Schválení odpracovaných hodin

Každý záznam odpracovaných hodin prochází schvalovacím procesem. Instruktoři zadávají hodiny sami – ty se zobrazí jako Čeká na schválení – a administrátor je poté schválí nebo opraví. Teprve schválené hodiny vstupují do výpočtu výplaty.

Předpoklady

Přihlášení jako administrátor nebo superadministrátor.
Zaměstnanci musí mít vyplněný profil (sekce Zaměstnanci).
Výplatní období daného měsíce nesmí být uzavřeno; uzavřený měsíc nelze upravovat.

Přehled stavů schválení

Každá odpracovaná hodina má jeden ze dvou stavů:

Stav	Popis
Čeká na schválení	Nově zadaná hodina, čeká na kontrolu
Schváleno	Administrátor potvrdil správnost záznamu

Barva buňky v přehledové tabulce vždy ukazuje typ práce (barvu typu práce nastavíte v sekci Typy práce; typ bez vlastní barvy se zobrazí šedě) – se schválením nijak nesouvisí. Schválený záznam poznáte podle malé zelené fajfky v pravém horním rohu buňky (po najetí myší se zobrazí popisek „Schváleno“); záznam čekající na schválení fajfku nemá. Barva textu v buňce se automaticky přizpůsobí, aby zůstala čitelná na jakékoli barvě podkladu.

Má-li vybraný typ práce nastavenou kategorii nepřítomnosti, zobrazí se v buňce navíc malá ikona – deštník (dovolená), teploměr (nemocenská) nebo srdce (propustka k lékaři) – s popiskem po najetí myší. U běžné práce se žádná ikona nezobrazuje. Je-li u záznamu vyplněn i přesný čas příchodu a odchodu (Od–Do), zobrazí se na desktopu pod počtem hodin a zároveň jako popisek při najetí myší na hodiny.

Nad tabulkou najdete sbalovací Legendu (ve výchozím stavu zavřenou), která vysvětluje všechny prvky přehledu včetně klíče „Typy práce a jejich barvy“ s barvou každého typu práce. Instruktorům bez oprávnění Správa docházky legenda skryje položky určené jen administrátorům (tlačítka pro schvalování a odznak stálého bonusu).

Karty nad tabulkou zobrazují souhrn za aktuální měsíc, vždy včetně případného extra času podle typu práce: - Modrá karta Celkem hodin – součet hodin všech záznamů (schválených i čekajících). - Zelená karta Schváleno – součet hodin pouze u schválených záznamů. - Šedá karta Čeká na schválení – součet hodin u záznamů čekajících na schválení.

Součet karty Celkem hodin se tak vždy rovná součtu karet Schváleno a Čeká na schválení.

Schválení jedné hodiny

Přejděte do sekce Docházka v hlavním menu.
V tabulce vyhledejte řádek příslušného zaměstnance a sloupec s datem, které chcete schválit.
Klikněte na odkaz s počtem hodin v dané buňce (např. 2 h.) – otevře se formulář úpravy záznamu.
Ve formuláři ve sloupci Stav schválení zvolte hodnotu Schváleno.
Volitelně vyplňte pole Komentář k odpracované době – po uložení bude komentář zobrazen v přehledu a odeslán zaměstnanci e-mailem.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Pozor: Instruktoři bez oprávnění Správa docházky nemohou sami měnit stav schválení. Pole Stav schválení a Finanční bonus se zobrazují pouze administrátorům.

Schválení všech hodin zaměstnance najednou

Pokud chcete schválit všechny záznamy konkrétního zaměstnance v daném měsíci jedním krokem:

Přejděte do sekce Docházka.
V řádku zaměstnance klikněte na zelené tlačítko se symbolem Schválit všechno (ikona dvou fajfek). Tlačítko se zobrazí pouze tehdy, pokud máte oprávnění Správa docházky, zaměstnanec má alespoň jeden záznam ve stavu Čeká na schválení a výplatní období není uzavřeno.
V potvrzovacím dialogu klikněte na OK.
Systém schválí všechny odpracované hodiny zaměstnance v daném měsíci a zobrazí hlášení „Pracovní hodiny schváleny.“ Zůstanete přitom na stejné stránce (měsíci) přehledu, který jste právě prohlíželi.

Alternativně lze schválení všech hodin provést z detailního přehledu zaměstnance:

V řádku zaměstnance klikněte na celkový počet hodin (odkaz v buňce Celkem hodin) – otevře se tabulka se všemi záznamy daného měsíce.
Klikněte na zelené tlačítko Schválit všechny v pravém horním rohu tabulky.
Potvrďte dialog.

Schválení jednoho záznamu z detailního přehledu

V detailním přehledu zaměstnance (přístup viz výše) vyhledejte příslušný řádek v tabulce.
Ve sloupci Stav schválení je vidět aktuální stav záznamu.
Klikněte na tlačítko Schválit (zelené, na pravé straně řádku).
Záznam se okamžitě přepne do stavu Schváleno.

Pozor: Tlačítko Schválit se zobrazí pouze uživatelům s oprávněním Správa docházky, a to jen u záznamů ve stavu Čeká na schválení a pouze pokud výplatní období není uzavřeno. Instruktor bez tohoto oprávnění tlačítko vůbec nevidí.

Úprava schváleného záznamu

Administrátor (uživatel s oprávněním Správa docházky) může schválený záznam nadále upravovat, dokud není uzavřeno výplatní období daného měsíce. Instruktor bez tohoto oprávnění schválený záznam upravit ani smazat nemůže – jakmile je záznam schválen, přestane se mu v buňce zobrazovat jako odkaz (zůstane jen jako prostý text) a ikony úpravy i smazání zmizí. V uzavřeném měsíci nejde upravit, smazat ani schválit žádný záznam bez ohledu na roli.

Postup úpravy (administrátor):

Klikněte na počet hodin v buňce tabulky (zobrazuje se jako odkaz).
Upravte potřebná pole.
Stav schválení je možné v rámci úpravy vrátit zpět na Čeká na schválení výběrem příslušné hodnoty.
Klikněte na Uložit.

Pole formuláře záznamu docházky

Pole	Popis	Přístup
Zaměstnanec	Výběr zaměstnance ze seznamu	Pouze admin
Datum	Datum odpracování; povoleno od začátku předchozího měsíce do konce příštího měsíce	Všichni
Typ práce	Druh vykonávané práce; určuje případné extra minuty i kategorii (běžná práce / dovolená / nemocenská / propustka k lékaři), která se v přehledu zobrazí jako ikona	Všichni
Počet hodin	Čistý čas v hodinách; extra čas se připočítá automaticky dle typu práce. Vyplníte-li i pole Od a Do, hodnota se přepočítá z jejich rozsahu	Všichni
Od / Do	Volitelný přesný čas příchodu a odchodu. Jsou-li vyplněna obě pole, počet hodin se automaticky dopočítá z rozsahu a přepíše ruční zadání v poli Počet hodin	Všichni
Komentář k odpracované době	Volitelná poznámka; zaměstnanec ji po uložení obdrží e-mailem	Všichni
Finanční bonus	Jednorázový bonus v Kč přidaný k tomuto záznamu (na rozdíl od stálého měsíčního bonusu zaměstnance, který se nastavuje v profilu zaměstnance)	Pouze admin
Stav schválení	Čeká na schválení nebo Schváleno	Pouze admin

Uzavřené výplatní období

Pokud je měsíc uzavřen (výplatní období zaměstnance bylo uzavřeno), zobrazí se v záhlaví měsíce ikona zeleného zápisníku a v řádku zaměstnance zelený odznak se zámkem (popisek „Výplatní období uzavřeno“). V uzavřeném měsíci:

Záznamy nelze přidávat, upravovat ani mazat.
Tlačítka Schválit, Schválit všechno ani Schválit všechny se nezobrazí.
Lze vygenerovat PDF s rekapitulací mzdy (tlačítko s třemi tečkami v záhlaví měsíce).

A co dál

Jakmile jsou hodiny schváleny, můžete výplatní období uzavřít a přejít do sekce Měsíční mzdy, kde vygenerujete PDF rekapitulaci a finalizujete výplatu zaměstnance. Pokud vám nesedí výsledné počty nebo extra čas, ověřte konfiguraci v Typy práce — právě tam se nastavuje automatické připočítávání minut k jednotlivým typům práce. Úplný přehled zadaných i schválených hodin za všechny zaměstnance a měsíce máte vždy po ruce v sekci Odpracované hodiny.