Plán směn

O plánu směn

Plán směn slouží k organizaci přítomnosti instruktorů a dalších zaměstnanců na jednotlivých dnech. Každá směna je propojena s konkrétní aktivitou (kurzové nebo školní plavání) nebo se zadává jako speciální termín. Zaměstnanci vidí svůj rozvrh a mohou žádat o změnu nebo přihlášení do volné směny.

Předpoklady

Role	Potřebné oprávnění	Co může dělat
Správce	`Správa směn`	Vytvářet, upravovat a mazat plány; schvalovat a zamítat žádosti
Instruktor	`Zobrazení směn` + propojený zaměstnanecký účet	Zobrazit směny, přidat se do směny, požádat o výměnu

Pro typy Školní plavání a Kurzové plavání musí být v nastavení účtu zapnuty příslušné moduly. Instruktoři přiřazení v nastavení kurzu nebo skupiny se k novým plánům v těchto typech přidají automaticky.

Přehled směn

V hlavním menu otevřete Plán směn. Zobrazí se kalendářová tabulka rozdělená po měsících. Aktuální nebo nejbližší budoucí měsíc je vždy zobrazen jako první.

prehled_smen

Každá buňka tabulky odpovídá jednomu dni. V buňce jsou karty jednotlivých směn. Barva okraje karty odpovídá typu směny; ve spodní části karty je odznak obsazenosti:

Barva odznaku	Význam
Zelený	Počet schválených zaměstnanců odpovídá minimu
Červený	Počet schválených zaměstnanců je nižší než minimum
Oranžový	Počet schválených zaměstnanců překračuje minimum

Pokud je k dispozici veřejná poznámka ke směně, zobrazí se na kartě ikona s výstrahou — text zobrazíte najetím myší.

Vytvoření nového plánu směn (správce)

Klikněte na zelené tlačítko Nový plán směny v pravém horním rohu přehledu.
V sekci Výběr datumů vyberte měsíc v poli Vyberte měsíc, pak kliknutím v kalendáři označte jeden nebo více dnů. Pod kalendářem se zobrazí seznam vybraných dat.
Vyplňte pole Čas začátku a Čas konce. Pro kurzové a školní plavání se časy generují automaticky dle nastavení kurzu nebo skupiny; pro speciální akce jsou tyto hodnoty rozhodující.
V sekci Typ směny zvolte typ akce:
Speciální termín — jednorázová akce, časy ze sekce výše, název je povinný.
Školní plavání — směna je svázána se skupinou v modulu škol.
Kurzové plavání — směna je svázána s kurzem.
Do pole Název plánu směny zadejte název. U kurzového a školního plavání se vyplní automaticky; u speciálního termínu je povinný.
Volitelně doplňte:
Interní poznámka — viditelná pouze správcům a administrátorům.
Veřejná poznámka — viditelná všem přiřazeným zaměstnancům.
V poli Minimální počet zaměstnanců zadejte požadovaný počet. Hodnota 0 znamená bez specifického požadavku.
V sekci Požadavky na zaměstnance zaškrtněte zaměstnance, kteří mají být přiřazeni ke všem vytvořeným směnám. U kurzů a školního plavání se instruktoři přiřazení v jejich nastavení předvyplní automaticky.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Pokud nevyberete žádný den, aplikace zobrazí upozornění a formulář se neodešle.

formular_novy_plan

Úprava plánu směny (správce)

V přehledu klikněte na čas směny (zobrazený jako odkaz ve formátu HH:MM – HH:MM) na kartě příslušné směny. Otevře se formulář pro úpravu.
Upravte libovolné pole: Název plánu směny, Interní poznámka, Veřejná poznámka, Minimální počet zaměstnanců, nebo upravte výběr zaměstnanců v sekci Požadavky na zaměstnance.
U speciálních termínů lze změnit také Čas začátku a Čas konce.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Smazání směny nebo celého měsíce (správce)

Jednotlivou směnu smažete kliknutím na ikonu koše na kartě směny v přehledu a potvrzením dialogu.

Pozor: Kliknutím na ikonu koše v záhlaví měsíčního bloku smažete všechny směny v daném měsíci najednou. Tato operace je nevratná.

Žádost o přidání do směny (instruktor)

Pokud nejste k dané směně přiřazeni, zobrazí se na kartě ikona + (Přidat se do plánu).

Klikněte na ikonu + na kartě směny.
Na stránce Přidat se do směny zkontrolujte zobrazené údaje o směně (název, datum, čas).
Do pole Důvod žádosti napište, proč se chcete ke směně přidat.
Klikněte na Odeslat žádost.

Žádost je odeslána správcům ke schválení. V přehledu směn se na kartě zobrazí ikona oka; kliknutím na ni přejdete na detail žádosti.

Žádost o výměnu směny (instruktor)

Pokud jste k dané směně schváleni a potřebujete ji změnit nebo předat kolegovi, použijte ikonu tužky (Upravit můj plán) na kartě směny.

Klikněte na ikonu tužky na kartě příslušné směny. Otevře se formulář Nový požadavek na změnu směny.
Do pole Důvod žádosti napište důvod.
Pokud znáte kolegu, který by mohl směnu převzít, vyberte ho v poli Náhradní zaměstnanec (nepovinné).
Klikněte na Uložit.

Pokud náhradního zaměstnance nevyberete, systém přejde do stavu Hledá se náhrada a ostatní instruktoři mohou žádost přijmout.

Přijetí cizí směny (instruktor)

Pokud je žádost ve stavu Hledá se náhrada a netýká se vaší směny, zobrazí se v přehledu žádostí zelené tlačítko Přihlásit se (ikona fajfky). Kliknutím a potvrzením dialogu přijmete žádost a přeberete danou směnu.

Správa žádostí o změnu směny (správce)

Klikněte na tlačítko Požadavky na změnu směny v pravém horním rohu přehledu směn.
Zobrazí se tabulka všech žádostí s filtry. Tabulka obsahuje sloupce: Směna, Datum směny, Žadatel, Náhrada, Status, Vytvořeno a Akce.
U žádostí ve stavu Čeká na schválení jsou k dispozici tlačítka:
Schválit (zelené) — potvrdí změnu, zaměstnanci jsou přeřazeni.
Zamítnout (červené) — otevře dialog; vyplňte Důvod zamítnutí a klikněte na Zamítnout.
Detail žádosti otevřete kliknutím na ikonu oka. Zobrazí se kompletní Historie požadavku se všemi změnami stavu.

prehled_zadosti

Stavový diagram žádosti

Status	Popis	Kdo jedná dál
Čeká na zpracování	Žádost byla vytvořena	Správce nebo systém
Hledá se náhrada	Žádost čeká na přihlášení jiného zaměstnance	Ostatní instruktoři
Čeká na schválení	Náhrada nalezena nebo žádost o přidání odeslána	Správce
Schváleno	Správce schválil změnu	—
Zamítnuto	Správce zamítl změnu	—
Zrušeno	Zaměstnanec sám zrušil žádost	—

A co dál

Jakmile máte směny naplánované, navažte na Výměnu a změnu směny, kde instruktoři mohou flexibilně reagovat na změny a žádat o náhrady bez nutnosti ručního přepisování plánu. Po skončení každé akce přejděte do Odpracovaných hodin, kde schválíte reálně odpracovaný čas a předáte podklady pro mzdy.