Zavedení smluvních škol

Přehled

Smluvní školy (základní i mateřské) jsou organizace, se kterými plavecká škola spolupracuje na výuce plavání. Každá škola se vede jako samostatný záznam se základními údaji, kontaktní osobou, fakturačními údaji a volitelnou e-mailovou šablonou. Po zavedení školy k ní lze přiřazovat skupiny dětí, sledovat docházku a vystavovat faktury.

Předpoklady

Přihlášení s oprávněním Správa škol.
Existující školní rok v nastavení (potřebný pro přiřazování skupin).
Volitelně: vytvořené ceníky a e-mailové šablony, chcete-li přepsat výchozí nastavení.

1. Otevření přehledu škol

Přejděte v hlavním menu na Školy. Zobrazí se tabulka všech aktivních škol s názvy, počty lekcí, délkou lekce, počty skupin a dětí.

prehled_skol

2. Vytvoření nové školy

Klikněte na zelené tlačítko Nová škola v pravém horním rohu přehledu.

2a. Volitelné: předvyplnění z ARES

Pokud znáte IČ školy, použijte odkaz Získat údaje z ARES pod polem IČ. Otevře se vyskakovací okno — zadejte IČ a klikněte na Získat údaje z ARES. Systém automaticky vyplní název školy, IČ, DIČ a adresu.

Pozor: Funkce ARES je dostupná pouze při vytváření nové školy, nikoli při editaci.

3. Vyplnění formuláře

Formulář je rozdělen do pěti sekcí.

Základní údaje

Pole	Popis
Název školy	Celý oficiální název instituce. Povinné.
Typ školy	Vyberte jednu z možností: Základní škola, Mateřská škola, nebo Mateřská škola – samoplátci.
Počet lekcí	Celkový počet lekcí sjednaných se školou (celé číslo, minimálně 1).
Délka lekce	Délka jedné lekce v minutách (celé číslo).
iDoklad účet	(Zobrazí se jen při více iDoklad agendách.) Vyberte konkrétní iDoklad účet, chcete-li přepsat výchozí nastavení. Jinak ponechte prázdné.
Položka ceníku	Vyberte konkrétní položku, chcete-li přepsat výchozí cenové nastavení. Jinak ponechte prázdné.
Šablona e-mailu pro zápis školních dětí	Vyberte konkrétní šablonu, chcete-li přepsat výchozí nastavení. Jinak ponechte prázdné.

Kontaktní osoba

Pole	Popis
Jméno	Křestní jméno kontaktní osoby na škole.
Příjmení	Příjmení kontaktní osoby.

E-mail a telefon

Pole	Příklad
E-mail	ukazka@gmail.com
Telefon	605 123 123 nebo 605111222

IČ a DIČ

Pole	Příklad
IČ	12345678
DIČ	CZ0123456789

Adresa společnosti

Pole	Popis
Ulice	Ulice a číslo popisné.
Město	Název města.
PSČ	Poštovní směrovací číslo (např. 74731).

4. Uložení školy

Klikněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu formuláře. Po úspěšném uložení se zobrazí detail školy s potvrzením Škola byla úspěšně vytvořena.

detail_skoly

5. Detail školy

Detail školy zobrazuje informace v rozbalovacích sekcích:

Sekce	Obsah
Hlavní informace	Typ školy, počet a délka lekcí, celkový počet dětí a kontaktní osoba. Tato sekce je při otevření detailu rozbalena.
Informace o škole	Stejné statistiky jako Hlavní informace (typ, počet a délka lekcí, celkový počet dětí), ale místo kontaktní osoby zobrazuje počet skupin v aktuálním školním roce.
Kontakt	Jméno, e-mail, telefon, IČ, DIČ.
iDoklad nastavení	Přiřazený iDoklad účet a položka ceníku (zobrazí se jen při aktivním iDoklad napojení).
E-mailová šablona	Předmět šablony pro zasílání seznamu zapsaných dětí.

V horním panelu naleznete navigační záložky:

Detail školy — základní informace (aktuální stránka)
Skupiny a týmy — přiřazené plavecké skupiny
Faktury — vystavené faktury škole
Poznámky, Úkoly, Soubory, E-maily, Historie

6. Úprava školy

Na stránce detailu klikněte na tlačítko Editovat (ikona tužky). Formulář je totožný s formulářem pro vytvoření. Po uložení se zobrazí potvrzení Škola byla úspěšně upravena.

7. Komunikace se školou

Pokud má škola vyplněnou kontaktní osobu s e-mailem nebo telefonem, zobrazí se v detailu školy rozbalovací menu (ikona tří teček). Z něj lze odeslat:

Odeslat nový e-mail — otevře se formulář pro odeslání e-mailu kontaktní osobě.
Odeslat SMS — odešle SMS na telefon kontaktní osoby.

Z přehledu všech škol lze hromadně:

Odeslat e-mail všem školám — hromadný e-mail všem kontaktním osobám.
Rozvrh pro skupiny — odeslat e-maily s odkazy na rozvrh a registraci dětí pro aktuální školní rok.
Odeslat SMS všem školám — hromadná SMS všem kontaktním osobám.

8. Smazání školy

Pozor: Smazáním školy se archivují také všechny přiřazené skupiny, kontakt a adresa. Školu lze obnovit přes menu Smazané školy (dostupné v rozbalovacím menu přehledu).

Na stránce přehledu klikněte na ikonu koše u příslušné školy. Potvrďte smazání. Škola zmizí z aktivního přehledu.

A co dál

Po uložení školy přejděte na záložku Skupiny a týmy a vytvořte Skupiny ve škole, do nichž pak přiřadíte děti a budete evidovat docházku na každé lekci. Pokud hodláte škole odesílat e-maily se seznamem zapsaných dětí, nastavte si předem vlastní E-mailové šablony — škola pak vždy dostane správně naformátovanou zprávu. Pro vystavování faktur přímo ze záložky Faktury na kartě školy ověřte, že máte nakonfigurované Napojení na iDoklad.