Odpracované hodiny

Přehled odpracovaných hodin slouží k evidenci a schvalování skutečně odvedené práce instruktorů a dalších zaměstnanců. Každý záznam se vztahuje ke konkrétnímu dni, zaměstnanci a typu práce — a musí projít schválením, než se zahrne do výpočtu mzdy. Typ práce nese i kategorii (běžná práce, dovolená, nemocenská nebo propustka k lékaři), takže docházka zvládne evidovat i nepřítomnost, ne jen odpracovaný čas.

Kde to najdete

V hlavním menu klikněte na položku Docházka. Uvidíte tabulku s přehledem odpracovaných hodin pro aktuální měsíc. Instruktoři vidí pouze vlastní záznamy; administrátoři vidí záznamy všech zaměstnanců. Kdo v aplikaci není evidován jako zaměstnanec, uvidí místo přehledu zprávu „Nejste evidováni jako zaměstnanec“ a hodiny si zapsat nemůže, dokud ho administrátor mezi zaměstnance nepřidá.

prehled

Pod tabulkou je sbalitelná sekce Legenda – co znamená každý prvek (ve výchozím stavu sbalená, rozbalíte kliknutím). Po rozbalení nejprve uvidíte přehled Typy práce a jejich barvy — každý typ práce s barvou nastavenou administrátorem (a ikonou kategorie, jde-li o absenci). Dále legenda vysvětluje, co znamená barva buňky (= typ práce, nikoli stav schválení), zelená fajfka v rohu (= schváleno), pilulka Plán, odznak rozdílu oproti plánu, žlutý odznak bonusu k záznamu, seznam bonusů a srážek u jména, ikony kategorií nepřítomnosti, bublina se skutečným časem, tlačítko rychlého přidání z plánu a ikona uzavřeného měsíce. Řádky týkající se schvalování (tlačítka Schválit a Schválit všechny) vidí v legendě jen administrátoři — instruktoři s pouze prohlížecím přístupem je neuvidí.

Přehled po měsících

Záznamy jsou řazeny po měsících, každý měsíc na vlastní stránce. Na první stránce je vždy aktuální měsíc a na druhé vždy ten předchozí — i když v něm zatím nemáte nic zapsáno. Hodiny za uplynulý měsíc tak doplníte vždy z druhé stránky, včetně rychlého přidání z plánované směny. Starší měsíce následují jen ty, ve kterých je nějaký záznam. Měsíc bez zápisů i bez plánovaných směn ukáže jen svůj název a zprávu „Zatím žádné odpracované hodiny“.

Nad tabulkou najdete souhrnné karty:

Karta	Co ukazuje
Celkem hodin	Součet všech hodin v měsíci (včetně případného extra času z typu práce)
Schváleno	Hodiny se stavem Schváleno (počítáno se stejným extra časem jako Celkem hodin)
Čeká na schválení	Hodiny čekající na schválení administrátorem (počítáno se stejným extra časem jako Celkem hodin)
Bonusy	Součet všech bonusů ve mzdách za měsíc — z docházky i z řádků mzdy (zobrazí se po vytvoření mzdy)
Srážky	Součet srážek ze mzdy, např. Multisport (jen pokud nějaké jsou)
Finance celkem	Součet mezd za měsíc (hodiny × sazba + bonusy)
K výplatě	Finance celkem po odečtení srážek (jen pokud nějaké srážky jsou)

Peněžní karty ukazují součet za všechny zaměstnance jen tomu, kdo má oprávnění Zaměstnanci (správa mezd). Ostatní v nich vidí jen svou vlastní mzdu.

Díky stejnému výpočtu extra času platí: Celkem hodin = Schváleno + Čeká na schválení.

V záhlaví měsíce vidíte ikonu žurnálu: zelená znamená, že výplatní období bylo uzavřeno, červená, že je stále otevřené.

Pod jménem zaměstnance je seznam jeho bonusů a srážek: žlutá tečka je bonus (např. „Stálý bonus +500 Kč“, „Vánoční bonus +2 000 Kč“), červená tečka srážka (např. „Multisport −700 Kč“, pod ní drobně „Zaměstnavatel přispívá 380 Kč“). V měsíci s vytvořenou mzdou jsou to položky té mzdy, v otevřeném měsíci pravidelné položky z karty zaměstnance (ty vidí jen správce mezd). Zaměstnanec vidí svůj seznam, jakmile má za měsíc vytvořenou mzdu. Bonus k jednomu záznamu zůstává žlutým odznakem přímo v buňce dne. Na mobilu je seznam pod jménem zaměstnance i se zavřeným rozpisem dní. Po rozbalení zaměstnance najdete nahoře tlačítko Celkový přehled a vedle něj Schválit všechny (čekají-li záznamy na schválení), v uzavřeném měsíci ikonu zámku a stav výplaty. U celkového počtu hodin zaměstnance se dále zobrazuje odznak s plánovaným počtem hodin ze směnového plánu a v případě rozdílu i barevný odznak navíc (zeleně) nebo chybí (červeně). Porovnávají se zapsané hodiny se směnami, které už proběhly (do včerejška) — dnešní a budoucí směny se započítají, až proběhnou. Počítají se i záznamy čekající na schválení, příplatek za typ práce ne. Sedí-li zapsané hodiny s plánem, odznak se nezobrazí.

Jak přidat nový záznam

Klikněte na zelené tlačítko Nová docházka vpravo nahoře.
Vyplňte formulář (viz tabulka polí níže).
Klikněte na tlačítko Uložit.

Po úspěšném uložení se zobrazí hlášení Docházka byla úspěšně vytvořena a vrátíte se na přehled.

formular

Pole formuláře

Pole	Popis	Kdo vyplňuje
Zaměstnanec	Výběr ze seznamu aktivních zaměstnanců	Pouze admin
Datum	Den, ke kterému se hodiny vztahují	Všichni
Typ práce	Druh vykonané práce; kategorii (běžná práce, dovolená, nemocenská, propustka k lékaři) i barvu typu nastavuje administrátor v Nastavení → Typy práce	Všichni
Počet hodin	Čistý čas v hodinách (minimálně 0,1 h); případný extra čas z typu práce se připočítá automaticky	Všichni
Od	Čas příchodu (nepovinné)	Všichni
Do	Čas odchodu (nepovinné)	Všichni
Komentář k odpracované době	Volitelná poznámka; zobrazí se v přehledu a zašle se zaměstnanci e-mailem	Všichni
Bonus k záznamu	Částka za tento záznam (např. záskok); po schválení se přičte ke mzdě jako „Bonusy z docházky“. Pravidelné bonusy a srážky se zadávají na kartě zaměstnance, jednorázové ve mzdě	Pouze admin
Stav schválení	Schváleno nebo Čeká na schválení	Pouze admin

Vyplníte-li pole Od i Do, počet hodin se dopočítá automaticky z rozsahu a přepíše ručně zadanou hodnotu; Do musí být později než Od. Obě pole vyplňte společně — samotné Od nebo samotné Do nestačí.

Instruktoři nemohou sami nastavit stav schválení — nový záznam se vždy uloží se stavem Čeká na schválení a čeká na akci administrátora.

Pozor: Datum lze zadat pouze v rozsahu od začátku předchozího měsíce do konce příštího měsíce. Záznamy v uzavřeném výplatním období nelze přidávat ani mazat.

Přidání hodin z plánu směn

Pokud má zaměstnanec naplánovanou směnu a ta ještě nebyla zaevidována, zobrazí se v denní buňce tabulky ikona + (plus ve čtverci). Při najetí myší uvidíte, co se přidá, např. „Přidat docházku z plánu: Školy 4:30 h. + Kurzy 1 h.“. Kliknutím se vytvoří záznamy s hodinami z plánu, a to zvlášť pro každý typ práce — když má zaměstnanec dopoledne školu a odpoledne kurz, vzniknou dva záznamy (v buňce oddělené slovem „pauza“) a každý připočte své extra minuty. Typ práce se určí podle typu směny (Školní plavání, Kurzové plavání, Speciální termín); nemá-li odpovídající typ směny nastavený žádný typ práce, použije se první typ kategorie „Práce“ podle abecedy (absenci takto přidat nelze). Počet hodin se nevybírá — zapíše se přesně to, co plán pro daný den obsahuje; opravit ho můžete kliknutím na hodnotu v buňce. Na mobilu je místo ikony tlačítko Přidat.

Je-li den zapsaný jen zčásti, zůstane pod zapsanými hodinami ikona + s popiskem „zbývá X h.“ a doplní jen typy práce, které ten den ještě žádný záznam nemají. Jakmile zapsané hodiny dosáhnou plánu (třeba když celý den zapíšete ručně jedním záznamem), ikona zmizí. Po přidání zůstanete na stejné stránce a měsíci, který jste měli otevřený.

Jak upravit nebo smazat záznam

Klikněte na hodnotu hodin v buňce tabulky — je-li záznam možné upravit, jde o odkaz, který otevře formulář pro úpravu; jinak se hodnota zobrazí jako prostý text, na který nejde kliknout.
Administrátoři mohou upravit libovolný záznam s výjimkou záznamů v uzavřeném výplatním období.
Instruktoři mohou upravovat pouze vlastní záznamy, které ještě nebyly schváleny; jakmile je záznam schválen, mohou ho už jen prohlížet.
Záznam smazat může pouze administrátor — ikonou koše na stránce Celkový přehled odpracovaných hodin daného zaměstnance (v hlavním přehledu tlačítko pro smazání není). Smazání potvrdíte v okně tlačítkem Smazat a zůstanete na stejném přehledu zaměstnance.

Pozor: Záznamy v uzavřeném výplatním období nelze upravovat ani smazat.

Schvalování hodin

Po přidání záznamu instruktorem se stav nastaví na Čeká na schválení. Administrátor může:

Schválit jednotlivý záznam — klikněte na hodnotu hodin v tabulce, otevřete editaci a změňte pole Stav schválení na Schváleno.
Schválit všechny záznamy zaměstnance najednou — v řádku zaměstnance klikněte na zelené tlačítko s ikonou zaškrtnutí (zobrazí se jen tehdy, existují-li záznamy čekající na schválení). Systém zobrazí dialog „Schválit všechny odpracované hodiny?“; potvrďte kliknutím na Schválit.

Hromadné schválení (tlačítko Schválit všechny) i rychlé přidání hodin z plánu vás nechá na stejné stránce a měsíci, který jste měli otevřený — stránkování se nemění. Po uložení jednotlivého schválení přes editační formulář se naopak vrátíte na první stránku přehledu.

Schválený záznam poznáte podle malé zelené fajfky v pravém horním rohu buňky (při najetí myší se zobrazí popisek „Schváleno“). Barva samotné buňky se schválením nemění — vždy odpovídá barvě typu práce, případně šedé, pokud typ práce barvu nemá nastavenou.

Stavy schválení

Stav	Popis
Čeká na schválení	Záznam přidal instruktor nebo byl vytvořen ručně; administrátor jej ještě neschválil
Schváleno	Administrátor záznam schválil; hodiny se počítají do výpočtu mzdy

Celkový přehled hodin zaměstnance

Pro zobrazení všech hodin konkrétního zaměstnance za libovolný měsíc klikněte na číslo v sloupci se symbolem hodin (ikona hodin s šipkou) v řádku zaměstnance; na mobilu rozbalte zaměstnance a klikněte na tlačítko Celkový přehled. Otevře se stránka Celkový přehled odpracovaných hodin se seznamem záznamů seřazeným podle data. U každého záznamu je vidět datum s přesným časem Od–do (pokud byl zadán), typ práce s ikonou kategorie u absencí a pod ním komentář, počet hodin se žlutým odznakem bonusu k záznamu a stav schválení. Tlačítko Schválit, ikona tužky pro úpravu a ikona koše pro smazání se zobrazí jen tehdy, pokud danou akci smíte provést (viz pravidla v sekci výše) a měsíc není uzavřený. Na mobilu má každý záznam vlastní řádek se všemi těmito údaji a tlačítka Schválit, úprava a smazání jsou pod ním.

Uzavření výplatního období

Jakmile administrátor uzavře výplatní období (měsíc) pro daného zaměstnance, zobrazí se v přehledu ikona zámku. Záznamy v uzavřeném období nelze upravovat ani mazat. V rolovací nabídce (tři tečky v záhlaví měsíce) pak správce mezd (oprávnění Zaměstnanci) stáhne Rekapitulaci mzdy za celý měsíc, jakmile mají mzdu všichni zaměstnanci, a každý zaměstnanec s vytvořenou mzdou Můj výplatní lístek. Cizí mzdy zaměstnanec neuvidí.

A co dál

Jakmile instruktoři záznamy zaevidují, administrátor je může hromadně potvrdit na stránce Schválení odpracovaných hodin. Schválené hodiny pak tvoří základ pro výpočet v sekci Měsíční mzdy, kde se uzavírají výplatní období a lze vygenerovat PDF rekapitulaci. Pokud chcete záznamy předvyplňovat automaticky z naplánovaných bloků, přečtěte si, jak funguje Plán směn.