Náhradový systém z pohledu administrátora

Náhradový systém umožňuje dětem, které se nemohly zúčastnit lekce, domluvit si náhradní termín v jiné skupině. Jako administrátor máte přehled nad třemi oblastmi: nároky (kolik náhrad dítě smí čerpat), rezervace (konkrétní přihlášení na náhradní lekci — u každé vidíte, kam dítě na náhradu přijde a ze které omluvené lekce vznikla) a hlídání (fronta čekatelů na uvolněné místo).

Používá-li škola přednáhrady (lekce navíc dopředu bez omluvy; omluvené absence je vyrovnají, zbytek se po skončení kurzu doplácí), vidíte je ve stejných přehledech: nárok z přednáhrad má štítek Přednáhrada a rezervace z něj mají ve sloupci Omluvená lekce místo omluvené lekce slovo „přednáhrada“ a kurz. Přednáhrada žádnou omluvu nenahrazuje, proto k ní žádná omluvená lekce není.

Pozor: Sekce je dostupná pouze tehdy, pokud je náhradový systém povolen v nastavení kurzů (přepínač Povolit náhradové lekce). Pokud sekce chybí v menu, zkontrolujte nastavení.

Předpoklady

• Náhradový systém musí být zapnutý v nastavení kurzů (v nastavení aplikace sekce Nastavení pro kurzy → Nastavení kurzů → blok Náhradové lekce → přepínač Povolit náhradové lekce).

• K dispozici jsou tři oddělené pohledy: Rezervace, Nároky a Hlídání. Přístup ke všem je ze sekce Kurzy → Náhradové lekce.

• Přehledy i detaily otevře uživatel s oprávněním Zobrazení kurzů. Zrušení rezervace nebo hlídání (ikona koše) vyžaduje oprávnění Správa kurzů — bez něj se koš vůbec nezobrazí. Dítěti na náhradě zapíšete přítomnost už s oprávněním Zobrazení kurzů, stejně jako ostatním dětem v docházce.

---

Přehled rezervací náhradových lekcí

Hlavní přehled náhradového systému se nachází v sekci Kurzy → Náhradové lekce → Rezervace. Stránka obsahuje sbalitelný panel Filtrování rezervací a dvě tlačítka pro přechod na ostatní pohledy: Nároky na náhradové lekce a Hlídání náhradových lekcí. Jakmile rodiče vytvoří první rezervace, zobrazí se zde tabulka s přehledem všech rezervací. Každý řádek je jedna výměna „odkud → kam“: z omluvené lekce na náhradní.

Tabulka ukazuje rezervace na lekce kurzů zvoleného školního roku (zelený štítek se školním rokem vpravo nahoře), včetně kurzů přenesených z minulého roku.

Jak otevřít přehled rezervací

1. Přejděte do sekce Kurzy v hlavním menu.

2. Klikněte na tlačítko Náhradové lekce (ikona šipky s opakováním).

3. Zobrazí se tabulka všech rezervací seřazená podle data náhradní lekce, nejnovější nahoře. Kliknutím na záhlaví sloupce Náhradní lekce řazení otočíte.

Sloupce tabulky rezervací

Sloupec	Popis
Dítě	Jméno dítěte, které je přihlášeno na náhradní lekci (kliknutím otevřete detail rezervace)
Omluvená lekce	Lekce, ze které se dítě omluvilo: den, datum a čas jako odkaz na docházku té lekce, pod ním kurz. Čerpá-li náhradu dítě na sdíleném nároku, přibude „(sourozenec Jméno)“ — jméno dítěte, které se omluvilo. Nemá-li rezervace přiřazenou konkrétní omluvu (typicky jde o starší rezervaci, kterou se nepodařilo spárovat s žádnou omluvenou lekcí dítěte), stojí tu „lekce neurčena“ a pod tím kurz nároku, bez odkazu. U přednáhrady stojí v tomto sloupci „přednáhrada“ a kurz
Náhradní lekce	Lekce, na kterou dítě přijde jako náhrada: den, datum a čas jako odkaz na docházku té lekce, pod ním kurz
Stav	Aktuální stav rezervace (viz níže)

Zrušená rezervace zůstává v přehledu se stavem Zrušeno a svou omluvenou lekcí jako historií.

Stavy rezervace (barevné označení)

Status	Barva	Význam
Zarezervováno	modrá	Rezervace je aktivní. Lekce ještě neproběhla, nebo proběhla a nikdo u ní docházku nezapsal
Absolvováno	zelená	Dítěti byla na náhradní lekci zapsána přítomnost
Zrušeno	červená	Rezervace byla zrušena (rodičem nebo adminem)
Neúčast	žlutá	Lekce proběhla, docházka se u ní zapisovala, ale dítě přítomné nebylo

Absolvováno a Neúčast se nastavují samy

Stavy Absolvováno a Neúčast se v přehledu ručně nenastavují. Systém je nastaví sám dvěma způsoby:

• Zaškrtnutí docházky. Na stránce Docházka kurzu, ve kterém náhradní lekce probíhá, je pod seznamem zapsaných dětí blok Na náhradě (zobrazí se, jen když je na vybranou lekci někdo zarezervovaný) — vidíte v něm každé takové dítě i s tím, za jakou lekci náhradu čerpá (u přednáhrady tam místo lekce stojí „přednáhrada“ a kurz). Zapnutím přepínače ve sloupci Doch. se rezervace změní na Absolvováno, vypnutím se vrátí na Zarezervováno (nebo na Neúčast, pokud lekce už skončila a docházka se u ní zapisovala). Zapnout přepínač jde i zpětně, takže z Neúčasti se znovu stane Absolvováno. Postup zápisu docházky najdete v článku Jak zapsat docházku v kurzu.

• Noční kontrola. Každou noc ve 2:15 systém projde proběhlé lekce a rezervace, které zůstaly Zarezervováno, přepne na Neúčast — ale jen u lekcí, u kterých se docházka zapisovala (aspoň jedno dítě bylo označeno jako přítomné). U lekce, kde nikdo docházku nezapsal, rezervace zůstane Zarezervováno, protože systém neví, jestli dítě přišlo.

Pozor: Stav Absolvováno ani Neúčast nemění počet zbývajících náhrad v nároku — náhrada se z nároku spotřebuje už rezervací a vrátí se jen jejím zrušením.

Filtrování rezervací

Klikněte na Filtrování rezervací (ikona filtru). Rozbalí se panel s poli, každá změna se projeví hned:

• Jméno dítěte — stačí napsat část jména nebo příjmení, na pořadí nezáleží.

• Kurz (odkud nebo kam) — vyberte kurz. Zobrazí se rezervace, u kterých je tento kurz kurzem omluvené lekce, i ty, u kterých je to kurz náhradní lekce. Volbou „Prosím vyberte si“ filtr kurzu zase zrušíte.

• Náhradní lekce od a Náhradní lekce do — omezí přehled podle data náhradní lekce, krajní dny jsou včetně.

• Stav — vyberte konkrétní stav nebo ponechte „Prosím vyberte si“.

• Typ — Náhrada nebo Přednáhrada; výběr se nabízí, jen když škola přednáhrady používá.

Je-li filtr zapnutý, objeví se u nadpisu panelu výstražná ikona a červené tlačítko zrušit filtr. Když žádná rezervace filtru neodpovídá, stránka napíše „Žádná rezervace neodpovídá filtru“ a nabídne tlačítko Zrušit filtry.

Zrušení rezervace

Ikona koše se u rezervace zobrazí jen tehdy, když jsou splněné všechny tři podmínky:

• máte oprávnění Správa kurzů,

• rezervace je ve stavu Zarezervováno,

• náhradní lekce ještě nezačala.

Uzávěrka omluvenek se školy netýká: rezervaci zrušíte i po ní, až do začátku náhradní lekce. Rodič to po uzávěrce nemůže, místo tlačítka Zrušit rezervaci vidí text Lhůta vypršela. Kdy uzávěrka nastane, určuje volba Uzávěrka omluvenek z nastavení náhradového systému: je-li uzávěrka 4 hodiny před lekcí, rodič nezruší rezervaci v posledních 4 hodinách před náhradní lekcí, je-li v pevný čas, třeba 8:00, nezruší ji od 8:00 v den náhradní lekce. S volbou Bez omezení rodič ruší až do začátku lekce. Zásah školy se hodí třeba tehdy, když si rodič zarezervoval náhradu po uzávěrce, nebo když rezervace vznikla omylem.

Zrušením se místo uvolní a hlídající rodiče dostanou upozornění. Po uzávěrce se z hlídání už nezapisuje automaticky, rodiče si místo musí zarezervovat sami (viz Jak funguje automatická rezervace).

Postup:

1. V řádku rezervace klikněte na ikonu koše (vpravo v tabulce).

2. Potvrďte dotaz Zrušit rezervaci? tlačítkem Zrušit rezervaci.

3. Systém rezervaci zruší a zobrazí potvrzení Rezervace byla zrušena.

Pozor: Zrušení rezervace vrátí náhradu zpět do nároku dítěte — počet zbývajících náhrad se navýší o jednu. Omluvená lekce se tím uvolní a může ji využít další rezervace. U přednáhrady se vrací přednáhrada a žádná omluvená lekce se neuvolňuje.

Detail rezervace

Klikněte na jméno dítěte v tabulce. Zobrazí se karta s poli:

Pole	Popis
Dítě	Jméno dítěte
Omluvená lekce	Lekce, ze které se dítě omluvilo (odkaz na docházku té lekce), pod ní kurz. U rezervace bez určené omluvy stojí „lekce neurčena“. U přednáhrady stojí „přednáhrada“ a kurz
Náhradní lekce	Lekce, na kterou dítě přijde na náhradu (odkaz na docházku), pod ní kurz
Stav	Aktuální stav rezervace
Nárok	Jméno dítěte, z jehož nároku rezervace pochází (kliknutelný odkaz), a počet zbývajících náhrad
Vytvořeno	Datum a čas vytvoření rezervace

---

Přehled nároků na náhradové lekce

Nárok definuje, kolik náhradních lekcí má dítě k dispozici v rámci konkrétního kurzu a v jakém časovém rozmezí. Nároky na náhrady jsou vytvářeny automaticky na základě nastavení kurzu. Nárok na přednáhrady vznikne, až rodič v portálu odsouhlasí doplatek; trvá do konce posledního dne kurzu.

Jak otevřít přehled nároků

1. V přehledu rezervací klikněte na tlačítko Nároky na náhradové lekce (ikona medaile, modré tlačítko vpravo nahoře).

2. Nebo přejděte přes menu Kurzy → Náhradové lekce → Nároky.

Sloupce tabulky nároků

Sloupec	Popis
Dítě	Jméno dítěte
Kurz	Kategorie a název kurzu
Platnost od	Datum začátku platnosti nároku
Platnost do	Datum konce platnosti nároku
Zbývající náhrady	Počet zbývajících / celkový počet náhrad (např. 2 / 3)
Stav	Stav nároku (viz níže)

Stavy nároku (barevné označení)

Status	Barva	Význam
Aktivní	zelená	Nárok je platný, dítě může čerpat náhrady
Expirovaný	šedá	Platnost nároku vypršela
Plně vyčerpaný	žlutá	Všechny náhrady byly využity

U nároku z přednáhrad je vedle stavu světle modrý štítek Přednáhrada; nárok na běžné náhrady žádný štítek nemá. Štítek vidíte v tabulce i v detailu nároku.

Filtrování nároků

Klikněte na Filtrování nároků. Dostupné filtry:

• Status — vyberte konkrétní stav nároku.

• Platný do (max) — zobrazí pouze nároky, jejichž platnost končí do zvoleného data.

Detail nároku

Klikněte na jméno dítěte v tabulce nároků. Zobrazí se karta Nárok na náhradové lekce s těmito poli:

Pole	Popis
Dítě	Jméno dítěte
Kurz	Kategorie a název kurzu
Stav	Stav nároku
Platnost od	Datum začátku platnosti
Platnost do	Datum konce platnosti
Zbývající náhrady	Počet nepoužitých / celkových náhrad (např. 1 / 3). Celkový počet sníží trest za neomluvenou neúčast
Sdílení se sourozenci	Zda mohou sourozenci čerpat ze stejného nároku (Ano / Ne; u přednáhrady se řádek nezobrazuje)

Pod kartou se zobrazují dvě přehledové tabulky:

• Rezervace — všechny rezervace vytvořené z tohoto nároku. Tabulka má stejné sloupce jako přehled rezervací (Dítě, Omluvená lekce, Náhradní lekce, Stav) a navíc datum vytvoření; ikona koše se zobrazí za stejných podmínek jako v přehledu rezervací.

• Hlídání — všechna aktivní či historická hlídání přiřazená k tomuto nároku.

---

Přehled hlídání náhradových lekcí

Hlídání vzniká, když rodič zažádá o náhradní lekci na termín, který je momentálně plně obsazený. Systém dítě zařadí do fronty a upozorní ho, jakmile se místo uvolní.

Jak otevřít přehled hlídání

1. V přehledu rezervací klikněte na tlačítko Hlídání náhradových lekcí (šedé tlačítko s ikonou oka vpravo nahoře).

2. Nebo přejděte přes Kurzy → Náhradové lekce → Hlídání.

Sloupce tabulky hlídání

Sloupec	Popis
Dítě	Jméno dítěte čekajícího na místo
Hlídaná lekce	Datum a čas lekce, na kterou dítě čeká
Kurz	Název kurzu
Stav	Aktuální stav hlídání (viz níže)
Notifikováno	Datum a čas, kdy rodič dostal upozornění o uvolněném místě
Auto-zarezervováno	Datum a čas automatické rezervace (pokud k ní došlo)

Stavy hlídání (barevné označení)

Status	Barva	Popis
Hlídá	modrá (světlá)	Dítě je ve frontě, místo se zatím neuvolnilo
Notifikováno	žlutá	Místo se uvolnilo, ale automatický zápis neproběhl (do lekce zbývá málo času, nebo už uplynula uzávěrka omluvenek). Rodič dostal upozornění a může si termín zarezervovat. Zabere-li místo dřív někdo jiný a další se později uvolní, rodič dostane upozornění znovu, nebo ho systém rovnou zapíše, je-li ještě čas
Auto-zarezervováno	zelená	Systém dítě automaticky přihlásil (lekce byla dost daleko a ještě neuplynula uzávěrka omluvenek)
Expirováno	šedá	Platnost nároku vypršela dřív, než dítě náhradu získalo, nebo hlídaná lekce už začala či leží po konci kurzu (u náhrady při zapnuté volbě Náhrada jen do konce kurzu, u přednáhrady vždy)
Zrušeno	červená	Hlídání zrušil rodič nebo admin, nebo skončilo, protože si dítě termín zarezervovalo či vyčerpalo nárok

Filtrování hlídání

Klikněte na Filtrování hlídání a vyberte požadovaný Status.

Zrušení hlídání

Hlídání lze zrušit pouze tehdy, pokud je ve stavu Hlídá nebo Notifikováno. Ikona koše se navíc zobrazí jen uživatelům s oprávněním Správa kurzů.

1. V řádku hlídání klikněte na ikonu koše.

2. Potvrďte dotaz Zrušit hlídání? tlačítkem Zrušit hlídání.

3. Systém zobrazí potvrzení Hlídání bylo zrušeno.

Pozor: Hlídání ve stavu Expirováno, Zrušeno nebo Auto-zarezervováno nelze zrušit — akce není k dispozici.

---

Jak funguje automatická rezervace

Když se v kurzu uvolní místo (omluvenka nebo zrušení rezervace):

1. Systém zkontroluje frontu hlídání pro danou lekci. První na řadě je hlídání, které vzniklo nejdřív.

2. Pokud lekce začíná za aspoň tolik hodin, kolik určuje hodnota Auto-přiřazení (hodiny před lekcí), a zároveň ještě neuplynula uzávěrka omluvenek, dítě je automaticky přihlášeno a hlídání přejde do stavu Auto-zarezervováno. Rodič dostane e-mail, push notifikaci a SMS (je-li SMS připojená) s termínem, do kdy může rezervaci zrušit. Bez uzávěrky (Bez omezení) rozhodují jen hodiny.

3. Jinak rodič dostane jen upozornění (SMS je-li připojená, e-mail a push notifikaci) a hlídání přejde do stavu Notifikováno. Rodič musí rezervaci potvrdit sám a kdo si místo zarezervuje dřív, ten ho má. Je-li už po uzávěrce, upozornění rodiče varuje, že takovou rezervaci už nepůjde zrušit.

Hodnotu prahu pro automatické přiřazení nastavíte v Nastavení kurzů (blok Náhradové lekce) v poli Auto-přiřazení (hodiny před lekcí). S uzávěrkou v pevný čas stačí 1 hodina, jak popisuje část Auto-přiřazení a uzávěrka omluvenek.

Pozor: Je-li zapnutá volba Náhrada jen do konce kurzu, systém dítěti nepřiřadí ani nenabídne lekci, která začíná po dni poslední lekce kurzu, ze kterého se omluvilo. Hlídání založené před zapnutím volby na takovou lekci systém při denní kontrole (každý den v 6:30) převede do stavu Expirováno a nezarezervuje ho.

---

A co dál

Pokud potřebujete upravit limity náhrad, dobu jejich platnosti, uzávěrku omluvenek nebo pravidla sdílení se sourozenci, vše nastavíte v Nastavení náhradového systému. Docházka na náhradní lekci se zapisuje v bloku Na náhradě na stránce Docházka kurzu a u omluveného dítěte tam pod jménem vidíte, kam jde na náhradu, nebo „vyrovnáno přednáhradou“, když jeho omluvu vyrovnala přednáhrada a náhrada za ni nevznikla — postup najdete v článku Jak zapsat docházku v kurzu. Kompletní přehled konkrétního dítěte — kolik lekcí kurzu odchodilo včetně náhrad, jeho omluvy a k nim náhrady, zbývající nárok — zobrazí sekce Docházka v záložce Detail dítěte na Kartě dítěte v kurzu. Přednáhrady, souhlas rodiče a doplatek po skončení kurzu popisuje článek Přednáhrady a doplatek.