Výměna a změna směny

Požadavky na změnu směny umožňují zaměstnancům žádat o náhradu za svoji směnu nebo se přihlásit do směny, do které nebyli původně zařazeni. Administrátor tyto požadavky schvaluje nebo zamítá.

Předpoklady

Zaměstnanec musí mít v systému přiřazený uživatelský účet.
Pro podání a sledování vlastních požadavků postačuje oprávnění Zobrazení směn.
Pro schvalování, zamítání a správu požadavků všech zaměstnanců je potřeba oprávnění Správa směn (administrátor nebo správce směn).

Scénář 1 — Zaměstnanec žádá o náhradu za svoji směnu

Zaměstnanec, který je již přiřazen ke směně a potřebuje se nechat zastoupit, může požádat o změnu přímo z plánu směn.

Podání žádosti

Otevřete sekci Plán směn v hlavním menu.
Vyhledejte příslušnou směnu v kalendáři.
Klikněte na ikonu tužky (Upravit můj plán) u dané směny — zobrazí se pouze u směn, ke kterým máte schválené přiřazení.
Vyplňte formulář:

Pole	Popis	Povinné
Důvod žádosti	Stručný popis důvodu, proč nemůžete nastoupit	Ano
Náhradní zaměstnanec	Zaměstnanec, který by mohl převzít směnu (výběr ze seznamu)	Ne

Klikněte na tlačítko Uložit.

Pozor: Pole „Náhradní zaměstnanec“ nabízí pouze zaměstnance, kteří nejsou ke stejné směně již přiřazeni. Pokud náhradníka neznáte, nechte pole prázdné — systém bude hledat náhradu sám.

Po odeslání se žádost zobrazí v přehledu s jedním z těchto stavů:

Stav	Barva odznaku	Význam
Čeká na zpracování	Modrá	Žádost byla právě vytvořena
Hledá se náhrada	Žlutá	Čeká se na přihlášení náhradního zaměstnance
Čeká na schválení	Tmavě modrá	Náhrada nalezena, čeká na rozhodnutí admina
Schváleno	Zelená	Náhrada schválena, změna je platná
Zamítnuto	Červená	Admin žádost zamítl
Zrušeno	Šedá	Zaměstnanec žádost stáhl

Scénář 2 — Zaměstnanec se přihlašuje do volné směny

Zaměstnanec, který není ke směně přiřazen, může požádat o přidání.

Podání žádosti o přidání

Otevřete sekci Plán směn.
U požadované směny klikněte na ikonu plus (Přidat se do plánu) — zobrazí se pouze tehdy, pokud nejste ke směně přiřazeni a nebyla pro vás dříve zrušena stejná žádost.
Vyplňte pole Důvod žádosti — napište, proč se chcete přidat do této směny.
Klikněte na tlačítko Odeslat žádost.

Žádost o přidání je okamžitě odeslána administrátorovi ke schválení.

Přehled všech požadavků

Sekce Požadavky na změnu směn (tlačítko v pravém horním rohu plánu směn) zobrazuje seznam všech požadavků dostupných přihlášenému uživateli.

Co vidí jednotlivé role

Administrátor / Správa směn: Vidí všechny požadavky bez ohledu na zaměstnance.
Zaměstnanec / Zobrazení směn: Vidí vlastní požadavky (jako žadatel nebo náhradník) a navíc všechny požadavky ve stavu „Hledá se náhrada“ od jiných zaměstnanců — může se nabídnout jako náhrada.

Filtrování seznamu

Přehled lze filtrovat podle:

Názvu směny
Rozsahu datumu směny (Od data / Do data)
Žadatele
Náhradního zaměstnance (nebo zaškrtnutím „Bez náhrady“)
Stavu požadavku

Filtrování rozbalíte kliknutím na lištu Filtrování požadavků na změnu směny v horní části stránky.

Přehled požadavků na změnu směn — prázdný stav se sbaleným panelem filtrů

Jakmile zaměstnanci podají první požadavky, zobrazí se zde jejich seznam s barevnými odznaky stavů a tlačítky pro schválení, zamítnutí nebo přihlášení jako náhradník.

Přijetí role náhradníka

Pokud je požadavek ve stavu Hledá se náhrada, může se jiný zaměstnanec přihlásit jako náhrada.

V přehledu požadavků klikněte na zelené tlačítko Přihlásit se (ikona fajfky v kroužku) u daného požadavku.
Potvrďte dialogové okno: „Opravdu chcete přijmout tuto směnu?“

Alternativně lze přijmout náhradu kliknutím na odkaz z e-mailového upozornění — tento odkaz funguje i bez přihlášení.

Schválení nebo zamítnutí požadavku (administrátor)

Administrátor nebo uživatel s oprávněním Správa směn zpracovává požadavky ve stavu Čeká na schválení.

Schválení

V přehledu požadavků klikněte na zelené tlačítko Schválit (ikona fajfky) u daného požadavku.
Po schválení se změna zaměstnance na směně uplatní automaticky.

Zamítnutí

Klikněte na červené tlačítko Zamítnout (ikona X) u daného požadavku.
V dialogovém okně vyplňte pole Důvod zamítnutí — toto pole je povinné.
Klikněte na tlačítko Zamítnout.

Pozor: Zamítnutí požadavku je nevratné. Zaměstnanec může podat nový požadavek, ale zamítnutý nelze znovu otevřít.

Zrušení požadavku zaměstnancem

Zaměstnanec (nebo administrátor) může stáhnout požadavek, dokud nebyl schválen ani zamítnut.

Otevřete detail požadavku kliknutím na tlačítko Detail (ikona oka).
Klikněte na oranžové tlačítko Zrušit (ikona mínus v kroužku).
Potvrďte dialogové okno: „Opravdu chcete zrušit tento požadavek?“

Historie požadavku

Na stránce detailu každého požadavku je zobrazena časová osa Historie požadavku s přehledem všech změn stavu, včetně autora změny a případného důvodu zamítnutí.

A co dál

Jakmile je výměna schválena, přejděte do Plánu směn a ověřte, že se změna přiřazení zaměstnanců správně promítla do kalendáře. Dopad na evidenci práce zkontrolujte v přehledu Odpracovaných hodin — schválená náhrada se zde musí objevit pod správným zaměstnancem. Pokud váš proces zahrnuje ruční potvrzování vykázaných hodin, vyřiďte zbývající záznamy v sekci Schválení odpracovaných hodin.