Správa souborů – nahrávání a organizace příloh

Přehled

Modul Soubory slouží k nahrávání a archivaci dokumentů, obrázků a dalších příloh přímo v aplikaci ProPlav. Soubory lze ukládat na dvou úrovních:

Celý účet – centrální úložiště dostupné z Nastavení → Soubory (souhrnný přehled všech souborů).
Konkrétní záznam – soubory přiřazené ke kurzu, škole, dítěti v kurzu, dítěti ve školním plavání nebo klientskému účtu.

Každý soubor je povinně přiřazen ke kategorii (typ Soubor). Kategorie musí existovat ještě před prvním nahráním.

Předpoklady

Přístup k souborům na úrovni účtu vyžaduje oprávnění Soubory.
Přístup k souborům konkrétního záznamu (kurz, škola, dítě…) vyžaduje oprávnění k zobrazení daného záznamu.
Soubory označené jako Pouze pro interní použití vidí výhradně administrátoři a superadministrátoři (nebo uživatelé s oprávněním Nastavení účtu).
Musí existovat alespoň jedna aktivní kategorie typu Soubor. Kategorii vytvoří uživatel s oprávněním Nastavení účtu.

Centrální přehled souborů účtu

Centrální_přehled_souborů

Centrální přehled zobrazuje všechny soubory nahrané v rámci celého účtu bez ohledu na to, ke kterému záznamu patří.

Přechod na přehled

Klikněte v levém menu na Nastavení.
V postranním panelu nastavení zvolte položku Soubory.

Stav úložiště

V horní části přehledu je zobrazen ukazatel využití prostoru:

Aktuálně obsazené místo (čitelný formát, např. „12,5 MB“).
Celková kapacita: 10 GB.
Barevný progress bar ukazující procentuální využití.

Pozor: Při zaplnění celkové kapacity 10 GB nebude možné nahrát další soubory. Odstraňte nepotřebné soubory nebo kontaktujte podporu.

Vyhledávání a filtrování

Filtrování otevřete kliknutím na Filtrování souborů (ikona trychtýře) nad tabulkou.

Pole	Popis
Vyhledávání podle názvu	Vyhledává v názvu souboru
Kategorie	Omezí výsledky na zvolenou kategorii

Je-li filtr aktivní, zobrazí se varování a tlačítko zrušit filtr (červené, vpravo nahoře v panelu filtru).

Soubory u konkrétního záznamu

Soubory lze přidávat také přímo u záznamu – kurzu, školy, dítěte v kurzu, dítěte ve školním plavání nebo klientského účtu. Záložku Soubory najdete po přechodu na požadovaný záznam a kliknutí na ni.

Záložka_Soubory_u_konkrétního_záznamu

Tabulka zobrazuje: malý náhled souboru vedle názvu, název (pod ním velikost souboru a datum nahrání), kategorii a akce (stáhnout, zobrazit, upravit, smazat).

Zobrazení souborů v klientském portálu (Materiály)

Soubor nahraný zde, v centrálním přehledu účtu, se může zobrazit rodičům v klientském portálu v sekci Materiály — musí ale splnit všechny tři podmínky současně:

Je nahraný na úrovni celého účtu (Nastavení → Soubory). Soubory přiřazené ke konkrétnímu záznamu — kurzu, škole, dítěti v kurzu, dítěti ve školním plavání nebo klientskému účtu — se do portálu nikdy nedostanou, i kdyby byly ve stejné kategorii.
Jeho kategorie má zapnutý přepínač Viditelná v klientském portálu. Přepínač se nastavuje u kategorie, viz Správa kategorií souborů.
Soubor není označen jako Pouze pro interní použití. Toto označení má vždy přednost — i v kategorii viditelné pro portál se takový soubor rodičům nikdy nezobrazí.

Jakmile podmínky splňuje aspoň jeden soubor, objeví se rodičům v menu portálu nová položka Materiály se soubory seskupenými podle kategorie. Podrobnosti, jak materiály uvidí rodič, popisuje článek Materiály v klientském portálu.

Přidání nového souboru

Na přehledu souborů (účet nebo konkrétní záznam) klikněte na zelené tlačítko Nový soubor.
Vyplňte formulář (viz pole níže).
Klikněte na tlačítko Uložit.

Po úspěšném uložení systém zobrazí potvrzení o vytvoření souboru a přesměruje zpět na přehled.

Pole formuláře

Pole	Povinné	Popis
Název	Ano	Zobrazovaný název souboru v přehledu
Kategorie	Ano	Výběr z aktivních kategorií typu Soubor; odkaz Nová kategorie umožní rychle vytvořit novou kategorii při zakládání souboru
Pouze pro interní použití	Ne	Přepínač (viditelný pouze administrátorům); je-li zapnutý, soubor je skryt pro uživatele bez administrátorského oprávnění
Soubor	Ano	Klikněte do vyznačené plochy nebo do ní soubor přetáhněte ze složky v počítači – povolené formáty a limity viz níže
Popis	Ne	Volitelný textový popis souboru

Limity a povolené formáty

Maximální velikost jednoho souboru: 20 MB.
Povolené typy souborů:

Typ	Přípony
Obrázky	PNG, JPG/JPEG, WEBP, GIF
Dokumenty	PDF, DOC, DOCX
Tabulky	XLS, XLSX
Prezentace	PPT, PPTX
Archivy	ZIP
Textové soubory	CSV, TXT

Zobrazení detailu souboru

Kliknutím na název souboru v přehledu se otevře detail, který zobrazuje:

Název a kategorii (jako barevné štítky v záhlaví karty).
Typ souboru (šedý štítek vpravo).
Ikonu zámku, je-li soubor určen pouze pro interní použití.
Náhled obrázku (je-li soubor obrázkový).
Popis souboru.

Na stránce detailu jsou k dispozici tlačítka Stáhnout a Upravit.

Úprava souboru

V přehledu nebo na detailu souboru klikněte na ikonu tužky (úprava).
Upravte požadovaná pole (formulář je totožný s formulářem pro přidání).
Klikněte na Uložit.

Po úspěšné úpravě se zobrazí „Soubor byl upraven“.

Stažení a náhled souboru

V tabulce přehledu jsou u každého souboru k dispozici tyto akce. Ikony jsou šedé stejně jako tužka a koš — barvu dostanou až po najetí myší a bublina řekne, co udělají:

Ikona	Akce
Ikona PDF nebo obrázku (Otevřít PDF / Zobrazit obrázek)	Otevřít soubor v prohlížeči (náhled bez stažení)
Ikona stahování — šipka dolů (Stáhnout)	Stáhnout soubor do počítače

Smazání souboru

V přehledu klikněte na ikonu koše u souboru.
Potvrďte smazání.

Po smazání se zobrazí „Soubor byl smazán“.

Pozor: Smazáním souboru dojde k trvalému odstranění fyzického souboru z úložiště. Tuto akci nelze vzít zpět.

Správa kategorií souborů

Kategorie (typ Soubor) spravuje administrátor s oprávněním Nastavení účtu. Kategorie lze vytvářet:

Přes Nastavení → Kategorie.
Přímo z formuláře přidání souboru kliknutím na odkaz Nová kategorie (zelený odkaz pod výběrem kategorie; zobrazuje se pouze při zakládání nového souboru).

A co dál

Každý soubor musí patřit do kategorie – jak kategorie vytvářet a spravovat popisuje článek Správa kategorií souborů. Ke stejným záznamům (kurz, dítě, škola) lze vedle příloh přidávat i textové zápisky přes Poznámky k záznamům.