Omluvenky a náhrady: co rodičům vysvětlit, aby nevolali

Telefonát, který zná každá plavecká škola: rodič volá, že dítě je nemocné, a chce vědět, jestli má nárok na náhradu a kdy si ji může vybrat. Když má škola zapnutý klientský portál s omluvenkami, odpověď na obě otázky si rodič dokáže najít sám — pokud ví, kde hledat a co která obrazovka znamená. Tenhle článek shrnuje mechaniku tak, aby se dal poslat rodičům rovnou, místo aby ji škola vysvětlovala pokaždé znovu po telefonu.

Proč rodič vůbec zvedá telefon

Za opakujícími se dotazy stojí vždycky jedna z pár konkrétních situací:

• Nevidí u lekce tlačítko na omluvení.

• Omluvil dítě, ale nikde nevidí náhradu.

• Termín, který chce, je plný.

• Neví, dokdy náhrada platí.

• Neví, co znamená štítek u lekce nebo u rezervace.

Za každou z nich je jedna konkrétní věc v systému, kterou stačí znát předem — a přestane být důvod volat. Následující sekce jdou popořadě přesně v tomhle pořadí, takže se dají použít i jako rozcestník, když se rodič zeptá na konkrétní krok.

Omluvenka: kdy vůbec jde poslat

Tlačítko Omluvit se v portálu u lekce zobrazí jen tehdy, když má škola náhradový systém zapnutý — pokud ho rodič nevidí vůbec, škola tuhle funkci nepoužívá. Omluvit lze pouze lekci, která ještě neproběhla, a jen do doby, kterou si škola sama nastaví jako uzávěrku; po jejím uplynutí se u lekce místo tlačítka zobrazí text Lhůta vypršela. Ke každé lekci patří jedna omluvenka — poslat ji lze jen jednou a po odeslání ji nejde vzít zpět, takže než rodič klikne na Odeslat omluvenku, má se ujistit, že omlouvá tu správnou lekci. Formulář nabízí ještě volitelné pole na důvod, ale to nikam nezasahuje — nárok vzniká i bez vyplnění.

Rodič pozná stav lekce podle odznaku v přehledu: žluté tlačítko Omluvit znamená, že omluvenka ještě jde poslat, žlutý odznak Omluveno že už je odeslaná, a text Lhůta vypršela že uzávěrka uplynula. Přesný postup krok za krokem je v návodu Jak poslat omluvenku.

Odeslaná omluvenka ještě není náhrada

Tohle je bod, který rodičům nejvíc chybí: odesláním omluvenky vznikne nárok na náhradní lekci, ne rovnou rezervace konkrétního termínu. Nárok si rodič musí sám proměnit v rezervaci — v sekci portálu Náhradový systém najde v tabulce aktivních nároků účastníka a kurz, ze kterého nárok má, vybere volný termín a rezervaci potvrdí. Dokud to neudělá, náhrada nikde „nečeká sama od sebe“. Nárok navíc má omezenou platnost (v portálu vidí datum, dokdy ho lze uplatnit) — pokud rodič rezervaci neudělá včas, nárok propadne. Kde všechno vidí, kolik nároků má a dokdy platí, popisuje návod Náhradní lekce v portálu.

Když je termín plný

Pokud je termín, o který rodič stojí, obsazený, nemusí čekat, až se sám znovu podívá — může si ho v portálu nechat hlídat. Jakmile se místo uvolní, dostane rodič SMS. Co se stane dál, závisí na tom, jak daleko je do lekce: je-li do ní dost času (podle prahu, který má škola nastavený), systém dítě na uvolněné místo přihlásí automaticky; je-li lekce blíž, SMS je jen avízo a rezervaci musí rodič sám potvrdit. V obou případech tedy dá portál rodiči jasně vědět, jestli má ještě něco udělat, nebo je hotovo. Pokud si mezitím vybral jiný termín, hlídání jde v portálu zrušit tlačítkem Zrušit.

Co vidíte a co nastavujete v administraci

Vy jako majitel máte nad celým procesem přehled ve třech pohledech — rezervace, nároky a hlídání — v sekci Kurzy → Náhradové lekce, popsaný v návodu Náhradový systém z pohledu administrátora. Ke každému stavu, který rodič vidí ve svém portálu, existuje odpovídající pohled u vás: rezervace ve stavu Zarezervováno, Absolvováno, Zrušeno nebo Neúčast, nároky Aktivní, Expirovaný nebo Plně vyčerpaný, hlídání ve stavu Hlídá, Notifikováno, Auto-zarezervováno, Expirováno nebo Zrušeno. Když je potřeba, zrušíte rezervaci i vy sami přímo v administraci — nárok se pak dítěti vrátí a rodič si může vybrat jiný termín.

Uzávěrku, dokdy lze omluvenku poslat, a práh pro automatické přiřazení z hlídání nastavujete v aplikaci v sekci Nastavení pro kurzy → Nastavení kurzů, v bloku Náhradové lekce — ve stejném bloku, kde náhradový systém pro školu zapínáte. Přehled všech voleb je v návodu Nastavení náhradového systému. U jednotlivého nároku navíc vidíte, jestli ho smí čerpat i sourozenec dítěte ze stejné rodiny, ne jen dítě, kterému nárok vznikl — pokud tuhle možnost u sebe používáte, stojí za to rodičům rovnou říct, že existuje.

Co dát rodičům dopředu

Tenhle přehled se dá klidně poslat rodičům v podobě, v jaké je — v uvítacím e-mailu ke kurzu nebo připnutý u popisu kurzu na webu. Stačí tři věci: kde je tlačítko na omluvení a dokdy funguje, že omluvenka založí nárok, který si rodič musí sám proměnit v rezervaci, a že plný termín jde hlídat místo opakovaného obnovování stránky. Jako krátká zpráva to může vypadat třeba takto:

Lekci jde omluvit v portálu do naší uzávěrky před jejím začátkem — tlačítko Omluvit najdete přímo u nejbližší lekce. Omluvená lekce vám založí nárok na náhradu, kterou si sami vyberete v sekci Náhradový systém. Pokud je termín plný, nechte si ho tam hlídat — dáme vám vědět, jakmile se uvolní.

Stejnou logiku je potřeba promítnout i do ceníku kurzu, jak jsme psali v článku o založení plavecké školy — pravidla omluvenek a náhrad musí sedět s tím, co má rodič podepsané, ne fungovat vedle toho.

Odpovídáte pořád dokola po telefonu na stejné dotazy o omluvenkách a náhradách? Ozvěte se nám — ukážeme vám, jak to rodičům vysvětlit v portálu jednou a napořád.