Žádost o změnu směny a výměna

Systém žádostí o změnu směny umožňuje instruktorům požádat o uvolnění ze směny (s případným náhradníkem) nebo se naopak přihlásit do směny, která je otevřená pro posílení. Administrátoři žádosti schvalují nebo zamítají a mají přehled o všech probíhajících i uzavřených žádostech.

Předpoklady

Instruktor musí mít přiřazenou směnu v Plánu směn (nebo musí existovat otevřená směna, ke které se chce přidat).
Pro schvalování a zamítání je nutné oprávnění Správa směn (administrátor).
Instruktor bez oprávnění Správa směn vidí pouze vlastní žádosti a žádosti ve stavu „Hledá se náhrada“, které může přijmout.

Typy žádostí

Typ	Popis
Výměna za náhradníka	Instruktor požádá o uvolnění ze směny; systém hledá náhradníka nebo si jej instruktor zvolí sám.
Přidání ke směně	Instruktor se přihlásí do volné nebo posilované směny; čeká na schválení administrátorem.

Stavy žádosti

Označení	Stav	Popis
žlutý – Hledá se náhrada	Hledání	Systém aktivně vyhledává dostupného náhradníka.
modrý – Čeká na schválení	Ke schválení	Náhradník byl nalezen nebo instruktor se přihlásil; čeká na rozhodnutí admina.
zelený – Schváleno	Schváleno	Admin schválil změnu; plán směn byl aktualizován.
červený – Zamítnuto	Zamítnuto	Admin žádost zamítl a uvedl důvod.
šedý – Zrušeno	Zrušeno	Instruktor nebo admin žádost zrušil.

Filtr v přehledu nabízí i stav „Čeká na zpracování“. Nová žádost jím ale neprochází — rovnou dostane stav „Hledá se náhrada“ nebo „Čeká na schválení“.

Přehled žádostí (Požadavky na změnu směn)

Přehled všech žádostí se nachází v menu Plán směn → Požadavky na změnu směn. Žádosti na směnách smazané školy, které plán směn už neukazuje, v přehledu nejsou; vrátí se, když školu obnovíte.

Přehled_žádostí_o_změnu_směny

Tabulka zobrazuje sloupce: Směna, Datum směny, Žadatel, Náhrada, Status, Vytvořeno a Akce. Pod názvem směny je uveden důvod žádosti, pod datem čas směny. Ve sloupci Náhrada se zobrazuje pomlčka, pokud náhradník ještě nebyl přiřazen; u žádostí o přidání ke směně je tam odznak Přidat se ke směně. Kliknutím na název směny se otevře detail žádosti. Ve sloupci Akce se u každé žádosti zobrazují ikony dostupných akcí (po najetí myší se zobrazí popisek s názvem akce) — podle toho, co žádost aktuálně umožňuje a co smí přihlášený uživatel.

Filtrování

Klikněte na lištu Filtrování požadavků na změnu směny a rozbalte filtry:

Pole	Popis
Název směny	Textové vyhledávání v názvu směny.
Od data / Do data (začátek směny)	Omezení na časové rozmezí.
Žadatel	Výběr jednoho nebo více zaměstnanců-žadatelů.
Náhrada	Výběr náhradního zaměstnance; zaškrtávací políčko Bez náhrady zobrazí žádosti, kde náhrada dosud není přiřazena.
Status	Filtr podle stavu (Čeká na zpracování, Hledá se náhrada, Čeká na schválení, Schváleno, Zamítnuto, Zrušeno).

Jak podat žádost o výměnu (uvolnění ze směny)

Žádost podává instruktor, který chce být nahrazen v konkrétní směně.

Přejděte do Plánu směn a vyhledejte svoji směnu.
Na kartě dané směny klikněte na ikonu tužky (Upravit můj plán). Zobrazí se u směn, ke kterým máte schválené přiřazení. Otevře se formulář Nový požadavek na změnu směny.
Zkontrolujte zobrazené informace: Směna, Datum a Zaměstnanec.
Do pole Důvod žádosti napište zdůvodnění (povinné).
V poli Náhradní zaměstnanec volitelně vyberte zaměstnance — pokud víte, kdo by mohl směnu převzít, vyberte ho ze seznamu. Pokud pole necháte prázdné, systém automaticky zahájí hledání náhradníka.
Klikněte na Uložit.

Po uložení systém odešle potvrzovací oznámení žadateli. Pokud byl náhradník vybrán, žádost přejde rovnou do stavu Čeká na schválení a administrátoři obdrží upozornění. Pokud náhradník vybrán nebyl, žádost přejde do stavu Hledá se náhrada a systém osloví dostupné instruktory oznámením. Pokud se náhradník do hodiny nenajde, přijde jim i e-mail — je-li pro tuto událost v nastavení notifikací zapnutý.

Jak se přidat ke směně (žádost o přidání)

Instruktor se může přihlásit do směny, která potřebuje posílení.

Přejděte do Plánu směn a vyhledejte otevřenou směnu.
Na kartě dané směny klikněte na ikonu + (Přidat se do plánu). Otevře se stránka Přidat se do směny. Ikona se zobrazí jen tehdy, když jste se do směny dosud nehlásili a nejste do ní zařazeni.
Zkontrolujte informace: Směna, Datum a Čas.
Do pole Důvod žádosti napište, proč se chcete do směny přidat.
Klikněte na Odeslat žádost.

Žádost se vytvoří rovnou ve stavu Čeká na schválení. Administrátoři obdrží upozornění a musí ji schválit.

Po schválení uvidíte lekci směny i na Nástěnce instruktora — u kurzu nebo školní skupiny, které nemáte mezi svými, s poznámkou Podle plánu směn.

Jak přijmout žádost o zástup (instruktoři)

Pokud systém hledá náhradníka a vy splňujete podmínky (nejste již v dané směně zařazeni), uvidíte v přehledu žádostí u žádostí ve stavu Hledá se náhrada ikonu Přihlásit se (zaškrtnutí v kroužku).

Na řádku žádosti ve stavu Hledá se náhrada klikněte na ikonu Přihlásit se.
V dialogu „Přijmout směnu?“ potvrďte tlačítkem Přijmout. Stejně se ptá i tlačítko Přijmout žádost v detailu žádosti.

Žádost přejde do stavu Čeká na schválení a administrátoři obdrží oznámení. Směnu převezmete, až ji administrátor schválí. Totéž lze provést kliknutím na odkaz v e-mailu, který vám systém zašle — odkaz funguje i bez přihlášení.

Správa žádostí (administrátor)

Schválení žádosti

Schválit lze žádost ve stavu Čeká na schválení.

V přehledu žádostí klikněte na ikonu Schválit (zaškrtnutí) u požadované žádosti, nebo přejděte do detailu žádosti a klikněte na zelené tlačítko Schválit. V dialogu „Schválit požadavek na změnu směny?“ (změna se hned promítne do plánu směn) potvrďte tlačítkem Schválit.
Systém automaticky aktualizuje plán směn: původní přiřazení se odstraní a náhradní zaměstnanec se do směny přiřadí.
Oba zaměstnanci (žadatel i náhradník) obdrží oznámení. Pokud ho do hodiny nepřečtou, přijde jim i e-mail — je-li e-mail pro tuto událost v nastavení notifikací zapnutý.

Zástupce, tedy zaměstnanec, který směnu přebírá, dostane oznámení Byli jste přiděleni na zástup se zprávou „Zástup za …“ a datem směny. Kliknutím na oznámení, nebo na tlačítko Otevřít nástěnku v e-mailu, se otevře Nástěnka instruktora. U kurzové a školní směny se tam po schválení změní lekce:

Zastupovanou lekci najde v kartách Dnešní lekce a Osnova lekce i mezi lekcemi bez docházky. Pod názvem lekce je řádek Zástup za a jméno původního instruktora.
U školní směny zástupce uvidí u lekce tým původního instruktora. Je-li původní instruktor ve skupině ve více týmech, ukáže se místo týmu tlačítko Týmy a zástupce si tým vybere sám.
Původní instruktor tu lekci na své nástěnce už neuvidí.

Dokud žádost čeká na schválení, zůstává lekce na nástěnce původního instruktora.

Zamítnutí žádosti

Zamítnout lze kteroukoli aktivní žádost (ve stavu Hledá se náhrada nebo Čeká na schválení).

V přehledu klikněte na ikonu Zamítnout (X), v detailu žádosti na červené tlačítko Zamítnout.
V dialogu Zamítnout požadavek vyplňte pole Důvod zamítnutí (povinné).
Klikněte na červené tlačítko Zamítnout.

Žadatel i případný navržený náhradník obdrží oznámení o zamítnutí včetně zadaného důvodu.

Zrušení žádosti

Žádost může zrušit žadatel, navržený náhradník nebo administrátor — v přehledu kliknutím na ikonu Zrušit (pomlčka-kruh), v detailu žádosti na oranžové tlačítko Zrušit. Systém zobrazí potvrzovací dialog.

Pozor: Zrušenou žádost nelze obnovit. Pokud instruktor potřebuje výměnu směny, do které je zařazen, podá novou žádost. Po zrušené nebo zamítnuté žádosti o přidání do směny se ale znovu sám přihlásit nemůže — ikona + se mu už nezobrazí. Správce ho může do směny přidat v úpravě plánu směny.

Detail žádosti a historie

Kliknutím na název směny v řádku žádosti se zobrazí celý přehled žádosti:

Směna, Začátek, Konec
Žadatel, Důvod, Náhrada (pokud byla přiřazena), Komentář administrátora (pokud byl vyplněn), Status
Sekce Historie požadavku — časová osa všech změn stavu s datem, stavovým odznakem, zprávou a údajem o zaměstnanci nebo uživateli, který změnu provedl.

Komentář administrátora vidí správci s oprávněním Správa směn, žadatel a navržený náhradník. Ostatní instruktoři, kteří si otevřou žádost ve stavu Hledá se náhrada, aby ji přijali, ho neuvidí. U zamítnuté žádosti se komentář nezobrazuje — důvod zamítnutí najdete v historii požadavku.

Úprava žádosti

Dokud je žádost aktivní (stavy: Hledá se náhrada nebo Čeká na schválení), může ji upravit žadatel, navržený náhradník nebo administrátor:

V přehledu klikněte na ikonu Upravit (tužka), v detailu na modré tlačítko Upravit.
Upravte Důvod žádosti nebo změňte Náhradního zaměstnance.
Administrátor může navíc vyplnit pole Komentář administrátora. Komentář se uloží k žádosti a zobrazí se v jejím detailu.
Klikněte na Uložit.

Pole Komentář administrátora vidí a může vyplnit jen správce s oprávněním Správa směn, dokud je žádost aktivní. Když žádost později upraví žadatel nebo náhradník, komentář zůstane beze změny.

Pole formuláře — přehled

Pole	Povinné	Popis
Důvod žádosti	Ano	Textový popis důvodu žádosti o změnu nebo přidání.
Náhradní zaměstnanec	Ne	Výběr zaměstnance, který může převzít směnu. Zobrazí se pouze zaměstnanci, kteří v dané směně ještě nejsou.
Komentář administrátora	Ne (pouze admin)	Komentář, který správce zadá při úpravě žádosti. V detailu žádosti ho vidí správci, žadatel a navržený náhradník, ostatní instruktoři ne.
Důvod zamítnutí	Ano (při zamítání)	Povinný text sdělující žadateli důvod zamítnutí.

A co dál

Jakmile je žádost vyřízena, ověřte si aktuální stav v Plánu směn, kde se schválená výměna okamžitě projeví v celkovém rozpisu. Pokud potřebujete přiřazení jednoduše přesunout nebo změnit bez formálního procesu žádosti, přejděte na Výměnu a změnu směny. Přehled vlastní odpracované doby najdete v Odpracovaných hodinách, kde se změněné směny automaticky promítnou do výkazů.