Plán směn

O plánu směn

Plán směn slouží k organizaci přítomnosti instruktorů a dalších zaměstnanců na jednotlivých dnech. Každá směna je propojena s konkrétní aktivitou (kurzové nebo školní plavání) nebo se zadává jako speciální termín. Zaměstnanci vidí svůj rozvrh a mohou žádat o změnu nebo přihlášení do volné směny. Směna zároveň určuje, komu lekce patří: instruktoři kurzu ani členové týmu, kteří na směně nejsou, ji na Nástěnce instruktora ani v ranní připomínce lekcí nemají. Kdo na směně je, ji tam naopak má, i když není v seznamu instruktorů kurzu ani v týmu skupiny.

Předpoklady

Role	Potřebné oprávnění	Co může dělat
Správce	`Správa směn`	Vytvářet, upravovat a mazat plány; schvalovat a zamítat žádosti
Instruktor	`Zobrazení směn` + propojený zaměstnanecký účet	Zobrazit směny, přidat se do směny, požádat o výměnu

Typy Školní plavání a Kurzové plavání nabízí jen účet, jehož tarif obsahuje příslušný modul (Školy, resp. Kurzy). Instruktoři přiřazení v nastavení kurzu nebo skupiny se k novým plánům v těchto typech přidají automaticky.

Přehled směn

V hlavním menu otevřete Plán směn. Zobrazí se kalendářová tabulka rozdělená po měsících. Aktuální nebo nejbližší budoucí měsíc je vždy zobrazen jako první.

prehled_smen

Každá buňka tabulky odpovídá jednomu dni. V buňce jsou karty jednotlivých směn. Barva okraje karty odpovídá typu směny. Barevná kolečka s iniciálami ukazují schválené zaměstnance směny v pořadí, které jim správce určil, včetně těch, kteří nemají uživatelský účet (jméno zobrazíte najetím myší). Vedle nich je odznak obsazenosti:

Barva odznaku	Význam
Zelený	Počet schválených zaměstnanců odpovídá minimu
Červený	Počet schválených zaměstnanců je nižší než minimum
Oranžový	Počet schválených zaměstnanců překračuje minimum

Pokud je k dispozici veřejná poznámka ke směně, zobrazí se na kartě ikona s výstrahou — text zobrazíte najetím myší.

Vytvoření nového plánu směn (správce)

Klikněte na zelené tlačítko Nový plán směny v pravém horním rohu přehledu.
V sekci Výběr datumů vyberte měsíc v poli Vyberte měsíc, pak kliknutím v kalendáři označte jeden nebo více dnů. Pod kalendářem se v seznamu Vybraná data (N) zobrazí vybrané dny; číslo v závorce říká, kolik jich je. Výběr platí pro všechny měsíce najednou: dny označené v jiném měsíci zůstanou vybrané, i když měsíc přepnete, a směny vzniknou i pro ně (viz Dny v jiných měsících).
Vyplňte pole Čas začátku a Čas konce. U speciálního termínu jsou to časy směny. U kurzového a školního plavání časy určují, které lekce se zahrnou: směna vznikne jen pro lekce, které celé spadají do tohoto rozmezí, a její čas se převezme z lekce. Lekce, která už směnu má, se přeskočí (viz Lekce, které už směnu mají). Formulář předvyplňuje 7:00–12:00, pro odpolední lekce proto časy změňte.
V sekci Typ směny zvolte typ akce:
Speciální termín — jednorázová akce, časy ze sekce výše, název je povinný.
Školní plavání — směna je svázána se skupinou v modulu škol.
Kurzové plavání — směna je svázána s kurzem.
Do pole Název plánu směny zadejte název. U kurzového a školního plavání se vyplní automaticky; u speciálního termínu je povinný.
Volitelně doplňte:
Interní poznámka — viditelná pouze správcům a administrátorům.
Veřejná poznámka — viditelná všem přiřazeným zaměstnancům.
V poli Minimální počet zaměstnanců zadejte požadovaný počet. Hodnota 0 znamená bez specifického požadavku.
V sekci Požadavky na zaměstnance zapněte přepínače zaměstnanců, kteří mají být přiřazeni ke všem vytvořeným směnám. V seznamu Pořadí na směně se seřadí tak, jak je zapínáte, a v tomto pořadí budou ve směnách (viz Pořadí zaměstnanců na směně). U kurzů a školního plavání se instruktoři přiřazení v jejich nastavení předvyplní automaticky a zařadí se za vybrané zaměstnance.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Pokud nevyberete žádný den, aplikace zobrazí upozornění a formulář se neodešle.

formular_novy_plan

Dny v jiných měsících

Výběr dnů si formulář pamatuje napříč měsíci. Když označíte pondělí v listopadu, přepnete na prosinec a označíte další, jsou vybrané všechny. Dny mimo měsíc, který právě vidíte v kalendáři, se snadno přehlédnou, proto se pod kalendářem zobrazí žlutý pruh Máte vybrané dny i v jiném měsíci s výčtem měsíců a počtem dnů v každém, například „Listopad 2026 (4)“. Směny totiž vzniknou i pro tyto dny. Nechcete-li je, klikněte na Zrušit výběr v ostatních měsících; zůstanou jen dny zobrazeného měsíce. Zaškrtnutí i zrušení volby Vybrat všechny dny se týká jen zobrazeného měsíce, dny jiných měsíců nechává být. Políčko je zaškrtnuté, jen dokud jsou vybrané všechny dny zobrazeného měsíce.

dny_v_jinych_mesicich

Lekce, které už směnu mají

U kurzového a školního plavání aplikace nikdy nepřepíše směnu, která už existuje. Lekce se považuje za zaplánovanou, když pro stejný kurz nebo skupinu existuje směna, jejíž čas se s lekcí překrývá. Směna upravená o pár minut tak lekci pořád pokrývá; sousední lekce, která na ni jen navazuje, ne. Takové lekce se při ukládání přeskočí: jejich směna, zaměstnanci i poznámky zůstanou, jak jsou, a nové směny vzniknou jen pro lekce, které směnu ještě nemají. Plán můžete proto vytvářet opakovaně na překrývající se dny a časy, aniž byste cokoli zdvojili.

Některé lekce směnu už mají — směny se vytvoří a oznámení řekne, kolik lekcí se přeskočilo, například „Plán směn byl vytvořen. 5 lekcí už směnu mělo, zůstalo beze změny.“ Oznámení zůstane na obrazovce déle než běžné, protože je jediným záznamem o tom, co zůstalo nedotčené.
Všechny lekce směnu už mají — nic se nevytvoří a zobrazí se upozornění Všechny lekce v zadaných dnech a čase už mají směnu, nic se nevytvořilo.
V zadaných dnech a čase žádná lekce není — zobrazí se upozornění, že nebyly nalezeny žádné kurzové, resp. školní události v zadaných dnech a čase. Zkontrolujte dny a časy; lekce musí celé spadat do zadaného rozmezí.

preskoceno_oznameni

Chcete-li směnu u lekce změnit, upravte ji přímo (viz Úprava plánu směny), nebo ji nejdřív smažte a plán vytvořte znovu. U speciálního termínu se nic nepřeskakuje: vznikne vždy nová směna.

Úprava plánu směny (správce)

V přehledu klikněte na čas směny (zobrazený jako odkaz ve formátu HH:MM – HH:MM) na kartě příslušné směny. Otevře se formulář pro úpravu.
Upravte libovolné pole: Název plánu směny, Interní poznámka, Veřejná poznámka, Minimální počet zaměstnanců, nebo upravte zaměstnance přepínači v seznamu Vyberte zaměstnance a jejich pořadí v seznamu Pořadí na směně.
U speciálních termínů lze změnit také Čas začátku a Čas konce.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Přepínače zaměstnanců fungují takto:

Zapnutý přepínač mají zaměstnanci, kteří ve směně jsou, a zaměstnanci, jejichž žádost o přidání čeká na schválení. Ti jsou zároveň v seznamu Pořadí na směně, v pořadí, v jakém jsou ve směně.
Vypnutý přepínač mají všichni ostatní, včetně zaměstnanců, jejichž žádost o přidání byla zrušena nebo zamítnuta.
Po uložení se změní jen to, co jste přepnuli nebo přesunuli. Zaměstnance, kterého vypnete, systém ze směny odebere. Zaměstnance, kterého zapnete, přidá do směny jako schváleného. U všech ostatních zůstane vše, jak bylo.
Čekající žádost o přidání zůstane čekat i po uložení plánu. Uložení plánu ji neschválí — schválíte ji v přehledu žádostí.
Schválené zástupy a historie jejich žádostí zůstanou zachovány, i když upravíte třeba jen poznámku.
Zapnete-li zaměstnance, jehož žádost o přidání byla zrušena nebo zamítnuta, a plán uložíte, zařadí se do směny rovnou jako schválený. Takto ho můžete do směny přidat, když se sám znovu přihlásit nemůže.

formular_uprava_planu

Pozor: Odebráním zaměstnance ze směny se smažou i jeho žádosti o změnu této směny včetně historie. Tuto operaci nelze vrátit.

Pořadí zaměstnanců na směně

Zaměstnanci jsou ve směně seřazeni a v přehledu i ve formuláři se zobrazují vždy ve stejném pořadí. Pořadí můžete využít k rozdělení rolí — třeba kdo vede lekci, kdo je ve vodě a kdo vyzvedává děti. Co které místo znamená, si určujete sami a domluvíte se na tom se zaměstnanci; aplikace jen drží pořadí.

Při výběru — zaměstnanec, kterého zapnete, se přidá na konec seznamu Pořadí na směně; kterého vypnete, ze seznamu zmizí. Když zaměstnance zapínáte jednoho po druhém, jsou v seznamu v tom pořadí.
Změna pořadí — zaměstnance v seznamu Pořadí na směně chyťte za ikonu ☰ a přetáhněte na jiné místo. Funguje to myší i prstem na telefonu a tabletu.
Nový plán — vybraní zaměstnanci jsou první. Instruktoři předvyplnění z nastavení kurzu nebo skupiny následují za nimi, seřazení podle příjmení.
Zástup — když správce schválí náhradu, náhradník zaujme ve směně místo zaměstnance, kterého zastupuje.
Přihlášení do směny — zaměstnanec, který se do směny přihlásí sám, se zařadí na konec.

Tip: Chcete-li pořadí každý týden střídat, vytvářejte plány po týdnech. V kalendáři vyberte dny jednoho týdne, u kurzů a školního plavání nastavte časy tak, aby zahrnuly jen lekce se stejným týmem (třeba 15:00–17:00), zapněte zaměstnance v pořadí pro ten týden a uložte. Vybraní zaměstnanci se přidají do všech směn, které se při uložení vytvoří. Lekce, které už směnu mají, aplikace přeskočí, takže dříve nastavené týdny nepřepíšete. Pro další týden je zapněte v novém pořadí.

Smazání směny nebo celého měsíce (správce)

Jednotlivou směnu smažete kliknutím na ikonu koše na kartě směny v přehledu a potvrzením dialogu.

Pozor: Kliknutím na ikonu koše v záhlaví měsíčního bloku smažete všechny směny v daném měsíci najednou. Tato operace je nevratná.

Směny skupin smazané školy, které začínají až po jejím smazání, se v přehledu nezobrazují, nepočítají se do odpracovaných hodin a smazání měsíce se jich netýká — vrátí se, když školu obnovíte. Skupiny, kterou smazaná škola sdílí s jinou, nesmazanou školou, se to netýká: zůstává i se směnami, dokud ji ta druhá škola používá. Stejně se chovají žádosti o výměnu na těchto směnách: nejsou v Požadavcích na změnu směny ani v počtu na tlačítku a na nástěnkách. Směny, které začaly ještě před smazáním školy, opravdu proběhly: v přehledu zůstanou, počítají se do odpracovaných hodin a smazat je jde jako každou jinou směnu.

Žádost o přidání do směny (instruktor)

Pokud jste se do dané směny dosud nehlásili a nejste do ní zařazeni, zobrazí se na kartě ikona + (Přidat se do plánu). Po vlastní zrušené nebo zamítnuté žádosti už ikonu nevidíte a znovu se sami přihlásit nemůžete. Správce vás může do směny přidat v úpravě plánu směny.

Klikněte na ikonu + na kartě směny.
Na stránce Přidat se do směny zkontrolujte zobrazené údaje o směně (název, datum, čas).
Do pole Důvod žádosti napište, proč se chcete ke směně přidat.
Klikněte na Odeslat žádost.

Žádost je odeslána správcům ke schválení. V přehledu směn se na kartě zobrazí ikona oka; kliknutím na ni přejdete na detail žádosti.

Žádost o výměnu směny (instruktor)

Pokud jste k dané směně schváleni a potřebujete ji změnit nebo předat kolegovi, použijte ikonu tužky (Upravit můj plán) na kartě směny.

Klikněte na ikonu tužky na kartě příslušné směny. Otevře se formulář Nový požadavek na změnu směny.
Do pole Důvod žádosti napište důvod.
Pokud znáte kolegu, který by mohl směnu převzít, vyberte ho v poli Náhradní zaměstnanec (nepovinné).
Klikněte na Uložit.

Pokud náhradního zaměstnance nevyberete, systém přejde do stavu Hledá se náhrada a ostatní instruktoři mohou žádost přijmout.

Přijetí cizí směny (instruktor)

Pokud je žádost ve stavu Hledá se náhrada a netýká se vaší směny, zobrazí se u ní v přehledu žádostí ikona fajfky (Přihlásit se). Po kliknutí se zobrazí dialog „Přijmout směnu?“; žádost přijmete tlačítkem Přijmout. Stejně funguje tlačítko Přijmout žádost v detailu žádosti. Žádost pak přejde do stavu Čeká na schválení a směnu převezmete, až ji správce schválí. U kurzové a školní směny pak po schválení najdete lekci na Nástěnce instruktora s poznámkou Zástup za a jménem původního instruktora.

Správa žádostí o změnu směny (správce)

Klikněte na tlačítko Požadavky na změnu směny v pravém horním rohu přehledu směn.
Zobrazí se tabulka všech žádostí s filtry. Tabulka obsahuje sloupce Směna, Datum směny, Žadatel, Náhrada, Status a Vytvořeno; akce jsou dostupné jako ikony na konci řádku.
U kterékoli nevyřízené žádosti má správce v tomto sloupci ikony:
Upravit a Zrušit — požadavek sám upraví, nebo ho zruší.
Zamítnout (ikona křížku) — otevře dialog; vyplňte Důvod zamítnutí a klikněte na Zamítnout.
U žádostí ve stavu Čeká na schválení přibývá ikona Schválit (ikona fajfky) — po potvrzení v dialogu „Schválit požadavek na změnu směny?“ tlačítkem Schválit se změna hned promítne do plánu směn, zaměstnanci jsou přeřazeni.
Detail žádosti otevřete kliknutím na název směny v prvním sloupci. Zobrazí se kompletní Historie požadavku se všemi změnami stavu.

prehled_zadosti

Stavový diagram žádosti

Status	Popis	Kdo jedná dál
Hledá se náhrada	Žádost čeká na přihlášení jiného zaměstnance	Ostatní instruktoři
Čeká na schválení	Náhrada nalezena nebo žádost o přidání odeslána	Správce
Schváleno	Správce schválil změnu	—
Zamítnuto	Správce zamítl změnu	—
Zrušeno	Žadatel nebo správce zrušil žádost	—

A co dál

Jakmile máte směny naplánované, navažte na Výměnu a změnu směny, kde instruktoři mohou flexibilně reagovat na změny a žádat o náhrady bez nutnosti ručního přepisování plánu. Po skončení každé akce přejděte do Odpracovaných hodin, kde schválíte reálně odpracovaný čas a předáte podklady pro mzdy.