Nastavení náhradového systému

Náhradový systém určuje, jak fungují náhradní lekce pro celý modul kurzů — kdy na ně rodiče mají nárok, jak dlouho platí a kolik náhrad si může dítě vybrat. Vše se nastavuje na jednom místě.

Kde to najdete

V nastavení aplikace otevřete v sekci Nastavení pro kurzy položku Nastavení kurzů. Náhrady najdete v bloku Náhradové lekce.

nastaveni

Klíčová nastavení

Volba	Co řídí
Náhradové lekce	Zapíná nebo vypíná celý náhradový systém
Lhůta po skončení kurzu	Kolik dní po poslední lekci kurzu si rodič ještě může náhradu zarezervovat (nejméně 1). Hlídá jen den rezervace, ne den, kdy náhradní lekce proběhne
Náhrada jen do konce kurzu	Přepínač, ve výchozím stavu vypnutý. Zapnutý znamená, že náhradní lekce musí proběhnout nejpozději v den poslední lekce kurzu, ve kterém se dítě omluvilo
Max hlídání na dítě	Kolik plných termínů si může jedno dítě současně hlídat
Auto-přiřazení	Uvolní-li se místo na hlídaném termínu aspoň tolik hodin před lekcí a ještě před uzávěrkou omluvenek, systém dítě zarezervuje sám a rodič může rezervaci do uzávěrky zrušit. Později už rodiči jen pošle upozornění (SMS, je-li připojená, e-mail a push notifikaci) a rezervaci musí potvrdit sám. S uzávěrkou v pevný čas stačí nastavit 1 hodinu, jak popisuje část Auto-přiřazení a uzávěrka omluvenek
Uzávěrka omluvenek	Do kdy může rodič ještě omluvit dítě nebo zrušit rezervaci náhrady (škola ji může zrušit až do začátku lekce). Vybíráte ze tří možností: Počet hodin před lekcí (například 4 hodiny před začátkem každé lekce), Pevný čas v den lekce (například 8:00 v den lekce, lekci, která začíná dřív, lze omluvit do jejího začátku) nebo Bez omezení (omluvit lze až do začátku lekce). Uzávěrka v hodinách i v pevný čas zapíná trest za neomluvenou neúčast (viz níže), s volbou Bez omezení se netrestá
Max. počet náhrad na dítě/kurz	Strop počtu náhrad za omluvy na dítě a kurz. Přednáhrady se do stropu nepočítají, jsou navíc. Je-li strop dosažený, další omluvenka náhradu nezaloží a rodič to vidí už ve formuláři omluvenky. Prázdné pole znamená bez limitu
Přednáhrady na dítě a kurz	Kolik lekcí navíc dopředu bez omluvy si smí dítě v kurzu vzít. Omluvené absence je vyrovnají, ostatní se po skončení kurzu doplácí. 0 znamená bez přednáhrad. Změna platí pro děti, za které rodič ještě nesouhlasil. Kurz může mít vlastní hodnotu

Klikněte na Editovat, upravte nastavení a uložte. Když u Uzávěrky omluvenek změníte volbu, vedle ní se ukáže jen pole, které k ní patří: Hodin před lekcí, nebo Čas v den lekce. Vyplnit jde vždy jen jedno z nich.

editace

Pole Přednáhrady na dítě a kurz platí pro všechny kurzy. U konkrétního kurzu ho přepíšete v poli Přednáhrady v Pokročilém nastavení formuláře kurzu: prázdné pole znamená nastavení z této stránky, 0 kurz bez přednáhrad (hodí se třeba u kurzu, do kterého děti nastupují až od poloviny a kde plný počet nechcete). Přednáhrady fungují jen při zapnutých Náhradových lekcích. Jak přednáhrady a doplatek fungují, popisuje článek Přednáhrady a doplatek.

Auto-přiřazení a uzávěrka omluvenek

Automatický zápis hlídajícího dítěte hlídá dvě hranice najednou: počet hodin z pole Auto-přiřazení a Uzávěrku omluvenek. Dítě se zapíše samo, jen když se místo uvolní aspoň tolik hodin před lekcí a zároveň ještě před uzávěrkou. Platí tedy ta dřívější z obou hranic. Automaticky zapsané dítě tak rodič vždy může do uzávěrky zrušit, systém ho nezapíše tak pozdě, aby už rezervace nešla zrušit. Bez uzávěrky (volba Bez omezení) rozhodují jen hodiny z pole Auto-přiřazení.

Příklad s uzávěrkou v pevný čas 8:00 v den lekce:

Auto-přiřazení 8 hodin. Na lekci v 9:00 se dítě zapisuje samo jen do 1:00 v noci. Omluví-li se někdo ráno mezi 1:00 a 8:00, hlídající rodiče dostanou jen upozornění a místo si musí zarezervovat sami. Na lekci v 16:00 se dítě zapisuje samo do 8:00.
Auto-přiřazení 1 hodina. Dítě se na obě lekce zapisuje samo až do uzávěrky v 8:00, nejpozději hodinu před lekcí. S uzávěrkou v pevný čas je to obvykle nejlepší volba.

Po uzávěrce rodiče už nikoho omluvit ani zrušit nemohou, místo se tedy uvolní jen zásahem školy. Hlídající dítě se pak automaticky nezapíše, rodič dostane upozornění na volné místo.

Rodič si náhradu může zarezervovat i po uzávěrce, až do začátku lekce. Takovou rezervaci už ale zrušit nemůže a portál i upozornění na volné místo ho na to předem upozorní. SMS, e-mail i push o automatickém zápisu a o volném místě, stejně jako nabídka termínů v portálu, uvádějí, do kdy rezervaci lze zrušit, například Zrušit lze do 8. 11. 8:00. Po uzávěrce stojí místo termínu věta Po uzávěrce už rezervaci nepůjde zrušit.

Škola (uživatel s oprávněním Správa kurzů) zruší rezervaci i po uzávěrce, až do začátku lekce. Náhrada se pak vrátí do nároku dítěte, viz Zrušení rezervace.

Trest za neomluvenou neúčast

Když dítě na lekci bez omluvy nepřijde, přijde o jednu volnou náhradu, kterou už má. Kontrola běží každou noc ve 2:00 nad včerejšími lekcemi a počítá jen s lekcemi, u kterých se zapsala docházka (aspoň jedno dítě bylo označené jako přítomné): zapsané dítě, které v docházce chybí a nemá omluvenku, dostane trest. Nemá-li dítě žádnou volnou náhradu (žádný nárok, nebo jsou všechny náhrady čerpané), nic se mu neodečte a trest se nikam nepřenáší.

Odebraná náhrada se už nevrací, ani ranní kontrolou po skončení kurzu. Další omluvenka dá náhradu jen sama za sebe. Do Max. počtu náhrad se odebraná náhrada dál počítá, takže dítě s trestem dosáhne stropu o lekci dřív. Při změně kurzu s fakturou přejdou do nového kurzu jen náhrady, které dítěti po trestech zbyly. Trest zapíná Uzávěrka omluvenek v hodinách nebo v pevný čas, s volbou Bez omezení se netrestá.

Do kdy lze náhradu čerpat

Dvě nastavení odpovídají na dvě různé otázky:

Do kdy si rodič může náhradu zarezervovat? To hlídá Lhůta po skončení kurzu. Nárok platí do dne poslední lekce kurzu plus tolik dní, kolik lhůta určuje. Toto datum je u každého nároku ve sloupci Platnost do v přehledu Nároky (Kurzy → Náhradové lekce → Nároky). Příklad: kurz končí 8. 12., lhůta je 30 dní, takže náhradu jde zarezervovat nejpozději 7. 1. Změníte-li lhůtu, u už vzniklých nároků se datum přepočítá nejpozději den po poslední lekci kurzu. U kurzů, které už skončily, zůstává původní.
Kdy může náhradní lekce proběhnout? Ve výchozím stavu na tom nezáleží: lekce může být i po datu Platnost do, rezervace se ale musí stihnout dřív. Zapnete-li přepínač Náhrada jen do konce kurzu, musí lekce proběhnout nejpozději v den poslední lekce kurzu, ve kterém se dítě omluvilo. Termíny po tomto dni rodič v portálu nevidí. Den po poslední lekci kurzu nárok z přehledu nároků v portálu zmizí a rodič už nemá kde rezervovat. Hlášku, že náhradu lze čerpat jen do konce kurzu, a datum poslední lekce uvidí jen při pokusu o rezervaci po konci kurzu. V přehledu Nároky v administraci nárok zůstává podle svého stavu.

Lhůta po skončení kurzu je vždy aspoň 1 den, takže nárok platí i po poslední lekci. Při zapnutém přepínači Náhrada jen do konce kurzu už ale po poslední lekci není co vybrat, takže lhůta rezervace dál neomezuje a mění jen datum Platnost do. Rezervace omezuje jen při vypnutém přepínači.

Pozor: Přepínač Náhrada jen do konce kurzu platí pro všechny nároky hned po uložení. Už zarezervované náhrady zůstanou. Na termíny po poslední lekci kurzu ale už nepůjde nic nového zarezervovat ani hlídat. Hlídání, které na takový termín už běží, systém při ranní kontrole (v 6:30) převede do stavu Expirováno: místo se nezarezervuje a rodič nedostane ani zprávu. Stejně skončí hlídání lekce, která už začala.

Pozor: Vypnutí Náhradových lekcí skryje náhradový systém i v klientském portálu rodičů. Stávající nároky tím nezaniknou, ale nové už nevzniknou.

A co dál

Po uložení nastavení přejděte rovnou na Náhradový systém z pohledu administrátora, kde vidíte živý přehled všech náhrad, jejich aktuální stav a máte možnost ručního zásahu. Pokud teprve zakládáte kurzy, prohlédněte si nejdříve Jak vytvořit kurz — rozvrh a kapacity, které tam nastavíte, přímo určují, zda pro náhradu vůbec vznikne volné místo.