Vytváření a správa úkolů

Co jsou úkoly a kde je najdete

Úkoly slouží ke sledování interních pracovních povinností — například přípravy před kurzem, administrativní záležitosti nebo úkoly spojené s konkrétním dítětem či zákazníkem.

Úkoly existují ve dvou kontextech:

Globální seznam — dostupný z hlavního menu pod položkou Úkoly. Obsahuje všechny úkoly plavecké školy bez ohledu na to, ke kterému záznamu patří.
Úkoly připojené k záznamu — každý kurz, škola, dítě nebo klientský účet má vlastní záložku Úkoly ve svém detailu. Úkol pak zároveň patří ke konkrétnímu záznamu.

Uživatelé s omezeným přístupem vidí v obou pohledech pouze úkoly, které jim byly přiřazeny, nebo které sami vytvořili.

Předpoklady

Přístup k modulu Úkoly musí být povolen v nastavení oprávnění vašeho účtu.
Filtrování a vyhledávání v globálním seznamu je dostupné jen uživatelům s oprávněním Úkoly.

Přehled úkolů (globální seznam)

Globální seznam úkolů s indikátorem průběhu plnění

Klikněte na ikonu Úkoly (kroužek se zaškrtnutím) v hlavním horním menu.
Zobrazí se seznam všech úkolů seřazených nejprve podle stavu (nesplněné první), poté podle termínu splnění.
Nad seznamem je zobrazen pruhový indikátor průběhu plnění s hodnotou ve tvaru celkem / splněné — například „3 / 1“ znamená tři úkoly celkem, z nichž jeden je splněn.
Každý úkol má barevné orámování karty:
zelená — úkol je splněn,
červená — termín splnění již uplynul,
šedá — úkol je aktivní a v termínu.
Kliknutím na název úkolu zobrazíte jeho detail.

Filtrování úkolů

Pokud máte oprávnění Úkoly, zobrazte panel Filtrování úkolů kliknutím na jeho záhlaví. Dostupné filtry:

Pole	Popis
Všechny / Nesplněné / Splněné úkoly	Přepínač stavu filtrování
Vyhledávání podle názvu	Fulltextové hledání v názvu úkolu
Přiřazeno	Filtr podle přiřazeného instruktora (více výběrů)
Vytvořil	Filtr podle autora úkolu
Splnit do	Zobrazí úkoly s termínem do zadaného data

Filtr se aplikuje automaticky při změně hodnoty nebo opuštění textového pole. Filtr zrušíte červeným tlačítkem Zrušit filtr.

Vytvoření nového úkolu

Nový úkol lze vytvořit dvěma způsoby:

Z globálního seznamu: klikněte na zelené tlačítko + Nový úkol vpravo nahoře.
Z detailu záznamu (kurz, škola, dítě, klientský účet): přejděte na záložku Úkoly a klikněte na + Nový úkol.

Formulář pro vytvoření nového úkolu

Pole formuláře

Pole	Povinné	Popis
Název	ano	Stručný název úkolu
Splněno?	ne	Přepínač pro okamžité označení úkolu jako splněného
Obsah	ne	Podrobný popis úkolu (editor formátovaného textu)
Přiřazeno	ne	Výběr instruktora, kterému je úkol přiřazen
Splnit do	ne	Datum termínu splnění
Začátek	ne	Čas začátku úkolu (nutný pro upomínku)
Konec	ne	Čas konce úkolu
Upozornit před začátkem	ne	Číselná hodnota předstihu upomínky
Jednotky	ne	Jednotka předstihu: minuty, hodiny nebo dny

Uložte formulář tlačítkem Uložit.

Přiřazení úkolu a e-mailové oznámení

Pokud v poli Přiřazeno vyberete instruktora, systém mu automaticky odešle e-mail s informací o novém úkolu, jakmile je úkol uložen. E-mail obsahuje název úkolu, jeho obsah a přímý odkaz na detail.

Pozor: E-mail o přiřazení se neodešle, pokud si úkol přiřazujete sami sobě, nebo pokud je zasílání oznámení pro kategorii Úkoly vypnuto v nastavení notifikací plavecké školy.

Automatická upomínka před začátkem

Systém může automaticky odeslat e-mailovou upomínku přiřazenému instruktorovi před začátkem úkolu. Upomínka se odešle, jsou-li splněny všechny tyto podmínky:

Úkol má vyplněný Název.
Je vybrán instruktor v poli Přiřazeno.
Je vyplněno datum Splnit do.
Je vyplněn čas Začátek.
Je vyplněno pole Upozornit před začátkem (kladné celé číslo).
Je vybrána hodnota v poli Jednotky (minuty, hodiny nebo dny).
Úkol není označen jako splněný.

Pozor: Upomínka je vázána na čas Začátek (ne na datum Splnit do). Pokud chybí kterákoliv z výše uvedených hodnot, upomínka se neodešle. Formulář na tuto podmínku upozorňuje informačním textem přímo pod polem Jednotky.

Označení úkolu jako splněného

Splnění úkolu lze zaznamenat dvěma způsoby:

Při editaci — otevřete úkol tlačítkem pro úpravu (ikona tužky) a zapněte přepínač Splněno?, poté uložte.
Při vytváření — přepínač Splněno? je dostupný i přímo ve formuláři nového úkolu.

Splněné úkoly jsou v přehledu zobrazeny odděleně pod nadpisem Splněné úkoly se zeleným orámováním.

Smazání úkolu

Klikněte na ikonu koše u příslušného úkolu.
Potvrzení mazání je zobrazeno standardním systémovým dialogem prohlížeče.

Pozor: Smazání úkolu je nevratné.

Úkoly na nástěnce instruktora

Přihlášený instruktor vidí přehled svých nesplněných úkolů v kartě Mé úkoly na své nástěnce. Úkoly jsou barevně odlišeny podle blízkosti termínu:

Barva termínu	Stav
Červená	Termín již uplynul
Žlutá	Termín je do 7 dnů
Šedá	Termín je vzdálený nebo není stanoven

Odkaz Všechny úkoly v zápatí karty vede na globální seznam.

Úkoly u konkrétního záznamu

Přejdete-li do detailu kurzu, školy, dítěte nebo klientského účtu a otevřete záložku Úkoly, uvidíte jen úkoly vázané na daný záznam. Pruhový indikátor nad seznamem zobrazuje průběh plnění ve formátu celkem / splněné.

A co dál

Celkový přehled nesplněných úkolů v týmu seřazených podle termínu najdete na Nástěnce administrátora, kde máte vždy rychlý přehled toho, co na koho čeká. Způsob doručování e-mailových oznámení o úkolech pro celou školu upravíte v nastavení notifikací — konkrétně v kategorii Úkoly, v události Přiřazení.