kategorií i dalším funkcím systému nastavíte v Nastavení účtu pod sekcí rolí. Pokud vás zajímá, kdo kategorii vytvořil nebo naposledy upravil, najdete celý přehled změn v Historii změn záznamu.