Správa kontaktů a adres u záznamů

Přehled

Každý záznam v systému — smluvní škola, dítě v kurzu, dítě ve škole, zaměstnanec i klientský účet — může mít přiřazeny jeden nebo více kontaktů (jméno, e-mail, telefon, IČ/DIČ) a adres (ulice, město, PSČ). Tyto údaje slouží ke komunikaci, fakturaci a přihlašování do klientského portálu.

Tato stránka popisuje, kde a jak kontakty a adresy spravuje administrátor. Způsob, jakým si klienti spravují vlastní kontakty a adresy přes klientský portál, je popsán ve druhé části níže.

Předpoklady: Přístup do administrace ProPlav. Pro správu zaměstnanců je nutné oprávnění Zaměstnanci, pro školy oprávnění Správa škol, pro modul Kurzy (klientské účty a děti v kurzech) oprávnění Správa kurzů.

Typy záznamů a co se u nich eviduje

Záznam	Kontakt (jméno, e-mail, telefon)	IČ / DIČ	Adresa
Smluvní škola	Ano — kontaktní osoba	Ano	Adresa společnosti
Dítě ve škole – Školka (samoplátci)	Ano — kontakt rodiče	Ne	Adresa na faktuře
Dítě v kurzu	Ano — z klientského účtu rodiče	Ne	Z klientského účtu rodiče
Zaměstnanec	Ano (nepovinné)	Ne	Adresa (nepovinná)
Klientský účet	Ano — primární + další	Ne	Fakturační + další

Správa kontaktu u smluvní školy

Přidání nebo úprava kontaktu

Přejděte do sekce Školy a otevřete detail příslušné školy.
Klikněte na modré tlačítko Editovat (ikona tužky) v pravém horním rohu.
Formulář editace školy obsahuje sekce Kontaktní osoba, E-Mail a Telefon a IČ a DIČ. Vyplňte nebo upravte pole.

Formulář editace školy — sekce kontaktu a IČ/DIČ

Pole kontaktu školy

Pole	Popis	Formát / příklad
Jméno	Jméno kontaktní osoby	Jana
Příjmení	Příjmení kontaktní osoby	Nováková
E-Mail	Kontaktní e-mail	ukazka@gmail.com
Telefon	Telefonní číslo	605 123 123 nebo 605111222
IČ	Identifikační číslo školy (8 číslic)	12345678
DIČ	Daňové identifikační číslo	CZ0123456789

Automatické vyplnění z ARES

U nové školy lze kontaktní údaje (název, IČ, DIČ, adresu) načíst automaticky:

Do pole IČ zadejte osmimístné identifikační číslo školy.
Klikněte na odkaz Získat údaje z ARES (zobrazí se pod polem IČ).
Údaje se předvyplní do formuláře; zkontrolujte je a pokračujte uložením.

> Pozor: Automatické načtení z ARES je dostupné pouze při vytváření nové školy, ne při editaci existujícího záznamu.

Adresa školy

Formulář školy obsahuje sekci Adresa společnosti s poli Ulice, Město a PSČ (formát 5 číslic, např. 74731).

Správa kontaktu u zaměstnance

Přejděte do sekce Zaměstnanci a otevřete detail příslušného zaměstnance.
Klikněte na modré tlačítko Editovat.
Formulář obsahuje sekci Kontakt (E-Mail, Telefon) a sekci Adresa (Ulice, Město, PSČ).
U zaměstnanců jsou kontaktní údaje nepovinné — systém nevyžaduje jejich vyplnění.
Uložte formulář tlačítkem Uložit.

Správa kontaktu u dítěte ve škole typu Školka (samoplátci)

Kontaktní a adresní údaje dítěte ve škole jsou viditelné a editovatelné pouze tehdy, pokud je škola typu Školka (samoplátci). U ostatních typů škol se sekce kontaktu ve formuláři nezobrazuje.

Přejděte do sekce Děti ve škole a otevřete detail příslušného dítěte.
Klikněte na Editovat.
Ve formuláři se zobrazí sekce Informace o rodiči (E-Mail rodiče, Telefon rodiče) a sekce Adresa na faktuře (Ulice, Město, PSČ).
Uložte formulář.

Správa kontaktu u dítěte v kurzu (klientský účet)

Kontaktní a adresní údaje dítěte v kurzu jsou navázány na klientský účet rodiče, nikoli přímo na dítě. Při úpravě dítěte v kurzu se ve formuláři zobrazí aktuální primární kontakt a adresa z klientského účtu.

Zobrazení kontaktu klientského účtu

Přejděte do sekce Kurzy → Klientské účty.
Klikněte na jméno příslušného klientského účtu.
Na stránce detailu jsou v sekci Hlavní informace zobrazena pole: Jméno, E-mail, Telefon a Adresa.
V sekci Další kontakty jsou případně uvedeny sekundární kontakty (přidané například přes portál druhým rodičem).

Detail klientského účtu — sekce Hlavní informace s primárním kontaktem a adresou

Pozor: Klientský účet nemá v administraci vlastní formulář pro přidání nebo úpravu kontaktů a adres. Tyto údaje spravují klienti přes klientský portál nebo jsou vytvořeny automaticky při registraci dítěte do kurzu.

Kontakty a adresy v klientském portálu

Klienti (rodiče) si mohou spravovat vlastní kontakty a adresy přímo přes klientský portál v sekci Nastavení účtu v levém menu.

Kontakty

Sekce Kontakty (ikona obálky v menu portálu) zobrazuje seznam telefonů a e-mailů pro komunikaci a odesílání faktur.

Přidání nového kontaktu:

V klientském portálu klikněte v levém menu na Kontakty.
Klikněte na tlačítko Přidat kontakt.
Vyplňte pole:

Pole	Popis	Příklad
Jméno	Jméno kontaktní osoby	Jana
Příjmení	Příjmení kontaktní osoby	Nováková
E-mail	Kontaktní e-mailová adresa	ukazka@gmail.com
Telefon	Telefonní číslo	605 123 123 nebo 605111222

Potvrďte kliknutím na Přidat kontakt.

Úprava nebo smazání kontaktu:

Klikněte na ikonu tužky v řádku kontaktu pro editaci.
Klikněte na ikonu koše pro smazání.

Pozor: Hlavní kontakt (označený modrou nálepkou Hlavní) nelze smazat. Je vždy nutný pro identifikaci klientského účtu a přístup do portálu. Smazáním sekundárního kontaktu je odebráno také jeho oprávnění pro přihlášení do portálu.

Adresy

Sekce Adresy (ikona špendlíku v menu portálu) zobrazuje adresy pro fakturaci a korespondenci. Jedna z adres je vždy označena jako Fakturační (modrá nálepka) a je použita při vystavení faktury.

Přidání nové adresy:

V klientském portálu klikněte v levém menu na Adresy.
Klikněte na tlačítko Přidat adresu.
Vyplňte pole:

Pole	Popis	Příklad
Název adresy	Volitelný název pro přehlednost	Domů, Práce
Ulice a číslo popisné	Ulice včetně čísla	Havlíčkova 245/12
Město	Název města	Ostrava
PSČ	Poštovní směrovací číslo (5 číslic)	74731
Nastavit jako fakturační adresu	Zaškrtněte, pokud má být tato adresa použita pro faktury	—

Potvrďte kliknutím na Přidat adresu.

Změna fakturační adresy:

Otevřete editaci adresy, která má být novou fakturační (ikona tužky).
Zaškrtněte Nastavit jako fakturační adresu.
Uložte — systém automaticky odstraní označení fakturační adresy z předchozí adresy.

> Pozor: Fakturační adresu nelze smazat ani odznačit jako fakturační, dokud není jiná adresa označena jako fakturační. Systém zobrazí upozornění a odmítne operaci.

Komunikace přes kontakt

Jakmile má záznam přiřazen kontakt, zobrazí se v detailu záznamu (škola, dítě, klientský účet) tlačítko se třemi tečkami s možnostmi:

Odeslat nový e-mail — otevře formulář pro odeslání e-mailu na adresu kontaktu.
Odeslat SMS — otevře formulář pro odeslání SMS na telefonní číslo kontaktu (pokud je SMS modul aktivní).

A co dál

Jakmile máte kontakty u záznamů v pořádku, můžete klientům rovnou zpřístupnit portál — nejrychleji přes Jak poslat rodiči odkaz do portálu. Potřebujete-li oslovit větší skupinu najednou, využijte Hromadný e-mail a SMS kontaktům, kde vyberete příjemce podle kurzu nebo skupiny. Po odeslání si vždy ověřte úspěšnost v E-mailové logy – přehled odeslaných e-mailů, abyste měli jistotu, že zprávy skutečně dorazily.