Karta dítěte v kurzu

Přehled

Karta dítěte je centrální místo v administraci, kde lze zobrazit a spravovat veškeré informace o konkrétním dítěti zapsaném do kurzového plavání. Shromažďuje osobní údaje, přehled kurzů, faktury, poznámky, úkoly, soubory, e-mailovou komunikaci i historii změn na jednom místě. Jsou-li zapnuté náhradní lekce, přidává k tomu u každého aktuálního kurzu i přehled docházky dítěte — i s omluvami a náhradami, a u dítěte s přednáhradami také kolik jich využilo a jaký doplatek z toho vychází.

Karta je dostupná v sekci Děti kurzy pro uživatele s oprávněním Zobrazení dětí v kurzech. Upravovat ji, mazat děti a zapisovat je do kurzů smí jen uživatel s oprávněním Správa dětí v kurzech. Nabídku Odeslat nový e-mail vidí uživatel s oprávněním E-mailové šablony a Odeslat novou SMS uživatel s oprávněním Nastavení SMS, obojí bez ohledu na Správu dětí v kurzech. Znovu odeslat e-mail s kurzy pro rodiče smí jen administrátor.

karta_prehled

Co ukazuje seznam Děti kurzy

seznam_děti_kurzy

Ke kartě se dostanete ze seznamu Děti kurzy, který sám o sobě řekne většinu toho, co potřebujete vědět, aniž byste kartu otevírali. Nad tabulkou jsou čísla za vyfiltrovaný seznam: kolik je dětí, kolik jich čeká na zařazení, kolik dětí je na čekací listině a — máte-li napojený iDoklad — kolik faktur je k vystavení a kolik nezaplacených. Kliknutím na číslo se seznam podle něj vyfiltruje; čekací listina vás přenese na Čekací listinu do kurzu, protože zájemce z ní se kurzovým dítětem stane až po schválení. Bez napojeného iDokladu se sloupec Platby ani obě fakturační čísla nezobrazují, protože se v takovém účtu žádná faktura nevytváří.

Seznam standardně ukazuje jen děti, které jsou zapsané v kurzu. Přihlášky, které zatím nikdo nezařadil, a rodiny, které se letos nevrátily, vyvoláte filtrem Zobrazit i děti bez kurzu (N). Filtr Čeká na zařazení (N) je užší — jen děti, jejichž rodič v registraci zaškrtl „doporučte mi kurz“; podrobně v článku Doporučení kurzu.

Prvek v řádku	Co znamená
Žlutý pruh pod jménem	Poznámka od rodičů — zdravotní omezení, alergie a podobně. Vypíšou se první dva řádky, celé znění je v rozbaleném řádku
Barevný proužek vlevo	Žlutý u dítěte s poznámkou od rodičů, jinak podle stavu plateb
Odznaky kurzů	Zapsané kurzy; tečka je stav zálohové faktury. Zelená zaplaceno, žlutá částečně, červená přeplatek, šedá nezaplaceno, prázdné kolečko znamená, že faktura zatím není. Po najetí na odznak se ukáže číslo faktury, nebo od kdy se faktura vystavuje
Sloupec Platby	Souhrn za dítě — „zaplaceno“, „nezaplaceno“, „čeká na fakturu“, „N× chybí faktura“, „přeplaceno“. Má-li dítě víc zápisů, přibude pod tím i kolik z kolika je zaplaceno
Ikona u jména rodiče	Nedoručitelný e-mail — zprávy se k rodině nedostanou
Ikonky za datem narození	Kolik má dítě poznámek, úkolů a souborů — kliknutím se otevře přímo ta záložka karty. Nulové počty se nezobrazují
Šipka na začátku řádku	Rozbalí zápisy po turnusech s čísly faktur, kontakt na rodiče, adresu, celou poznámku od rodičů a řadu tlačítek na záložky karty dítěte

Kdy „chybí faktura“ a kdy „čeká na fakturu“

Zálohová faktura se vystavuje měsíc před první lekcí kurzu; u prvního kurzu dítěte odchází hned po přihlášení. Rodič, který v červnu zapsal dítě na celý rok, tedy na lednový kurz fakturu ještě nemá a mít nemá — seznam u něj proto píše „čeká na fakturu od 26. 9.“, ne že něco chybí.

„N× chybí faktura“ znamená, že ten termín už uplynul a faktura pořád není. To je stav, který stojí za prověření. Dlaždice „faktur k vystavení“ nad tabulkou počítá právě tyhle zápisy a kliknutím na ni se seznam na ně omezí.

Uživatel s oprávněním Správa dětí v kurzech může zaškrtnout několik dětí a smazat je najednou. Smazání dítěte je nevratné a odstraní i jeho zápisy a faktury — dialog na to upozorní. Dítě, kterému škola vyúčtovala přednáhrady, smazat nejde: dialog ho zařadí mezi děti, které „smazat nepůjde“, protože vyúčtování zůstává u dítěte.

Navigační záložky karty

Po otevření karty dítěte se zobrazí horizontální navigace s těmito záložkami:

Záložka	Obsah
Detail dítěte	Základní osobní a kontaktní údaje
Kurzy	Přehled aktuálních i minulých kurzů, faktury za kurzy
Poznámky	Interní poznámky administrace
Úkoly	Přiřazené úkoly a jejich stav
Soubory	Dokumenty nahrané k dítěti
E-maily	Protokol odeslaných e-mailů (viditelná jen pro administrátora)
Historie	Chronologický přehled změn záznamu (viditelná jen pro `Správa dětí v kurzech`)

Záložka Detail dítěte

Záložka zobrazuje dvě sbalitelné sekce s údaji o dítěti a — jsou-li zapnuté náhradní lekce — pod nimi blok Docházka za každý aktuální kurz dítěte:

Hlavní informace

Rozbalena ve výchozím stavu. Obsahuje:

Jméno — celé jméno dítěte
Datum narození
Poznámka od rodičů — text zadaný rodičem při registraci
Kontakt — jméno, e-mail a telefon rodiče. Pokud e-mail nejde doručit, zobrazí se u něj červený štítek „Nedoručitelná“ (důvod a datum se ukážou po najetí myší) — zmizí sám po opravě adresy, viz Co dělat, když zákazníkovi nechodí e-maily.

Informace o dítěti

Sbalená sekce s rozšířenými údaji:

Jméno, Datum narození, Poznámka od rodičů
Adresa — fakturační adresa rodiny
Kontakt — jméno, e-mail a telefon rodiče
Věrnostní sleva — kolik kurzů po sobě dítě zaplatilo a jestli má na příští kurz slevu. Řádek uvidíte jen u dítěte (ne u dospělého), když má škola aktivní pravidlo věrnostní slevy a připojený iDoklad a vy máte oprávnění Zobrazení faktur. Co který text znamená, vysvětluje článek Věrnostní sleva.
Ruční sleva — šedý odznak s názvem a hodnotou každého aktivního ručního pravidla, které platí pro účastníka, třeba „Individuální sleva · 50 %“. Odznak vidí uživatel s oprávněním Zobrazení faktur nebo Správa kurzů (skupina Kurzy), s oprávněním Správa kurzů je odkazem na úpravu pravidla. Je-li připojený iDoklad a máte oprávnění Zobrazení faktur, ukáže tu karta i upozornění, že na nezaplacené faktuře chybí ruční sleva přiřazená až po jejím vystavení. Podrobnosti jsou v článku Ruční sleva.

Docházka za jednotlivé kurzy

Je-li v Nastavení kurzů zapnuté Povolit náhradové lekce (viz Nastavení náhradového systému), najdete pod oběma sekcemi ještě blok Docházka za každý kurz, do kterého je dítě v aktuálním školním roce zapsané — včetně kurzů přenesených z minulého roku. Bloky jdou ve stejném pořadí jako na záložce Kurzy. Dítě, které letos není v žádném kurzu, blok nemá, a při vypnutých náhradách se blok neukáže vůbec. Vidí ho každý, kdo smí kartu otevřít. Příklad s omluvami a náhradami je na obrázku na začátku článku; dítě ve dvou kurzech vypadá takto:

karta_dva_kurzy

Nadpis bloku říká, o který kurz jde: název kurzu, turnus, den a čas první lekce a počet lekcí kurzu, třeba „Docházka – Delfíni – pokročilí (2. Turnus, Čt 16:00, 10 lekcí)“. Kliknutím na nadpis blok sbalíte nebo znovu rozbalíte; ve výchozím stavu je rozbalený a otevření sekcí nad ním ho nesbalí. Blok slouží jen k přehledu. Docházku zapisujete v docházce kurzu; omluvu zadává rodič v klientském portálu a v docházce kurzu ji lze i zrušit. Rezervace náhrad najdete v náhradovém systému.

Údaj	Co znamená
Odchozeno celkem	Tučně „X z N lekcí kurzu“. N je počet všech lekcí kurzu. X je počet lekcí, které dítě odchodilo: jeho přítomnosti na vlastních lekcích plus náhradní lekce, které samo absolvovalo. Náhrada, kterou z jeho nároku využil sourozenec, se mu nepřičítá. Drobně pod tím rozpis „A na svých lekcích, B náhradou · proběhlo Y“, kde Y je počet lekcí kurzu, které se už konaly. Má-li dítě přednáhrady a souhlas s doplatkem, stojí tučně „14 lekcí, kurz má 12“ a rozpis je „A na svých lekcích, B náhradou, C přednáhradou · proběhlo Y“
Omluveno	Počet lekcí, ze kterých se dítě omluvilo
Bez zápisu	Počet lekcí, které už proběhly a u dítěte k nim není žádný zápis — ani přítomnost, ani omluva. Dítě nejspíš chybělo, ale může jít i o lekci, kde se docházka nezapsala
Náhrady	Počet rezervací náhradních lekcí (přednáhrady se počítají zvlášť) podle stavu, třeba „Absolvováno 1 · Zarezervováno 1“. Stavy jsou Absolvováno, Zarezervováno a Neúčast; zrušené rezervace se nepočítají. Bez rezervací je tu pomlčka. Čerpá-li z nároku dítěte náhradu sourozenec, počítá se i jeho rezervace
Nárok na náhradu	Třeba „zbývá 0 z 2, platí do 07.01.2027“: kolik z přiznaných náhrad dítěti ještě zbývá a do kdy nárok platí. Nemá-li dítě žádný nárok (typicky se ještě z žádné lekce neomluvilo), je tu pomlčka
Přednáhrady	Jen u dítěte, které má přednáhrady (rodič souhlasil s doplatkem v klientském portálu). Třeba „využito 2 z 2“: kolik z přiznaných přednáhrad už dítě zarezervovalo; zrušená rezervace se nepočítá
Doplatek	Jen u dítěte s přednáhradami. Třeba „1 lekce · 290 Kč“: kolik lekcí navíc, které nevyrovnaly omluvy, se doplácí, a za kolik. Částku vidí jen uživatel s oprávněním `Zobrazení faktur`, ostatním se ukáže jen počet lekcí. Jakmile má doplatek fakturu, a po odchodu nebo přeřazení dítěte, stojí tu čísla z vyúčtování
Lekce	Řada ikon, jedna za každou lekci kurzu (až na lekce před zápisem dítěte, viz níže), s datem pod ikonou. Najetím myší se ukáže stav slovy
Omluvy a náhrady	Řádky — jeden za každou omluvu (i s její náhradou) a jeden za každou náhradu bez omluvy — seřazené podle data omluvené lekce, náhrada bez omluvy podle data náhradní lekce. Když není co vypsat, sekce se nezobrazí

Ikony v řadě Lekce:

Ikona	Stav
Zelená fajfka	Přítomen/a — u lekce je zapsaná docházka
Žlutý křížek	Omluveno
Červený křížek	Bez zápisu — lekce už proběhla a dítě u ní nemá žádný zápis
Prázdné kolečko	Nadcházející — lekce ještě nenastala

Řada ukazuje jen vlastní lekce dítěte v tomto kurzu. Náhradní lekce v jiném kurzu v ní nejsou, najdete je v seznamu Omluvy a náhrady. Lekce, které proběhly před zápisem dítěte do kurzu a u kterých dítě nemá zapsanou docházku, se v řadě neukazují a nepočítají se ani do Bez zápisu; do celkového počtu lekcí kurzu („z 5“) ale patří. Proto má první kurz na obrázku výše jen čtyři ikony, i když má pět lekcí.

Seznam Omluvy a náhrady má tři druhy řádků:

Omluva s náhradou — „Čt 22.10.2026 16:00 omluveno → náhrada Út 03.11.2026 16:00, Žraloci – pokročilí“ a za tím barevný štítek stavu rezervace. Termín náhrady je odkaz na docházku té lekce, kde dítě uvidíte v bloku Na náhradě. Odkaz se ukáže uživatelům, kteří smějí kurzy zobrazovat (Zobrazení kurzů); ostatním se termín vypíše jen jako text.
Omluva bez náhrady — „Čt 22.10.2026 16:00 omluveno · zatím bez náhrady“. Dítě se omluvilo a náhradu si zatím nevybralo. Vyrovnala-li omluvu přednáhrada, stojí tu „omluveno · vyrovnáno přednáhradou“ a náhrada za ni nevzniká.
Náhrada bez známé omluvy — „náhrada Út 03.11.2026 16:00, Žraloci – pokročilí“, za tím štítek stavu a „· bez známé omluvy“. Rezervaci se nepodařilo spárovat s žádnou omluvenou lekcí dítěte v tomto kurzu, typicky jde o starší rezervaci.

Čerpá-li náhradu z nároku dítěte jeho sourozenec, stojí za štítkem „(sourozenec Jméno)“.

Takhle vypadá blok u dítěte s přednáhradami. Dítě odchodilo zatím 5 lekcí, 3 na svých a 2 přednáhradou (kurz má 10). Obě přednáhrady jsou využité, jedna omluva je jimi vyrovnaná, a proto se doplácí jedna lekce navíc.

karta_prednahrady

Co jsou přednáhrady, kdy se doplácí a jak se doplatek počítá, vysvětluje článek Přednáhrady a doplatek.

Tlačítka v pravém horním rohu

Každé tlačítko a každou položku nabídky vidí jen ten, kdo ji smí použít. Tři tečky se nakreslí, jen když je v nabídce co použít.

Tlačítko / položka	Funkce	Kdo ji vidí
Editovat	Otevře formulář pro úpravu záznamu dítěte	`Správa dětí v kurzech`
Tři tečky — Odeslat nový e-mail	Otevře formulář pro odeslání e-mailu rodiči (nová záložka)	`E-mailové šablony`
Tři tečky — Odeslat novou SMS	Otevře formulář pro odeslání SMS rodiči (nová záložka)	`Nastavení SMS`
Tři tečky — Odeslat přístupový odkaz	Odešle rodičovi přihlašovací odkaz do klientského portálu	`Správa dětí v kurzech` a zapnutý modul kurzů

Pozor: Po kliknutí systém zobrazí potvrzovací dialog s e-mailovou adresou rodiče. Odkaz je odeslán až po potvrzení.

Úprava záznamu dítěte

Formulář (tlačítko Editovat) umožňuje změnit údaje níže. Po uložení se vrátíte do seznamu Děti kurzy. Pokud jste formulář otevřeli tlačítkem Opravit adresu z přehledu Nedoručené e-maily, vrátí vás uložení zpátky tam, takže můžete rovnou opravit další adresu, viz Co dělat, když zákazníkovi nechodí e-maily.

Údaje o dítěti

Pole	Popis
Jméno	Křestní jméno dítěte
Příjmení	Příjmení dítěte
Datum narození	Datum ve formátu RRRR-MM-DD
Poznámky od rodičů	Volný text — přenesen z registračního formuláře

Informace o rodiči

Pole	Popis
Jméno rodiče	Křestní jméno zákonného zástupce
Příjmení rodiče	Příjmení zákonného zástupce
E-mail rodiče	Kontaktní a přihlašovací e-mail (např. ukazka@gmail.com)
Telefon rodiče	Telefonní číslo (např. 605 123 123 nebo 605111222)

Adresa na faktuře

Pole	Popis
Ulice	Ulice a číslo popisné
Město	Město
PSČ	Poštovní směrovací číslo (např. 74731)

Docházka

Ve spodní části formuláře je sekce Docházka, kde lze pro každý aktuální kurz zaškrtnout jednotlivé lekce, kterých se dítě zúčastní. Lekce jsou seřazeny chronologicky. Dítě, které nemá v aktuálním školním roce žádný kurz s vypsanými lekcemi, tuto sekci ve formuláři nemá a formulář končí rovnou tlačítky.

Formulář ukazuje jen lekce kurzů aktuálního školního roku (včetně přenesených kurzů). Uložení se týká jen jich — docházka z lekcí, které formulář nenabízí, zůstává beze změny.
Uloží se jen to, co jste ve formuláři změnili. Docházku, kterou mezitím u lekce zapsal instruktor v docházce kurzu, uložení karty nepřepíše, i když jste kartu otevřeli dřív.
Omluvená lekce je ve formuláři nezaškrtnutá, zamčená a označená „· Omluveno“. Omluvu ani nárok na náhradu, který z ní vznikl, tady změnit nejde; omluvu zrušíte v docházce kurzu přepínačem u omluveného dítěte, viz Jak zapsat docházku v kurzu.

Pozor: Změna údajů rodiče (kontakt, adresa) se projeví přímo na účtu klientského portálu dané rodiny — není to jen lokální poznámka ke kartě dítěte.

Záložka Kurzy

Záložka zobrazuje přehled všech kurzů dítěte:

Aktuální kurzy — kurzy z aktuálního školního roku a přenášené kurzy — zobrazeny vždy rozbalené, řazeny podle kategorie
Předchozí školní roky — kurzy z minulých let sbalené do rozevíracích oddílů podle školního roku

Má-li přihláška do kurzu ruční slevu, je hned za názvem kurzu šedý odznak s názvem a hodnotou pravidla. Vidí ho stejní uživatelé jako odznak v sekci Informace o dítěti.

zalozka_kurzy

Faktura ke kurzu

Pokud je napojena integrace iDoklad a máte oprávnění Zobrazení faktur, zobrazí se u kurzu, jehož faktura už má číslo z iDokladu, barevný odznak s tímto číslem:

Odznak odkazuje přímo do iDokladu
Pokud existuje i vydaná faktura (zelená barva), zobrazí se druhý odznak s jejím číslem

Akce u aktuálního kurzu (tři tečky)

U každého aktuálního kurzu je dostupné menu s možnostmi:

Akce	Podmínka zobrazení
Vytvořit fakturu pro kurz	Faktura k danému zápisu ještě neexistuje a máte oprávnění `Správa faktur`
Napojit existující iDoklad fakturu	Faktura k danému zápisu neexistuje a máte oprávnění `Správa faktur`
Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče	Jen administrátor, u aktuálního zápisu

Po kliknutí systém fakturu hned nevystaví ani e-mail neodešle, nejdřív se zeptá. U Vytvořit fakturu pro kurz se otevře dialog „Vytvořit fakturu pro kurz …?“ s názvem kurzu a větou „Zálohová faktura se vystaví v iDokladu a odejde e-mailem odběrateli.“; faktura vznikne až po potvrzení tlačítkem Vystavit. U Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče se otevře dialog „Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče?“ s větou „E-mail odejde hned na …“ (adresa rodiče); e-mail odejde až po potvrzení tlačítkem Odeslat. Tlačítkem Zrušit se dialog zavře a nestane se nic.

Tři tečky se ukážou, jen když je v nabídce položka, kterou smíte použít.

Pozor: Možnosti „Vytvořit fakturu“ a „Napojit existující iDoklad fakturu“ jsou neaktivní (šedé), pokud není nakonfigurována integrace iDoklad.

Přidání dítěte do dalšího kurzu

Tlačítkem + Přidat do kurzu (zelené, vpravo nahoře) otevřete formulář pro přiřazení dítěte do nového kurzu. Tlačítko, tužku a koš u kurzu vidí uživatel s oprávněním Správa dětí v kurzech.

Vyberte kurz v přehledu — kurzy jsou řazeny podle dne v týdnu (pondělí–neděle) a seskupeny podle kategorie.
Nastavte přepínač Vytvořit novou zálohovou fakturu za kurz, pokud chcete, aby systém automaticky vygeneroval fakturu.
Klikněte na Uložit.

Pokud zaškrtnete přepínač faktury, platí tato pravidla: - Je-li to první kurz dítěte, faktura se vytvoří ihned. - U dalších kurzů se faktura vytvoří měsíc před zahájením kurzu.

Změna kurzu dítěte

Ikonou tužky u konkrétního kurzu otevřete formulář pro přesun dítěte z jednoho kurzu do jiného:

Vyberte nový kurz ze seznamu.
Pokud k původnímu kurzu existovala faktura, bude automaticky přesunuta na nový kurz. Pokud ne, nová faktura bude vytvořena měsíc před začátkem nového kurzu.
Ruční sleva přihlášky přejde s dítětem do nového kurzu.
Když přesun neprojde, třeba protože má dítě v původním kurzu bez faktury nárok na náhradovou lekci, zůstane všechno beze změny a formulář ukáže důvod pod výběrem kurzu. Podrobnosti jsou v článku Změna kurzu dítěte.

Odebrání dítěte z kurzu

Ikonou koše u konkrétního kurzu odstraníte dítě ze zápisu.

Má-li dítě v kurzu nárok na náhradovou lekci, zápis odebrat nejde. Aplikace zápis nechá a ukáže hlášku „Zápis nelze smazat, dítě má v kurzu nárok na náhradovou lekci. Do jiného kurzu ho jde přesunout, jen když má fakturu.“ Neplatí to pro dítě s přednáhradou: to jde odebrat a kurz se mu vyúčtuje, s jednou výjimkou popsanou v článku Změna kurzu dítěte.

Pozor: Odebrání z kurzu je nevratná akce. Ujistěte se, že je správně nastavena fakturace, než záznam smažete.

Napojení existující iDoklad faktury

Pokud faktura pro daný kurz již v iDokladu existuje, ale není k zápisu přiřazena, lze ji napojit ručně:

V menu tří teček u kurzu klikněte na Napojit existující iDoklad fakturu.
V dialogovém okně zadejte Číslo proforma faktury (např. Z0012029).
Pokud máte více iDoklad účtů, vyberte odpovídající iDoklad účet.
Klikněte na Napojit fakturu.

Záložky Poznámky, Úkoly a Soubory

Tyto záložky jsou společné napříč celou administrací:

Poznámky — interní záznamy administrace viditelné pouze pro přihlášené administrátory
Úkoly — přiřazené úkoly s možností sledování stavu
Soubory — dokumenty nahrané k dítěti; soubory označené jako interní jsou viditelné pouze s oprávněním Správa dětí v kurzech

Záložka E-maily

Zobrazuje kompletní protokol všech systémových i ručně odeslaných e-mailů, které byly odeslány v kontextu tohoto dítěte. Záložka je viditelná pouze pro administrátora, stejně jako celý protokol e-mailů.

Záložka Historie

Chronologický přehled všech změn záznamu dítěte — kdo co změnil a kdy. Záložka je viditelná pouze pro uživatele s oprávněním Správa dětí v kurzech.

A co dál

Pokud potřebujete zapsat nebo opravit absenci dítěte na konkrétní lekci, přejděte do článku Jak zapsat docházku v kurzu, kde najdete podrobný postup pro práci s prezenční listinou. Při přesunu dítěte do jiného kurzu nebo termínu vám pomůže Změna kurzu dítěte — popisuje i to, co se automaticky stane s případnou fakturou za původní zápis. Rodičům, kteří nemají přístup do klientského portálu, odešlete přihlašovací odkaz podle návodu Jak poslat rodiči odkaz do portálu. K náhradám, které vidíte v bloku Docházka, patří i přehled všech rezervací a nároků školy — ten popisuje článek Náhradový systém z pohledu administrátora.