Výměna a změna směny

Požadavky na změnu směny umožňují zaměstnancům žádat o náhradu za svoji směnu nebo se přihlásit do směny, do které nebyli původně zařazeni. Administrátor tyto požadavky schvaluje nebo zamítá.

Předpoklady

Zaměstnanec musí mít v systému přiřazený uživatelský účet.
Pro podání a sledování vlastních požadavků postačuje oprávnění Zobrazení směn.
Pro schvalování, zamítání a správu požadavků všech zaměstnanců je potřeba oprávnění Správa směn (administrátor nebo správce směn).

Scénář 1 — Zaměstnanec žádá o náhradu za svoji směnu

Zaměstnanec, který je již přiřazen ke směně a potřebuje se nechat zastoupit, může požádat o změnu přímo z plánu směn.

Podání žádosti

Otevřete sekci Plán směn v hlavním menu.
Vyhledejte příslušnou směnu v kalendáři.
Klikněte na ikonu tužky (Upravit můj plán) u dané směny — zobrazí se pouze u směn, ke kterým máte schválené přiřazení.
Vyplňte formulář:

Pole	Popis	Povinné
Důvod žádosti	Stručný popis důvodu, proč nemůžete nastoupit	Ano
Náhradní zaměstnanec	Zaměstnanec, který by mohl převzít směnu (výběr ze seznamu)	Ne

Klikněte na tlačítko Uložit.

Pozor: Pole „Náhradní zaměstnanec“ nabízí pouze zaměstnance, kteří nejsou ke stejné směně již přiřazeni. Pokud náhradníka neznáte, nechte pole prázdné — systém bude hledat náhradu sám.

Po odeslání se žádost zobrazí v přehledu s jedním z těchto stavů:

Stav	Barva odznaku	Význam
Hledá se náhrada	Žlutá	Čeká se na přihlášení náhradního zaměstnance
Čeká na schválení	Modrá	Náhrada nalezena, čeká na rozhodnutí admina
Schváleno	Zelená	Náhrada schválena, změna je platná
Zamítnuto	Červená	Admin žádost zamítl
Zrušeno	Šedá	Zaměstnanec žádost stáhl

Scénář 2 — Zaměstnanec se přihlašuje do volné směny

Zaměstnanec, který není ke směně přiřazen, může požádat o přidání.

Podání žádosti o přidání

Otevřete sekci Plán směn.
U požadované směny klikněte na ikonu plus (Přidat se do plánu) — zobrazí se jen tehdy, když jste se do směny dosud nehlásili a nejste do ní zařazeni. Po vlastní zrušené nebo zamítnuté žádosti už ikonu plus nevidíte a znovu se sami přihlásit nemůžete. Správce vás může do směny přidat v úpravě plánu směny.
Vyplňte pole Důvod žádosti — napište, proč se chcete přidat do této směny.
Klikněte na tlačítko Odeslat žádost.

Žádost o přidání je okamžitě odeslána administrátorovi ke schválení.

Přehled všech požadavků

Sekce Požadavky na změnu směn (tlačítko v pravém horním rohu plánu směn) zobrazuje seznam všech požadavků dostupných přihlášenému uživateli. Požadavky na směnách smazané školy, které plán směn už neukazuje, v něm nejsou.

Co vidí jednotlivé role

Administrátor / Správa směn: Vidí všechny požadavky bez ohledu na zaměstnance.
Zaměstnanec / Zobrazení směn: Vidí vlastní požadavky (jako žadatel nebo náhradník) a navíc všechny požadavky ve stavu „Hledá se náhrada“ od jiných zaměstnanců — může se nabídnout jako náhrada.

Filtrování seznamu

Přehled lze filtrovat podle:

Názvu směny
Rozsahu datumu směny (Od data / Do data)
Žadatele
Náhradního zaměstnance (nebo zaškrtnutím „Bez náhrady“)
Stavu požadavku

Filtrování rozbalíte kliknutím na lištu Filtrování požadavků na změnu směny v horní části stránky.

Přehled_požadavků_na_změnu_směn

U každého požadavku vidíte barevný odznak stavu. Vpravo jsou ikony akcí, které u požadavku můžete použít: Přihlásit se, Upravit, Schválit, Zamítnout a Zrušit. Které ikony uvidíte, závisí na stavu požadavku a na vašem oprávnění. Název ikony se ukáže po najetí myší.

Přijetí role náhradníka

Pokud je požadavek ve stavu Hledá se náhrada, může se jiný zaměstnanec přihlásit jako náhrada.

V přehledu požadavků klikněte na ikonu fajfky v kroužku (Přihlásit se) u daného požadavku.
V dialogovém okně „Přijmout směnu?“ potvrďte tlačítkem Přijmout.

Požadavek přejde do stavu Čeká na schválení. Směnu převezmete, až ho administrátor schválí.

Alternativně lze přijmout náhradu kliknutím na odkaz z e-mailového upozornění — tento odkaz funguje i bez přihlášení.

Schválení nebo zamítnutí požadavku (administrátor)

Administrátor nebo uživatel s oprávněním Správa směn schvaluje požadavky ve stavu Čeká na schválení. Zamítnout může kterýkoli nevyřízený požadavek.

Schválení

V přehledu požadavků klikněte na ikonu fajfky (Schválit) u daného požadavku.
V dialogovém okně „Schválit požadavek na změnu směny?“ (pod otázkou stojí „Změna se hned promítne do plánu směn.“) potvrďte tlačítkem Schválit.
Po schválení se změna zaměstnance na směně uplatní automaticky. Náhradník zaujme v plánu místo původního zaměstnance, takže pořadí zaměstnanců na směně zůstane stejné.
Zástupce, tedy zaměstnanec, který směnu přebírá, dostane oznámení Byli jste přiděleni na zástup. Pokud ho do hodiny nepřečte, přijde mu i e-mail s tlačítkem Otevřít nástěnku — je-li e-mail pro tuto událost v nastavení notifikací zapnutý.

U kurzové a školní směny najde zástupce zastupovanou lekci na Nástěnce instruktora. Pod názvem lekce je řádek Zástup za a jméno původního instruktora. Původní instruktor tu lekci na své nástěnce už neuvidí. Dokud požadavek čeká na schválení, zůstává lekce na nástěnce původního instruktora.

Zamítnutí

Klikněte na ikonu X (Zamítnout) u daného požadavku.
V dialogovém okně vyplňte pole Důvod zamítnutí — toto pole je povinné.
Klikněte na tlačítko Zamítnout.

Pozor: Zamítnutí požadavku je nevratné. Zamítnutý požadavek nelze znovu otevřít. Zaměstnanec může podat nový požadavek na výměnu směny, do které je zařazen. Po zamítnuté žádosti o přidání do směny se ale znovu sám přihlásit nemůže — ikona plus se mu už nezobrazí. Správce ho může do směny přidat v úpravě plánu směny.

Zrušení požadavku zaměstnancem

Zaměstnanec (nebo administrátor) může stáhnout požadavek, dokud nebyl schválen ani zamítnut.

V přehledu požadavků klikněte na ikonu mínus v kroužku (Zrušit) u daného požadavku.
Potvrďte dotaz „Zrušit požadavek?“ tlačítkem Zrušit požadavek.

Pozor: Zrušenou žádost o přidání do směny už znovu podat nemůžete — ikona plus se vám u směny nezobrazí. Správce vás může do směny přidat v úpravě plánu směny. Po zrušeném požadavku na výměnu směny, do které jste zařazeni, můžete podat nový.

Historie požadavku

Detail požadavku otevřete kliknutím na název směny v přehledu požadavků. Je na něm zobrazena časová osa Historie požadavku s přehledem všech změn stavu, včetně autora změny a případného důvodu zamítnutí. U požadavku, který není zamítnutý, se na detailu zobrazí i Komentář administrátora, pokud ho správce doplnil. Vidí ho správci, žadatel a navržený náhradník, ostatní zaměstnanci ne.

A co dál

Jakmile je výměna schválena, přejděte do Plánu směn a ověřte, že se změna přiřazení zaměstnanců správně promítla do kalendáře. Dopad na evidenci práce zkontrolujte v přehledu Odpracovaných hodin — schválená náhrada se zde musí objevit pod správným zaměstnancem. Pokud váš proces zahrnuje ruční potvrzování vykázaných hodin, vyřiďte zbývající záznamy v sekci Schválení odpracovaných hodin.