Žádost o změnu směny a výměna

Systém žádostí o změnu směny umožňuje instruktorům požádat o uvolnění ze směny (s případným náhradníkem) nebo se naopak přihlásit do směny, která je otevřená pro posílení. Administrátoři žádosti schvalují nebo zamítají a mají přehled o všech probíhajících i uzavřených žádostech.

Předpoklady

Instruktor musí mít přiřazenou směnu v Plánu směn (nebo musí existovat otevřená směna, ke které se chce přidat).
Pro schvalování a zamítání je nutné oprávnění Správa směn (administrátor).
Instruktor bez oprávnění Správa směn vidí pouze vlastní žádosti a žádosti ve stavu „Hledá se náhrada“, které může přijmout.

Typy žádostí

Typ	Popis
Výměna za náhradníka	Instruktor požádá o uvolnění ze směny; systém hledá náhradníka nebo si jej instruktor zvolí sám.
Přidání ke směně	Instruktor se přihlásí do volné nebo posilované směny; čeká na schválení administrátorem.

Stavy žádosti

Označení	Stav	Popis
modrý – Čeká na zpracování	Nová	Žádost byla vytvořena, dosud nebyla zpracována.
žlutý – Hledá se náhrada	Hledání	Systém aktivně vyhledává dostupného náhradníka.
tmavě modrý – Čeká na schválení	Ke schválení	Náhradník byl nalezen nebo instruktor se přihlásil; čeká na rozhodnutí admina.
zelený – Schváleno	Schváleno	Admin schválil změnu; plán směn byl aktualizován.
červený – Zamítnuto	Zamítnuto	Admin žádost zamítl a uvedl důvod.
šedý – Zrušeno	Zrušeno	Instruktor nebo admin žádost zrušil.

Přehled žádostí (Požadavky na změnu směn)

Přehled všech žádostí se nachází v menu Plán směn → Požadavky na změnu směn.

Přehled žádostí o změnu směny

Tabulka zobrazuje sloupce: Směna, Datum směny, Žadatel, Náhrada, Status, Vytvořeno a Akce.

Filtrování

Klikněte na lištu Filtrování požadavků na změnu směny a rozbalte filtry:

Pole	Popis
Název směny	Textové vyhledávání v názvu směny.
Od data / Do data (začátek směny)	Omezení na časové rozmezí.
Žadatel	Výběr jednoho nebo více zaměstnanců-žadatelů.
Náhrada	Výběr náhradního zaměstnance; zaškrtávací políčko Bez náhrady zobrazí žádosti, kde náhrada dosud není přiřazena.
Status	Filtr podle stavu (Čeká na zpracování, Hledá se náhrada, Čeká na schválení, Schváleno, Zamítnuto, Zrušeno).

Jak podat žádost o výměnu (uvolnění ze směny)

Žádost podává instruktor, který chce být nahrazen v konkrétní směně.

Přejděte do Plánu směn a vyhledejte svoji směnu.
Na řádku dané směny klikněte na tlačítko akce a zvolte Vytvořit požadavek na změnu směny.
Zkontrolujte zobrazené informace: Směna, Datum a Zaměstnanec.
Do pole Důvod žádosti napište zdůvodnění (povinné).
V poli Náhradní zaměstnanec volitelně vyberte zaměstnance — pokud víte, kdo by mohl směnu převzít, vyberte ho ze seznamu. Pokud pole necháte prázdné, systém automaticky zahájí hledání náhradníka.
Klikněte na Uložit.

Po uložení systém odešle potvrzovací oznámení žadateli. Pokud byl náhradník vybrán, žádost přejde rovnou do stavu Čeká na schválení a administrátoři obdrží upozornění. Pokud náhradník vybrán nebyl, žádost přejde do stavu Hledá se náhrada a systém rozešle oslovovací e-maily dostupným instruktorům.

Jak se přidat ke směně (žádost o přidání)

Instruktor se může přihlásit do směny, která potřebuje posílení.

Přejděte do Plánu směn a vyhledejte otevřenou směnu.
Klikněte na tlačítko Přidat se do směny u dané směny.
Zkontrolujte informace: Směna, Datum a Čas.
Do pole Důvod žádosti napište, proč se chcete do směny přidat.
Klikněte na Odeslat žádost.

Žádost se vytvoří ve stavu Čeká na zpracování a administrátor ji musí schválit.

Jak přijmout žádost o zástup (instruktoři)

Pokud systém hledá náhradníka a vy splňujete podmínky (nejste již v dané směně zařazeni), uvidíte v přehledu žádostí tlačítko Přihlásit se (zelené, ikona zaškrtnutí) u žádostí ve stavu Hledá se náhrada.

Na řádku žádosti ve stavu Hledá se náhrada klikněte na tlačítko Přihlásit se.
Potvrďte výzvu „Opravdu chcete přijmout tuto směnu?“.

Žádost přejde do stavu Čeká na schválení a administrátoři obdrží oznámení. Totéž lze provést kliknutím na odkaz v e-mailu, který vám systém zašle — odkaz funguje i bez přihlášení.

Správa žádostí (administrátor)

Schválení žádosti

Schválit lze žádost ve stavu Čeká na schválení.

V přehledu žádostí klikněte na zelené tlačítko Schválit (ikona zaškrtnutí) u požadované žádosti, nebo přejděte do detailu žádosti a klikněte na tlačítko Schválit.
Systém automaticky aktualizuje plán směn: původní přiřazení se odstraní a vytvoří se (nebo se aktivuje) přiřazení náhradního zaměstnance.
Oba zaměstnanci (žadatel i náhradník) obdrží e-mailové oznámení.

Zamítnutí žádosti

Zamítnout lze kteroukoli aktivní žádost (ve stavu Čeká na zpracování, Hledá se náhrada nebo Čeká na schválení).

Klikněte na červené tlačítko Zamítnout (ikona X) v přehledu nebo v detailu žádosti.
V dialogu Zamítnout požadavek vyplňte pole Důvod zamítnutí (povinné).
Klikněte na červené tlačítko Zamítnout.

Žadatel i případný navržený náhradník obdrží oznámení o zamítnutí včetně zadaného důvodu.

Zrušení žádosti

Žádost může zrušit sám žadatel (nebo administrátor) kliknutím na tlačítko Zrušit (oranžové, ikona pomlčka-kruh). Systém zobrazí potvrzovací dialog.

Pozor: Zrušenou žádost nelze obnovit. Pokud instruktor změnu stále potřebuje, musí podat novou žádost.

Detail žádosti a historie

Po kliknutí na tlačítko Detail (ikona oka) se zobrazí celý přehled žádosti:

Směna, Začátek, Konec
Žadatel, Důvod, Náhrada (pokud byla přiřazena), Status
Sekce Historie požadavku — časová osa všech změn stavu s datem, stavovým odznakem, zprávou a údajem o zaměstnanci nebo uživateli, který změnu provedl.

Úprava žádosti

Dokud je žádost aktivní (stavy: Čeká na zpracování, Hledá se náhrada nebo Čeká na schválení), může ji žadatel nebo administrátor upravit:

V přehledu nebo v detailu klikněte na modré tlačítko Editovat (ikona tužky).
Upravte Důvod žádosti nebo změňte Náhradního zaměstnance.
Administrátor může navíc vyplnit pole Komentář administrátora.
Klikněte na Uložit.

Pole formuláře — přehled

Pole	Povinné	Popis
Důvod žádosti	Ano	Textový popis důvodu žádosti o změnu nebo přidání.
Náhradní zaměstnanec	Ne	Výběr zaměstnance, který může převzít směnu. Zobrazí se pouze zaměstnanci, kteří v dané směně ještě nejsou.
Komentář administrátora	Ne (pouze admin)	Interní poznámka administrátora při editaci žádosti.
Důvod zamítnutí	Ano (při zamítání)	Povinný text sdělující žadateli důvod zamítnutí.

A co dál

Jakmile je žádost vyřízena, ověřte si aktuální stav v Plánu směn, kde se schválená výměna okamžitě projeví v celkovém rozpisu. Pokud potřebujete přiřazení jednoduše přesunout nebo změnit bez formálního procesu žádosti, přejděte na Výměnu a změnu směny. Přehled vlastní odpracované doby najdete v Odpracovaných hodinách, kde se změněné směny automaticky promítnou do výkazů.