Vytváření a správa úkolů

Co jsou úkoly a kde je najdete

Úkoly slouží ke sledování interních pracovních povinností — například přípravy před kurzem, administrativní záležitosti nebo úkoly spojené s konkrétním dítětem či zákazníkem.

Úkoly existují ve dvou kontextech:

Globální seznam — dostupný z hlavního menu pod položkou Úkoly. Obsahuje všechny úkoly plavecké školy bez ohledu na to, ke kterému záznamu patří.
Úkoly připojené k záznamu — každý kurz, škola, dítě nebo klientský účet má vlastní záložku Úkoly ve svém detailu. Úkol pak zároveň patří ke konkrétnímu záznamu.

Uživatelé s omezeným přístupem vidí v obou pohledech pouze úkoly, které jim byly přiřazeny, nebo které sami vytvořili.

Předpoklady

Přístup k modulu Úkoly musí být povolen v nastavení oprávnění vašeho účtu (oprávnění Úkoly).
Panel Filtrování úkolů v globálním seznamu vidí jen administrátoři. Instruktor a uživatel s vlastní rolí ho nemá — pracuje s dlaždicemi nad seznamem (viz níže).

Přehled úkolů (globální seznam)

Globální_seznam_úkolů

Klikněte na ikonu Úkoly (kroužek se zaškrtnutím) v hlavním horním menu.
Pod záhlavím seznamu uvidíte čtyři dlaždice s počty. Administrátor má otevřených, čeká na vás (úkoly přiřazené vám), po termínu a dnes a hotových. Instruktor a uživatel s vlastní rolí mají čeká na vás, po termínu a dnes, přidělil/a jsem ostatním a hotové. Dlaždice slouží zároveň jako rychlé filtry — kliknutím na ni seznam zúžíte a dlaždice se zvýrazní modrým orámováním, kliknutím na zvýrazněnou dlaždici se vrátíte k výchozímu pohledu. Zvýrazněná je vždy jen jedna. Čísla na dlaždicích se počítají v rámci panelu Filtrování úkolů, takže se po kliknutí nezmění.
Pod dlaždicemi je tabulka úkolů. Výchozí pohled ukazuje jen nesplněné úkoly seřazené podle termínu — úkoly bez termínu jsou na konci, při stejném termínu rozhoduje čas začátku. Řadit můžete také kliknutím na záhlaví Úkol nebo Termín. Seznam se dělí na stránky. Tabulka má tyto sloupce:

Sloupec	Co v něm je
Úkol	Název (odkaz na detail). Pod ním K čemu úkol patří — ikona, typ a odkaz na záznam (Kurz, Škola, Dítě ve škole, Dítě v kurzu, Klientský účet), u úkolu bez záznamu text Obecný úkol — a dále „přidělil/a Jméno“ nebo „vlastní úkol“. U úkolu, který čeká na vás, je v pohledu administrátora navíc štítek čeká na vás.
Termín	Úkol s datem a časem: ikona kalendáře, datum a pod ním den v týdnu s časem (například „ne 08:00–10:00“). Úkol jen s datem: přesýpací hodiny, datum a text „splnit do“. Je-li nastaveno upozornění, pod termínem stojí například „upozorní 10 minut předem“. Úkol bez data má text „bez termínu“.
Stav	Samotný text: „5 dní po termínu“ (červeně), „dnes“ nebo „dnes 14:00“ (žlutě), „zítra“ či „za 3 dny“ (šedě). U splněného úkolu zelená fajfka a „Splněno 02.11.2026 · jméno“ — kdy a kdo úkol splnil.
Přiřazeno / Přidělil/a	Administrátor vidí, komu je úkol přiřazen (fotka, jméno a role, případně „nikomu nepřiřazeno“). Instruktor a uživatel s vlastní rolí vidí místo toho, kdo mu úkol zadal; vlastní úkol je označen „vlastní úkol“, vlastní úkol zadaný někomu jinému „přiřazeno: Jméno“.
ikony vpravo	Splnit (nebo Vrátit mezi nesplněné), upravit (tužka) a smazat (koš) — vždy jen ty, které smíte použít.

V seznamu dál platí:

Každý úkol má vlevo barevný proužek: červený — termín už uplynul, žlutý — termín je dnes, zelený — úkol je splněn, šedý — ostatní.
Šipkou na začátku řádku rozbalíte detail přímo v seznamu: K čemu, Termín a stav, Upozornění, kdo úkol přidělil a kdy, popis a u splněného úkolu i to, kdo a kdy ho splnil. V detailu jsou tlačítka Upravit a Označit jako splněný, pokud je smíte použít.
Kliknutím na název úkolu otevřete jeho samostatnou stránku.
Na telefonu (šířka do 768 px) je každý úkol karta s názvem, K čemu, osobou, termínem se stavem a tlačítky Detail, splnit a upravit.

Filtrování úkolů

Administrátor zobrazí panel Filtrování úkolů kliknutím na jeho záhlaví. Dostupné filtry:

Pole	Popis
Nesplněné / Splněné / Všechny úkoly	Přepínač stavu; výchozí je Nesplněné úkoly. Pohled Splněné úkoly řadí od nejnověji splněných.
Vyhledávání podle názvu	Fulltextové hledání v názvu úkolu
Přiřazeno	Filtr podle přiřazeného instruktora (více výběrů)
Vytvořil	Filtr podle autora úkolu
Splnit do	Zobrazí úkoly s termínem do zadaného data

Filtr se aplikuje automaticky při změně hodnoty nebo opuštění textového pole. Filtr zrušíte červeným tlačítkem zrušit filtr. Rychlé filtry z dlaždic se s panelem kombinují — dlaždice zúží to, co panel nechal.

Vytvoření nového úkolu

Nový úkol lze vytvořit dvěma způsoby:

Z globálního seznamu: klikněte na zelené tlačítko + Nový úkol vpravo nahoře.
Z detailu záznamu (kurz, škola, dítě, klientský účet): přejděte na záložku Úkoly a klikněte na + Nový úkol.

Formulář_pro_vytvoření_nového_úkolu

Pole formuláře

Pole	Povinné	Popis
Název	ano	Stručný název úkolu
Splněno?	ne	Přepínač pro okamžité označení úkolu jako splněného
Obsah	ne	Podrobný popis úkolu (editor formátovaného textu)
Přiřazeno	ne	Výběr instruktora, kterému je úkol přiřazen
Splnit do	ne	Datum termínu splnění
Začátek	ne	Čas začátku úkolu (nutný pro upomínku)
Konec	ne	Čas konce úkolu
Upozornit před začátkem	ne	Číselná hodnota předstihu upomínky
Jednotky	ne	Jednotka předstihu: minuty, hodiny nebo dny

Uložte formulář tlačítkem Uložit.

Přiřazení úkolu a e-mailové oznámení

Pokud v poli Přiřazeno vyberete instruktora, systém mu po uložení úkolu pošle upozornění — podle nastavení notifikací do aplikace (zvonek), jako push a e-mailem. E-mail ale nechodí hned: odešle se až za hodinu a jen tehdy, když instruktor do té doby upozornění v aplikaci nepřečetl. E-mail obsahuje název úkolu, jeho obsah a přímý odkaz na detail — ten jen tehdy, když instruktor smí úkol otevřít (např. úkol u školy vyžaduje oprávnění Zobrazení škol).

Pozor: Upozornění o přiřazení se neposílá, pokud si úkol přiřazujete sami sobě, nebo pokud je pro kategorii Úkoly vypnuta událost Úkol byl přiřazen v nastavení notifikací plavecké školy. Úprava úkolu (název, obsah, označení jako splněného) přiřazení znovu neoznamuje — upozornění přijde jen tomu, koho v poli Přiřazeno nově vyberete.

Automatická upomínka před začátkem

Systém může přiřazenému instruktorovi před začátkem úkolu poslat upomínku — stejnými kanály jako oznámení o přiřazení, takže e-mail dorazí až za hodinu a jen tehdy, když upomínku v aplikaci mezitím nepřečetl. Upomínka se odešle, jsou-li splněny všechny tyto podmínky:

Úkol má vyplněný Název.
Je vybrán instruktor v poli Přiřazeno.
Je vyplněno datum Splnit do.
Je vyplněn čas Začátek.
Je vyplněno pole Upozornit před začátkem (kladné celé číslo).
Je vybrána hodnota v poli Jednotky (minuty, hodiny nebo dny).
Úkol není označen jako splněný.

Pozor: Upomínka je vázána na čas Začátek (ne na datum Splnit do). Pokud chybí kterákoliv z výše uvedených hodnot, upomínka se neodešle. Formulář na tuto podmínku upozorňuje informačním textem přímo pod polem Jednotky.

Označení úkolu jako splněného

Splnění úkolu zaznamenáte jedním kliknutím — bez otevírání formuláře:

V seznamu — klikněte na ikonu Označit jako splněný v posledním sloupci (nebo na tlačítko v rozbaleném detailu, na telefonu na tlačítko v kartě). Úkol zmizí z nesplněných a zobrazí se zpráva „Úkol byl označen jako splněný.“
Na stránce úkolu — tlačítko Označit jako splněný dole v kartě.
Na nástěnce — čtvereček před úkolem v kartě Mé úkoly.

Splněný úkol můžete vrátit tlačítkem Vrátit mezi nesplněné (u splněného úkolu v seznamu v pohledu Splněné nebo Všechny, v detailu i na stránce úkolu). Zobrazí se zpráva „Úkol byl vrácen mezi nesplněné.“ U splněného úkolu se ukládá, kdo a kdy ho splnil.

Splnit lze úkol i ve formuláři: při vytváření nebo úpravě zapněte přepínač Splněno? a uložte. Splnit nebo vrátit úkol smí administrátor a každý, komu je úkol přiřazen nebo kdo ho vytvořil.

Když úkol splní někdo jiný než jeho autor, autor se o tom dozví — viz nastavení notifikací, událost Úkol byl splněn:

Upozornění „Úkol byl splněn: název úkolu“ dostane autor úkolu v aplikaci, jako push a e-mailem (e-mail za hodinu, jen když upozornění zatím nepřečetl). Ten, kdo úkol splnil, upozornění nikdy nedostane.
V poli Příjemci u této události můžete vybrat i role nebo konkrétní uživatele. Jakmile pole vyplníte, upozornění dostanou jen vybraní – chcete-li, aby ho dál dostával i autor, ponechte mezi nimi volbu Autor úkolu.
Splní-li úkol jeho autor sám, žádné upozornění nevzniká.

Smazání úkolu

Klikněte na ikonu koše u příslušného úkolu v seznamu, nebo na tlačítko Smazat v detailu či na stránce úkolu.
Smazání potvrďte v okně, které se zobrazí.

Pozor: Smazání úkolu je nevratné.

Kdo smí s úkolem co dělat

Role	Vidí	Upraví a smaže	Splní a vrátí
Administrátor	všechny úkoly	všechny	všechny
Instruktor a uživatel s vlastní rolí	úkoly, které jsou jim přiřazeny nebo které sami vytvořili	jen úkoly, které sami vytvořili	úkoly, které vidí — i ty, které jim přidělil někdo jiný

Úkol, který instruktorovi zadal někdo jiný, si tedy může otevřít, splnit a případně vrátit, ale neupraví ho ani nesmaže. Nad úkolem u školy, kurzu nebo dítěte musí mít zároveň oprávnění příslušný záznam otevřít. Ikony a tlačítka, která nesmíte použít, se vůbec nezobrazují.

Úkoly na nástěnce instruktora

Přihlášený instruktor vidí přehled svých nesplněných úkolů v kartě Mé úkoly na své nástěnce — úkoly, které mu byly přiřazeny nebo které sám vytvořil, nejvýše deset podle termínu. Karta je jen u uživatele s oprávněním Úkoly; bez něj na nástěnce žádná karta s úkoly není. Každý řádek má:

čtvereček — tlačítko pro splnění úkolu jedním kliknutím (jen když úkol smíte splnit),
název úkolu, který je odkazem na detail,
pod názvem řádek „přidělil/a Jméno · K čemu“ (u vlastního úkolu „vlastní úkol“, u vlastního úkolu zadaného jinému „přiřazeno: Jméno“),
vpravo stav se stejným textem a barvou jako v seznamu: „5 dní po termínu“ červeně, „dnes“ žlutě, „zítra“ nebo „za 3 dny“ šedě, bez termínu „bez termínu“.

Úkol vázaný na záznam, který nesmíte otevřít (například na školu bez oprávnění Zobrazení škol), je v kartě jen text bez odkazu. V zápatí karty je počet otevřených úkolů a kolik z nich je po termínu a odkaz Všechny úkoly na globální seznam.

Úkoly u konkrétního záznamu

Přejdete-li do detailu kurzu, školy, dítěte nebo klientského účtu a otevřete záložku Úkoly, uvidíte jen úkoly vázané na daný záznam. Jsou ve stejné tabulce jako v globálním seznamu, jen bez řádku K čemu: nejdřív nesplněné podle termínu, pod nimi v téže tabulce splněné. Ukazatel průběhu nad seznamem už není. Počet splněných úkolů ukazuje modrý odznak ve tvaru splněné / všechny, například „2 / 5“, přímo u záložky Úkoly — počet úkolů záznamu vidíte dřív, než záložku otevřete. Má-li záznam zatím nula úkolů, odznak se nezobrazuje.

Kdo má co na stole

Administrátor má pod seznamem úkolů kartu Kdo má co na stole. Pro každého, komu je přiřazen aspoň jeden nesplněný úkol, ukazuje fotku, jméno, roli a počet otevřených úkolů; je-li některý po termínu, červeně přibude „z toho 2 po termínu“. Nahoře jste vy (označení „Vy“), pak ostatní od nejvytíženějšího; úkoly bez přiřazené osoby jsou na konci jako „nikomu nepřiřazeno“. Kliknutím na řádek seznam zúžíte na úkoly dané osoby. Karta se nezobrazuje instruktorům ani uživatelům s vlastní rolí.

A co dál

Kolik úkolů je po termínu, vám řekne Nástěnka administrátora — odkaz vede rovnou do seznamu nesplněných úkolů po termínu. Způsob doručování oznámení o úkolech pro celou školu upravíte v nastavení notifikací — v kategorii Úkoly, v událostech Úkol byl přiřazen, Připomenutí úkolu a Úkol byl splněn.