Přednáhrady a doplatek

Přednáhrada je lekce navíc, kterou dítě může absolvovat dopředu v jiné skupině stejné úrovně a věku, a to od začátku kurzu, bez omluvy a nejpozději do konce kurzu. Rodič s tím jednou za dítě a kurz výslovně souhlasí v klientském portálu. Omluvené absence ve vlastním kurzu přednáhrady vyrovnají. Po skončení kurzu škola doúčtuje jen to, co omluvy nevyrovnaly: doplácí se každá lekce navíc za plnou cenu lekce. ProPlav doplatek spočítá, vyúčtuje a vystaví jako zálohovou fakturu, takže se nic nepočítá ručně.

Článek je pro správce školy, který přednáhrady nastavuje a hlídá doplatky.

Kde to najdete

Nastavení pro všechny kurzy. V nastavení aplikace otevřete v sekci Nastavení pro kurzy položku Nastavení kurzů, klikněte na Editovat a v bloku Náhradové lekce vyplňte pole Přednáhrady na dítě a kurz. Číslo je počet přednáhrad, které může dítě v jednom kurzu čerpat. 0 znamená bez přednáhrad. Přednáhrady fungují jen při zapnutém přepínači Povolit náhradové lekce a s číslem větším než 0.

Změna čísla platí jen pro děti, za které rodič ještě nesouhlasil. Kdo už souhlasil, má počet přednáhrad zafixovaný z okamžiku souhlasu.

Výjimka u kurzu. Ve formuláři kurzu otevřete Pokročilé nastavení a v poli Přednáhrady číslo z nastavení přebijete. Prázdné pole znamená „nastavení účtu“, tedy číslo z nastavení kurzů, 0 znamená kurz bez přednáhrad a bez doplatku. Pole Max. počet náhrad přednáhrady neomezuje, počítá se jen pro běžné náhrady za omluvy. Skutečný počet přednáhrad kurzu vidíte v detailu kurzu v buňce Přednáhrady.

Pozor: Dítě zapsané později nebo do kurzu, který už běží, dostane plný počet přednáhrad, bez krácení. Kurz, do kterého děti nastupují až od poloviny a kde plný počet nechcete, nastavte u kurzu na 0.

Další místa, kde přednáhrady uvidíte:

• záložka Přednáhrady v menu kurzu, hned za Docházkou (viz níže),

• karta dítěte, sekce Docházka: buňky Přednáhrady a Doplatek,

• seznam náhrad (Kurzy → Náhradové lekce): filtr Typ s volbou Náhrada nebo Přednáhrada a štítek u rezervace.

Jak rodič souhlasí

Nabídka se rodiči ukáže na stránce kurzu dítěte v klientském portálu v bloku Přednáhrady, pokud kurz má přednáhrady, má ještě aspoň jednu lekci, která nezačala, má cenu a dítě v něm nemá vyúčtování. Dokud rodič nesouhlasil, blok říká Využito 0 z 2. a nabízí modré tlačítko Rezervovat přednáhradu.

Tlačítko vede na stránku souhlasu. Rodič na ní vidí počet přednáhrad, cenu jedné lekce, pět pravidel (jen do konce kurzu, jiná skupina stejné úrovně a věku na volné místo, zrušení do stejné uzávěrky jako omluvenka, nezrušená rezervace propadá a počítá se jako čerpaná, omluvené absence ve vlastním kurzu přednáhrady vyrovnají) a příklad nejvyššího možného doplatku. Zelené tlačítko Souhlasím a vybrat termín se odešle jen se zaškrtnutým políčkem:

Souhlasím, že po skončení kurzu nebo při odchodu z kurzu doplatím každou lekci navíc, přednáhradu i náhradu, kterou nevyrovná omluvená absence ve vlastním kurzu, a to cenu jedné lekce (nyní 370 Kč). Rezervace, kterou včas nezruším, propadá a počítá se jako čerpaná.

Souhlasit může kterýkoli kontakt s přístupem do portálu dítěte, i člen rodiny. ProPlav si uloží čas souhlasu, jeho znění včetně ceny lekce a kontakt, který souhlas potvrdil. Je to doklad pro případný spor s rodičem, v aplikaci se nezobrazuje. Cena se rodiči ukazuje v době souhlasu. Změní-li se, než souhlas odešle, stránka ho vrátí s novou cenou a rodič musí souhlasit znovu.

Po souhlasu rodič rovnou vybere termín. Nad nabídkou termínů vidí odhad doplatku: Když dítě nebude chybět, doplatíte 370 Kč. Odhad roste s každou zarezervovanou přednáhradou.

Pravidla čerpání

• Přednáhrada platí jen do konce kurzu (do poslední lekce). Po ní už nejde nic nového zarezervovat ani hlídat.

• Rezervaci lze zrušit do stejné Uzávěrky omluvenek jako omluvu. Zrušená rezervace se nepočítá a dítě může vzít jinou.

• Nezrušená rezervace propadá. Když dítě nepřijde a rodič rezervaci včas nezrušil, počítá se jako čerpaná a doplácí se.

• Přednáhrada se nesdílí se sourozencem. Doplatek připadne dítěti, za které rodič souhlasil.

• Je-li termín plný, jde ho hlídat stejně jako u běžných náhrad.

• Nejdřív náhrada zdarma. Má-li dítě použitelnou běžnou náhradu za omluvenou lekci, portál přednáhradu nenabídne a ukáže větu Nejdřív využijte náhradu za omluvenou lekci. Přednáhrady se nabídnou, až když dítě náhradu vyčerpá.

• Čerpání ukazuje portál i administrace jako využito X z N: X je počet nezrušených rezervací přednáhrad, N počet zafixovaný při souhlasu.

Jak omluvy přednáhrady vyrovnávají

Omluví-li rodič lekci ve vlastním kurzu dítěte, dítě by obvykle dostalo nárok na náhradu zdarma. U dítěte s přednáhradami ProPlav náhradu zdarma nabídne jen tehdy, když tím nezvýší doplatek. Omluva se tak nejdřív použije na vyrovnání lekce navíc:

• Rodič to vidí hned při omlouvání: Omluvenka vyrovná přednáhradu, náhrada za ni nevznikne. (nebo Omluvenka vyrovná dřívější lekci navíc, náhrada za ni nevznikne.)

• Ve školní docházce se omluvená lekce označí Omluveno · vyrovnáno přednáhradou, na cílové lekci stojí přednáhrada · název kurzu. Totéž ukazuje karta dítěte.

• Max. počet náhrad na dítě/kurz omezuje jen běžné náhrady za omluvy. Přednáhrady jsou navíc, strop je neomezí (viz příklad 8 níže).

• Dosáhne-li dítě stropu běžných náhrad, rodič na to při omlouvání dostane upozornění: Dítě už má maximální počet náhrad (2), další náhrada nevznikne.

Kolik se doplácí

Vyúčtování porovná dvě čísla:

• Lekce navíc jsou všechny nezrušené rezervace náhrad dítěte v kurzu, přednáhrady i běžné náhrady, proběhlé i budoucí. Propadlá rezervace se počítá.

• Omluvené lekce jsou lekce vlastního kurzu dítěte, na které je dítě omluveno.

Lekce k doplatku = lekce navíc − omluvené lekce, nikdy méně než 0. Dítě, které žádnou přednáhradu nevzalo, nedoplácí nic. Částka je počet lekcí k doplatku × cena jedné lekce. Cena lekce je cena kurzu z ceníku dělená počtem všech lekcí kurzu, zaokrouhlená na haléře, bez slev (sourozenecké, věrnostní ani ruční se na doplatek neuplatní). U agendy iDokladu, která zaokrouhluje doklady, se doplatek zaokrouhlí stejně jako ostatní faktury.

Příklady pro kurz o 12 lekcích za 4 440 Kč (lekce 370 Kč), po 2 přednáhradách na dítě:

Situace	Doplatek
1. Dítě vezme 2 přednáhrady a nikdy nechybí	740 Kč
2. Dvě přednáhrady v září, v listopadu jedna omluva	370 Kč. Omluva vyrovná jednu přednáhradu a běžná náhrada nevznikne
3. Dvě přednáhrady, potom tři omluvy	0 Kč. První dvě omluvy vyrovnají přednáhrady, třetí dá běžnou náhradu zdarma. Po jejím čerpání je lekcí navíc 3 a omluv 3
4. Omluva v září, za ni odchozená běžná náhrada, potom 2 přednáhrady	740 Kč. Lekce navíc jsou 3 (náhrada a dvě přednáhrady), omluva vyrovná jednu
5. Dvě rezervované přednáhrady, na jednu dítě nepřišlo a rodič ji včas nezrušil	740 Kč (nezrušená rezervace propadá)
6. Totéž, ale druhou rodič zrušil před uzávěrkou	370 Kč
7. Dvě přednáhrady a dvě neomluvené absence	740 Kč. Neomluvená absence nic nevyrovná
8. Strop náhrad 2, dvě přednáhrady, pět omluv	0 Kč. Dvě omluvy vyrovnají přednáhrady, z dalších tří strop pustí dvě běžné náhrady zdarma
9. Dítě A se omluví, jeho běžnou náhradu odchodí sourozenec B, potom A vezme 2 přednáhrady	A doplatí 740 Kč, B nic. Počítá se podle nároku dítěte, které se omluvilo, ne podle toho, kdo lekci odchodil
10. Dítě má před souhlasem 2 omluvy a 2 odchozené běžné náhrady, potom souhlasí a vezme 2 přednáhrady	740 Kč. Plný počet přednáhrad dostane i dítě s historií
11. Kurz o 14 lekcích za 4 440 Kč (lekce 317,14 Kč), 3 přednáhrady, žádná omluva	951,42 Kč, na agendě se zaokrouhlením 951 Kč
12. Souhlas bez přednáhrady. Omluva dala běžnou náhradu, dítě ji odchodilo, ale na omluvenou lekci nakonec přišlo a instruktor odškrtl přítomnost (omluva zmizela, odchozená náhrada zůstala)	0 Kč, protože dítě přednáhradu nevzalo. Kdyby vzalo 2 přednáhrady, doplatilo by 3 lekce, tedy 1 110 Kč

Na kartě dítěte ukazuje příklad 2: omluvená lekce je vyrovnáno přednáhradou, Přednáhrady mají využito 2 z 2 a Doplatek je 1 lekce · 370 Kč. Rozpad Odchozeno celkem s přednáhradami čte „4 na svých lekcích, 0 náhradou, 2 přednáhradou“. Dítě tak může mít odchozeno víc lekcí, než má kurz (například „14 lekcí, kurz má 12“).

Omluvy zapsané zpětně

Omluva, kterou škola zapíše do docházky zpětně, se počítá i na lekci před zápisem do ProPlavu nebo před přeřazením do kurzu. Škola dítě, které chodí od 1. září, zapíše do ProPlavu až v říjnu. Rodič souhlasí, dítě vezme 2 přednáhrady a recepce potom zpětně omluví lekci ze září: doplatek je 370 Kč. Stejně to platí po přeřazení: omluva nové skupiny zapsaná po přesunu se počítá, i když lekce proběhla před ním.

Pozor: Zpětná omluva zapsaná ještě před souhlasem rodiče dá běžnou náhradu zdarma. Portál pak přednáhrady nenabídne, dokud dítě náhradu nevyčerpá.

Nepočítají se naopak omluvy dřívějšího zápisu téhož dítěte, které se do kurzu po odchodu vrátilo: jeho omluvy z prvního zápisu už nic nevyrovnají. Dítě, které po odchodu bez přednáhrady znovu zapíšete, souhlasí znovu, vezme 2 přednáhrady a doplatí 740 Kč.

Přehled v kurzu: záložka Přednáhrady

V menu kurzu je záložka Přednáhrady. Vidí ji jen kurz, který má přednáhrady nebo už nějaké dítě přednáhrady využilo či vyúčtovalo. V tabulce je pro každé dítě, které s přednáhradami souhlasilo, Odchozeno celkem, Přednáhrady (využito X z N), Omluveno, K doplatku (počet lekcí a částka) a Faktura. Nad tabulkou je souhrn K doplatku: počet dětí, celkem částka. Děti, které kurz opustily nebo byly přeřazeny, mají řádek se slovy odchod nebo přeřazení a datem, jejich čísla jsou zmrazená.

U běžícího kurzu jsou čísla průběžná: ukazují, kolik by dítě doplatilo, kdyby už kurz skončil. Částky a sloupec Faktura vidí jen uživatel s oprávněním Zobrazení faktur. Bez něj tabulka ukazuje jen počty lekcí.

Vyúčtování po kurzu, při odchodu a přeřazení

Po kurzu. Každé ráno kolem 6:15 ProPlav vyúčtuje kurzy, jejichž poslední lekce už skončila, tedy ráno po poslední lekci. Zmeškaný den se dožene. Vyúčtuje se každé dítě, které s přednáhradami souhlasilo:

• doplatek je kladný: vznikne vyúčtování a ProPlav požádá o fakturu,

• doplatek vychází 0 Kč: vznikne jen záznam, že je kurz vyrovnaný, faktura se nevystavuje. Rodiči portál napíše Vyrovnáno, nic nedoplácíte.,

• dítě souhlasilo, ale přednáhradu nevzalo, se vyúčtuje na 0 Kč.

Dokud faktura existuje, doplatek se nepočítá znovu: zůstává číslo z faktury. Portál, karta dítěte i záložka kurzu ukazují částku z faktury.

Cena lekce se bere v době vyúčtování. Smažete-li lekci kurzu, cena lekce vzroste (4 440 / 11 = 403,64 Kč), přidáte-li lekci, klesne. Text souhlasu proto říká „nyní“.

Odchod a přeřazení popisuje samostatná kapitola níže.

Faktura doplatku

ProPlav vystaví v iDokladu zálohovou fakturu s jednou položkou Doplatek za přednáhrady – název kurzu (počet lekcí × cena lekce, DPH jako u faktury kurzu) a odešle ji rodiči e-mailem s předmětem Doplatek za přednáhrady – název kurzu. Text e-mailu říká, kolik lekcí navíc dítě v kurzu odchodilo a že je nevyrovnaly omluvené absence, uvádí částku doplatku a upozorňuje, že jde zaplatit i QR kódem v klientském portálu. Má-li agenda iDokladu zaokrouhlení, doklad ho nese jako položku Zaokrouhlení.

V portálu je doplatek v sekci Faktury se štítkem Doplatek za přednáhrady, QR kódem a stavem platby. Blok Přednáhrady na stránce kurzu říká Doplatek 740 Kč, faktura je v sekci Faktury.

Doplatek se chová jako každá jiná zálohová faktura: platí pro něj synchronizace plateb z iDokladu, upomínky po splatnosti i seznamy nezaplacených faktur. Do řady pro věrnostní slevu se nezapočítává a sleva se na něj neuplatní. V administraci ho najdete v Kurzy → Klientské účty → detail rodiče → záložka Faktury se štítkem Doplatek za přednáhrady.

Opravy

U kurzu, který skončil, vidíte v záložce Přednáhrady faktury, jejich stavy a všechny situace, které je potřeba opravit:

Štítek „nesedí s fakturou“

Žlutý štítek nesedí s fakturou, nyní 1 lekce · 370 Kč u čísla faktury znamená, že se po vyúčtování změnila živá čísla: recepce doplnila zapomenutou omluvu, škola přidala nebo smazala lekci, nebo rodič po konci kurzu zrušil běžnou náhradu zarezervovanou ve lhůtě po kurzu. Faktura se sama nepřepočítá. Štítek ukazuje, na kolik by doplatek vyšel dnes.

Příklad: omluva z 10. září, běžná náhrada zarezervovaná na 20. ledna (kurz končí 15. ledna), potom souhlas a 2 přednáhrady. Vyúčtování 16. ledna dá fakturu 740 Kč. Rodič 18. ledna náhradu zruší, omluva teď vyrovnává přednáhradu a živý doplatek je 370 Kč.

Nezaplacenou fakturu opravíte takto:

1. Smažte ji v Kurzy → Klientské účty → detail rodiče → záložka Faktury červeným tlačítkem s košem (potvrzení Smazat fakturu?). Nezaplacená zálohová faktura se smaže i v iDokladu.

2. V záložce Přednáhrady u dítěte ukáže sloupec Faktura text bez faktury a modré tlačítko Vystavit doplatek.

3. Klikněte na Vystavit doplatek. ProPlav doplatek přepočítá podle dnešního stavu, ukáže oznámení Doplatek 370 Kč bude vystaven. a novou fakturu vystaví. Vyjde-li 0 Kč, ukáže hlášku Doplatek vychází 0 Kč, faktura se nevystaví. a vyúčtování zůstane jako vyrovnané.

Pozor: Smazání faktury je nevratné. Zaplacený doplatek nemažte: zaplacená zálohová faktura se v iDokladu nesmaže a nová by rodiče vyfakturovala podruhé. Zaplacený doplatek se opravuje dobropisem přímo v iDokladu.

Doplatek, který se nevystavil

Bez faktury zůstane doplatek, když škola nemá napojenou agendu iDokladu, má neplatný token nebo vystavení selhalo i při opakovaných pokusech (ProPlav to zkusí třikrát). Portál rodiči píše Vyúčtování přednáhrad připravuje škola. a záložka kurzu ukazuje bez faktury. Dál už ProPlav doplatek sám znovu nezkouší a nevystaví ho ani po napojení iDokladu. Stejně tak sám neobnoví fakturu, kterou škola smazala. Vystavíte ho tlačítkem Vystavit doplatek.

Tlačítko se zobrazí, jen když:

• máte oprávnění Správa faktur,

• má škola v ProPlavu napojený iDoklad,

• u vyúčtování není faktura ani čekající pokus o její vystavení (ten nechte doběhnout).

Bez toho vidíte jen text bez faktury.

Odchod a přeřazení

Odebrání dítěte z kurzu (ikona koše u kurzu na kartě dítěte) a změnu kurzu (ikona tužky) ProPlav u dítěte, které s přednáhradami souhlasilo, vyúčtuje hned. Potvrzení i formulář jsou stejné jako u dětí bez přednáhrad. Po úspěšném odebrání nebo změně přibude k oznámení věta Doplatek 370 Kč., pokud doplatek vznikl a vy máte oprávnění Zobrazení faktur.

Pozor: Odchod ani přeřazení dítěte, které přednáhradu nevzalo, nic nevyúčtuje. Nemá-li dítě před odchodem zarezervovanou žádnou přednáhradu na lekci, která už začala, vyúčtování nevznikne a odebrání nebo přeřazení proběhne jako obvykle. Po novém zápisu dostane dítě nabídku znovu.

Odebrání z kurzu

• Zruší se budoucí rezervace obou nároků dítěte, přednáhrad i běžných náhrad, včetně těch, které si zarezervoval sourozenec na sdíleném nároku. Uvolněná místa nabídne ProPlav čekatelům na hlídání.

• Vyúčtují se lekce, které začaly před odchodem. Omluvy lekcí, které ještě nezačaly, se nepočítají. Dítě po 6. lekci s 2 odchozenými přednáhradami a omluvami 7. a 8. lekce doplatí 740 Kč.

• Příklad: kurz se 3 přednáhradami, dítě odchází po 6. lekci. Dvě přednáhrady už proběhly, jedna byla rezervovaná na budoucí lekci a dítě mělo jednu omluvu. Budoucí rezervace se zruší dřív, než se vyúčtuje, takže doplatek je 2 − 1 = 1 lekce, tedy 370 Kč.

• Smažou se nároky i proběhlé rezervace dítěte na cizích lekcích. Čísla zůstanou jen ve vyúčtování (řádek odchod v záložce kurzu), z nich se vystaví doplatek stejně jako po kurzu.

Pozor: Odchod je nevratný. Proběhlé přednáhrady dítěte po něm v aplikaci nezůstanou, jejich počty uchovává jen vyúčtování. To je zmrazené: Vystavit doplatek vystaví fakturu se stejnými čísly, nepřepočítá ji. Chybu po odchodu opravíte ručně v iDokladu.

Dítě, které už má kurz vyúčtovaný po jeho skončení, jde odebrat a vyúčtování zůstane beze změny. Má-li ale zarezervované budoucí náhrady ve lhůtě po kurzu, odebrání se odmítne: Dítě má po vyúčtování kurzu zarezervované náhrady (poslední …). Odebrat ho půjde, až proběhnou. Vyúčtování tyto náhrady už započítalo a jejich zrušení by fakturu rozešlo s nároky, které po smazání zápisu nejde přepočítat.

Změna kurzu (přeřazení)

• Starý kurz se vyúčtuje jako při odchodu (řádek přeřazení, k okamžiku přeřazení). Budoucí rezervace přednáhrad se zruší a přednáhrada zaniká. Doplatek se vystaví jako po kurzu.

• Zrušená přednáhrada vrátí omluvě, kterou vyrovnávala, běžnou náhradu zdarma. Ta jde se zápisem do nového kurzu (třeba když mělo dítě ve starém kurzu 2 omluvy, 1 proběhlou a 1 budoucí přednáhradu: doplatek je 0 Kč, omluva vrátí náhradu a dítě ji v novém kurzu odchodí zdarma).

• Volné náhrady přejdou se zápisem a nový kurz je nepočítá znovu. Omluvy, které ve starém kurzu nic nevyrovnaly a za které má dítě volnou nebo rezervovanou náhradu, se v novém kurzu započítají jako omluvené lekce.

• Příklad s přenosem: 3 omluvy a 2 přednáhrady ve starém kurzu (vyúčtování 0 Kč, zbývá 1 volná lekce): v novém kurzu dítě volnou lekci odchodí, potom souhlas, 2 přednáhrady a 1 omluva. Doplatek nového kurzu je 370 Kč. Za celé období 5 lekcí navíc − 4 omluvy = 1 lekce.

• Příklad bez souhlasu ve starém kurzu: 2 omluvy, 2 volné náhrady přejdou: v novém kurzu dítě obě odchodí, potom souhlas, 2 přednáhrady a 1 omluva. Doplatek je 370 Kč. Bez přenosu by vyšlo 1 110 Kč.

• V novém kurzu je u dítěte využito 0 přednáhrad a rodič znovu souhlasí. Nový kurz počítá jen lekce od přesunu.

• Zápis s nárokem na náhradu bez faktury přesunout nejde: Zápis nelze smazat, dítě má v kurzu nárok na náhradovou lekci. Do jiného kurzu ho jde přesunout, jen když má fakturu.

• Dítě, které má kurz už vyúčtovaný po konci kurzu, přeřadit nejde: Kurz je dítěti už vyúčtovaný (…). Přeřadit ho nejde, odeberte ho a zapište do nového kurzu.

Jednou za dítě a kurz

Přednáhrady dostane dítě v kurzu jen jednou. Má-li v kurzu vyúčtování (po konci kurzu, odchodu nebo přeřazení), znovu mu je nenabídnete. Kurz, který skončil bez souhlasu, nemá blok ani řádek v tabulce.

Odchod dítěte, které přednáhradu nevzalo, nic nevyúčtuje, takže po návratu mu portál nabídku zase ukáže.

Obchodní podmínky školy

Doplňte do obchodních podmínek školy, že lekce navíc (přednáhrady i náhrady), které nevyrovnají omluvy, se doplácí.

Souhlas rodiče v portálu je výslovný, ale podmínky školy by měly doplatek popisovat také.