Sloučení dvou klientských účtů jedné rodiny
Přehled
Jedna rodina má mít v systému jeden klientský účet — pod ním všechny své děti, kontakty, adresy i přístup do klientského portálu. V praxi se ale stane, že se rodina rozdělí na dva účty: maminka přihlásí první dítě, o rok později tatínek přihlásí druhé a použije jinou e-mailovou adresu. Vzniknou dva účty, každý s jedním dítětem — a vy pak posíláte dvě faktury místo jedné a rodič vidí v portálu jen půlku své rodiny.
Obrazovka Sloučení klientských účtů takové dvojice sama vyhledá a nabídne vám je spojit do jednoho účtu.
Předpoklady: Zapnutý modul Kurzy a oprávnění Správa kurzů. Bez nich se odkaz v administraci nezobrazí.
Kde to najdete
-
V horním menu klikněte na Kurzy a dále na Klientské účty.
-
Vpravo nad seznamem klikněte na modré tlačítko se třemi tečkami.
-
V nabídce pod nadpisem Údržba vyberte Sloučení klientských účtů.
Seznam nalezených dvojic
Systém prochází všechny klientské účty a hledá dvojice po dvou cestách:
-
Podle příjmení dítěte — dvě děti se stejným příjmením pod různými účty.
-
Podle e-mailu kontaktu — stejná e-mailová adresa u obou účtů. Na velkých a malých písmenech nezáleží,
Jana@seznam.czajana@seznam.czjsou pro systém jedna adresa.
Pravděpodobnost shody
U každé dvojice systém odhadne, jak jistá shoda to je. Podle toho ji zařadí pod jedno ze tří tlačítek nahoře — po otevření stránky vidíte rovnou Pravděpodobné shody, tedy ty, které se vyplatí projít nejdřív.
| Štítek | Kdy ho dvojice dostane |
|---|---|
| Pravděpodobná (červený) | Oba účty mají stejný e-mail — nebo stejné příjmení dítěte a k tomu shodný telefon, ulici i město. |
| Možná (žlutý) | Stejné příjmení dítěte a shodné dva údaje ze tří (telefon, ulice, město). |
| Nepravděpodobná (šedý) | Stejné příjmení dítěte, ale shoduje se nejvýše jeden další údaj. Typicky dvě různé rodiny Novákových. |
Tlačítko Všechny ukáže dvojice ze všech tří skupin najednou.
Sloupec Signály
Čtyři fajfky ve sloupci Signály říkají, které údaje se u obou účtů shodují: e-mail, telefon, ulice a město (v tomto pořadí). Pomlčka znamená, že se údaj neshoduje, nebo že ho jeden z účtů vůbec nemá vyplněný. Najedete-li na fajfku myší, systém název údaje napoví.
Pozor: Porovnává se vždy primární kontakt a fakturační adresa. Když má rodič správné číslo uvedené jen u druhého kontaktu, telefon se jako shoda nezapočítá.
Jak dvojici sloučit
-
U vybraného řádku klikněte na Detail. Otevře se Náhled sloučení.
-
Porovnejte oba účty vedle sebe — Zdrojový účet (A) vlevo a Cílový účet (B) vpravo. U každého vidíte primární kontakt, další kontakty, adresy, seznam dětí a počet aktivních přihlášení do portálu.
-
Zelené fajfky u telefonu a adresy ukazují, které údaje jsou u obou účtů stejné.
-
Jste-li si jistí, že jde o jednu rodinu, klikněte na červené tlačítko Potvrdit sloučení a v dotazu potvrďte OK.
Systém vás vrátí na seznam a nahoře se ukáže hlášení Účty byly sloučeny. Sloučená dvojice už v seznamu není.
Pozor: Sloučení je nevratné. Zdrojový účet (A) po něm přestane existovat. Než kliknete na Potvrdit sloučení, ujistěte se, že opravdu jde o jednu rodinu — zvlášť u dvojic označených jako Možná nebo Nepravděpodobná. Když si nejste jistí, zavolejte rodiči.
Co se s daty stane
| Údaj | Co se s ním stane |
|---|---|
| Děti z účtu A | Přejdou pod účet B i s celou historií kurzů a docházky. Nic se nemaže. |
| Přihlášení do portálu | Zůstane funkční. Rodič, který je právě přihlášený, se nemusí hlásit znovu. |
| Kontakty z účtu A | Přejdou pod účet B jako další kontakty. Primární kontakt účtu B zůstane primární. |
| Kontakt se stejným e-mailem | Nepřenáší se — účet B už ho má. Zanikne spolu s účtem A. |
| Adresy z účtu A | Přejdou pod účet B jako další adresy. Fakturační adresa účtu B zůstane fakturační. |
| Poznámky, úkoly a soubory | Přejdou pod účet B. |
| Účet A | Bude smazán. |
Časté situace
V seznamu není nic
Hlášení Žádní kandidáti na sloučení znamená, že systém pod vybraným štítkem žádnou dvojici nenašel. Zkuste tlačítko Všechny — dvojice může být zařazená jako Možná nebo Nepravděpodobná.
Rodinu vidím, ale systém ji nenabízí
Systém porovnává příjmení znak po znaku. Rodinu, která je jednou zapsaná jako Hanská a podruhé jako Hanske, tak sám nenajde. Když o takové dvojici víte, opravte příjmení u jednoho z dětí tak, aby se obě shodovala — dvojice se pak v seznamu objeví. Druhá cesta je sjednotit e-mail: jakmile mají oba účty stejnou adresu kontaktu, dvojice se ukáže rovnou jako Pravděpodobná.
Jsou to dvě různé rodiny
Nic nedělejte. Dvojici prostě nechte být — systém ji nabízí jen jako tip, sám nic neslučuje. Při dalším otevření stránky se ukáže znovu; přepněte se na štítek Pravděpodobná, kde takové dvojice většinou nejsou.
A co dál
Po sloučení si otevřete kartu některého z převedených dětí a zkontrolujte, že sedí kontakt i adresa — postup najdete v Karta dítěte v kurzu. Chybí-li na sloučeném účtu nějaký údaj, doplníte ho podle Správa kontaktů a adres u záznamů. Rodiči, který se do portálu ještě nedostal, pošlete přihlašovací odkaz podle Jak poslat rodiči odkaz do portálu.