Karta dítěte v kurzu
Přehled
Karta dítěte je centrální místo v administraci, kde lze zobrazit a spravovat veškeré informace o konkrétním dítěti zapsaném do kurzového plavání. Shromažďuje osobní údaje, přehled kurzů, faktury, poznámky, úkoly, soubory, e-mailovou komunikaci i historii změn na jednom místě.
Karta je dostupná v sekci Děti kurzy pro uživatele s oprávněním Správa dětí v kurzech.
Navigační záložky karty
Po otevření karty dítěte se zobrazí horizontální navigace s těmito záložkami:
| Záložka | Obsah |
|---|---|
| Detail dítěte | Základní osobní a kontaktní údaje |
| Kurzy | Přehled aktuálních i minulých kurzů, faktury za kurzy |
| Poznámky | Interní poznámky administrace |
| Úkoly | Přiřazené úkoly a jejich stav |
| Soubory | Dokumenty nahrané k dítěti |
| E-maily | Protokol odeslaných e-mailů (viditelná jen pro Správa dětí v kurzech) |
| Historie | Chronologický přehled změn záznamu (viditelná jen pro Správa dětí v kurzech) |
Záložka Detail dítěte
Záložka zobrazuje dvě sbalitelné sekce:
Hlavní informace
Rozbalena ve výchozím stavu. Obsahuje:
-
Jméno — celé jméno dítěte
-
Datum narození
-
Poznámka od rodičů — text zadaný rodičem při registraci
-
Kontakt — jméno, e-mail a telefon rodiče
Informace o dítěti
Sbalená sekce s rozšířenými údaji:
-
Jméno, Datum narození, Poznámka od rodičů
-
Adresa — fakturační adresa rodiny
-
Kontakt — jméno, e-mail a telefon rodiče
Tlačítka v pravém horním rohu
| Tlačítko / položka | Funkce |
|---|---|
| Editovat | Otevře formulář pro úpravu záznamu dítěte |
| Tři tečky — Odeslat nový e-mail | Otevře formulář pro odeslání e-mailu rodiči (nová záložka) |
| Tři tečky — SMS | Odeslání SMS rodiči |
| Tři tečky — Odeslat přístupový odkaz | Odešle rodičovi přihlašovací odkaz do klientského portálu (zobrazeno jen při aktivním modulu kurzů) |
Pozor: Po kliknutí systém zobrazí potvrzovací dialog s e-mailovou adresou rodiče. Odkaz je odeslán až po potvrzení.
Úprava záznamu dítěte
Formulář (tlačítko Editovat) umožňuje změnit:
Údaje o dítěti
| Pole | Popis |
|---|---|
| Jméno | Křestní jméno dítěte |
| Příjmení | Příjmení dítěte |
| Datum narození | Datum ve formátu RRRR-MM-DD |
| Poznámky od rodičů | Volný text — přenesen z registračního formuláře |
Informace o rodiči
| Pole | Popis |
|---|---|
| Jméno rodiče | Křestní jméno zákonného zástupce |
| Příjmení rodiče | Příjmení zákonného zástupce |
| E-mail rodiče | Kontaktní a přihlašovací e-mail (např. ukazka@gmail.com) |
| Telefon rodiče | Telefonní číslo (např. 605 123 123 nebo 605111222) |
Adresa na faktuře
| Pole | Popis |
|---|---|
| Ulice | Ulice a číslo popisné |
| Město | Město |
| PSČ | Poštovní směrovací číslo (např. 74731) |
Docházka
Ve spodní části formuláře je sekce Docházka, kde lze pro každý aktuální kurz zaškrtnout jednotlivé lekce, kterých se dítě zúčastní. Lekce jsou seřazeny chronologicky.
Pozor: Změna údajů rodiče (kontakt, adresa) se projeví přímo na účtu klientského portálu dané rodiny — není to jen lokální poznámka ke kartě dítěte.
Záložka Kurzy
Záložka zobrazuje přehled všech kurzů dítěte:
-
Aktuální kurzy — kurzy z aktuálního školního roku a přenášené kurzy — zobrazeny vždy rozbalené, řazeny podle kategorie
-
Předchozí školní roky — kurzy z minulých let sbalené do rozevíracích oddílů podle školního roku
Faktura ke kurzu
Pokud je napojena integrace iDoklad a máte oprávnění Zobrazení faktur nebo Správa faktur, zobrazí se u každého kurzu barevný odznak s číslem faktury:
-
Odznak odkazuje přímo do iDokladu
-
Pokud existuje i vydaná faktura (zelená barva), zobrazí se druhý odznak s jejím číslem
Akce u aktuálního kurzu (tři tečky)
U každého aktuálního kurzu je dostupné menu s možnostmi:
| Akce | Podmínka zobrazení |
|---|---|
| Vytvořit fakturu za kurz | Faktura k danému zápisu ještě neexistuje a iDoklad je nastaven |
| Napojit existující iDoklad fakturu | Faktura k danému zápisu neexistuje a iDoklad je nastaven |
| Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče | Vždy dostupné u aktuálního zápisu |
Pozor: Možnosti „Vytvořit fakturu“ a „Napojit existující iDoklad fakturu” jsou neaktivní (šedé), pokud není nakonfigurována integrace iDoklad.
Přidání dítěte do dalšího kurzu
Tlačítkem + Přidat do kurzu (zelené, vpravo nahoře) otevřete formulář pro přiřazení dítěte do nového kurzu.
-
Vyberte kurz v přehledu — kurzy jsou řazeny podle dne v týdnu (pondělí–neděle) a seskupeny podle kategorie.
-
Nastavte přepínač Vytvořit novou zálohovou fakturu za kurz, pokud chcete, aby systém automaticky vygeneroval fakturu.
-
Klikněte na Uložit.
Pokud zaškrtnete přepínač faktury, platí tato pravidla: - Je-li to první kurz dítěte, faktura se vytvoří ihned. - U dalších kurzů se faktura vytvoří měsíc před zahájením kurzu.
Změna kurzu dítěte
Ikonou tužky u konkrétního kurzu otevřete formulář pro přesun dítěte z jednoho kurzu do jiného:
-
Vyberte nový kurz ze seznamu.
-
Pokud k původnímu kurzu existovala faktura, bude automaticky přesunuta na nový kurz. Pokud ne, nová faktura bude vytvořena měsíc před začátkem nového kurzu.
Odebrání dítěte z kurzu
Ikonou koše u konkrétního kurzu odstraníte dítě ze zápisu.
Pozor: Odebrání z kurzu je nevratná akce. Ujistěte se, že je správně nastavena fakturace, než záznam smažete.
Napojení existující iDoklad faktury
Pokud faktura pro daný kurz již v iDokladu existuje, ale není k zápisu přiřazena, lze ji napojit ručně:
-
V menu tří teček u kurzu klikněte na Napojit existující iDoklad fakturu.
-
V dialogovém okně zadejte Číslo proforma faktury (např. Z0012029).
-
Pokud máte více iDoklad účtů, vyberte odpovídající iDoklad účet.
-
Klikněte na Napojit fakturu.
Záložky Poznámky, Úkoly a Soubory
Tyto záložky jsou společné napříč celou administrací:
-
Poznámky — interní záznamy administrace viditelné pouze pro přihlášené administrátory
-
Úkoly — přiřazené úkoly s možností sledování stavu
-
Soubory — dokumenty nahrané k dítěti; soubory označené jako interní jsou viditelné pouze s oprávněním
Správa dětí v kurzech
Záložka E-maily
Zobrazuje kompletní protokol všech systémových i ručně odeslaných e-mailů, které byly odeslány v kontextu tohoto dítěte. Záložka je viditelná pouze pro uživatele s oprávněním Správa dětí v kurzech.
Záložka Historie
Chronologický přehled všech změn záznamu dítěte — kdo co změnil a kdy. Záložka je viditelná pouze pro uživatele s oprávněním Správa dětí v kurzech.
A co dál
Pokud potřebujete zapsat nebo opravit absenci dítěte na konkrétní lekci, přejděte do článku Jak zapsat docházku v kurzu, kde najdete podrobný postup pro práci s prezenční listinou. Při přesunu dítěte do jiného kurzu nebo termínu vám pomůže Změna kurzu dítěte — popisuje i to, co se automaticky stane s případnou fakturou za původní zápis. Rodičům, kteří nemají přístup do klientského portálu, odešlete přihlašovací odkaz podle návodu Jak poslat rodiči odkaz do portálu.