Zavedení smluvních škol

Přehled

Smluvní školy (základní i mateřské) jsou organizace, se kterými plavecká škola spolupracuje na výuce plavání. Každá škola se vede jako samostatný záznam se základními údaji, kontaktní osobou, fakturačními údaji a volitelnou e-mailovou šablonou. Po zavedení školy k ní lze přiřazovat skupiny dětí, sledovat docházku a vystavovat faktury.

Předpoklady

Přihlášení s oprávněním Správa škol.
Existující školní rok v nastavení (potřebný pro přiřazování skupin).
Volitelně: vytvořené ceníky a e-mailové šablony, chcete-li přepsat výchozí nastavení.

1. Otevření přehledu škol

Přejděte v hlavním menu na Školy. Zobrazí se tabulka všech aktivních škol.

prehled_skol

Co přehled ukazuje

Nad tabulkou jsou tři čísla, která se počítají z právě zobrazeného výběru — když seznam vyfiltrujete, přepočítají se s ním. Každé je zároveň přepínač: kliknutím se seznam zúží na to, o čem číslo mluví, a filtr, který už běží, zůstane zapnutý. Zapnutý přepínač má modrý rámeček a druhým kliknutím se zase vypne.

počet škol ve vybraném výběru,
školy bez skupiny — škola, která v aktuálním školním roce nemá žádnou skupinu, nemá co rozvrhnout, takže je to nejčastější věc, kterou je potřeba dořešit,
počet dětí ve všech zobrazených školách dohromady.

V řádku školy najdete:

Sloupec	Co znamená
Dětí	počet dětí zapsaných v aktuálním roce, pod ním loni pro srovnání s předchozím rokem
Škola	název jako odkaz na kartu školy, pod ním štítek typu školy, případný štítek bez skupiny a řádek s počtem skupin a nastavením výuky — například „3 skupiny · 10 × 60 min“

Za tímto řádkem jsou malé ikony, každá s počtem a odkazem rovnou na svou záložku. Kreslí se jen tehdy, když je co ukázat:

Ikona	Co znamená
posuvníky	škola má vlastní nastavení místo výchozího účtu — ceník, iDoklad účet nebo šablonu e-mailu; tooltip řekne které
bublina	počet poznámek u školy
fajfka	počet úkolů; tooltip dodá, kolik z nich je nesplněných
listy	počet souborů; interní soubory vidí jen uživatel se správou škol

Typ školy má svoji barvu, aby se daly rozeznat na první pohled: základní škola šedě, mateřská škola modře a mateřská škola – samoplátci tyrkysově. Barevný proužek na levém okraji řádku zeleně označí školu, která skupinu má, a oranžově tu, která ji nemá.

Kliknutím na šipku vlevo se řádek rozbalí a ukáže skupiny školy i s jejich týmy a počty dětí a kontakt na školu. Ve spodní části jsou odkazy do karty školy: vždy karta školy a skupiny a týmy, s oprávněním Zobrazení faktur také faktury, a k tomu poznámky, úkoly, soubory, e-maily (jen administrátor) nebo historie (jen se Správou škol) — ale jen ty, ve kterých něco je. Odkaz na prázdnou záložku se nezobrazuje, takže co v rozbalení vidíte, tam něco najdete.

Seznam se řadí podle počtu dětí a podle názvu školy — stačí kliknout na název sloupce. Písmena V a U vpravo řadí podle data vytvoření a poslední úpravy.

2. Vytvoření nové školy

Klikněte na zelené tlačítko Nová škola v pravém horním rohu přehledu.

2a. Volitelné: předvyplnění z ARES

Pokud znáte IČ školy, použijte odkaz Získat údaje z ARES pod polem IČ. Otevře se vyskakovací okno — zadejte IČ a klikněte na Získat údaje z ARES. Systém automaticky vyplní název školy, IČ, DIČ a adresu.

Pozor: Funkce ARES je dostupná pouze při vytváření nové školy, nikoli při editaci.

3. Vyplnění formuláře

Formulář je rozdělen do pěti sekcí.

Základní údaje

Pole	Popis
Název školy	Celý oficiální název instituce. Povinné.
Typ školy	Vyberte jednu z možností: Základní škola, Mateřská škola, nebo Mateřská škola – samoplátci.
Počet lekcí	Celkový počet lekcí sjednaných se školou (celé číslo, minimálně 1).
Délka lekce	Délka jedné lekce v minutách (celé číslo).
iDoklad účet	(Zobrazí se jen při více iDoklad agendách.) Vyberte konkrétní iDoklad účet, chcete-li přepsat výchozí nastavení. Jinak ponechte prázdné.
Položka ceníku	Vyberte konkrétní položku, chcete-li přepsat výchozí cenové nastavení. Jinak ponechte prázdné.
Šablona e-mailu pro zápis školních dětí	Vyberte konkrétní šablonu, chcete-li přepsat výchozí nastavení. Jinak ponechte prázdné.

Kontaktní osoba

Pole	Popis
Jméno	Křestní jméno kontaktní osoby na škole.
Příjmení	Příjmení kontaktní osoby.

E-mail a telefon

Pole	Příklad
E-mail	ukazka@gmail.com
Telefon	605 123 123 nebo 605111222

IČ a DIČ

Pole	Příklad
IČ	12345678
DIČ	CZ0123456789

Adresa společnosti

Pole	Popis
Ulice	Ulice a číslo popisné.
Město	Název města.
PSČ	Poštovní směrovací číslo (např. 74731).

4. Uložení školy

Klikněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu formuláře. Po úspěšném uložení se zobrazí detail školy s potvrzením Škola byla úspěšně vytvořena.

detail_skoly

5. Detail školy

Detail školy zobrazuje informace v rozbalovacích sekcích:

Sekce	Obsah
Hlavní informace	Typ školy, počet a délka lekcí, celkový počet dětí a kontaktní osoba. Tato sekce je při otevření detailu rozbalena.
Informace o škole	Stejné statistiky jako Hlavní informace (typ, počet a délka lekcí, celkový počet dětí), ale místo kontaktní osoby zobrazuje počet skupin v aktuálním školním roce.
Kontakt	Jméno, e-mail, telefon, IČ, DIČ.
iDoklad nastavení	Přiřazený iDoklad účet a položka ceníku (zobrazí se jen při aktivním iDoklad napojení).
E-mailová šablona	Předmět šablony pro zasílání seznamu zapsaných dětí.

V horním panelu naleznete navigační záložky:

Detail školy — základní informace (aktuální stránka)
Skupiny a týmy — přiřazené plavecké skupiny
Faktury — vystavené faktury škole
Poznámky, Úkoly, Soubory, E-maily (jen administrátor), Historie (jen se Správou škol)

6. Úprava školy

Na stránce detailu klikněte na tlačítko Editovat (ikona tužky). Formulář je totožný s formulářem pro vytvoření. Po uložení se zobrazí potvrzení Škola byla úspěšně upravena.

7. Komunikace se školou

Pokud má škola vyplněnou kontaktní osobu s e-mailem nebo telefonem, zobrazí se v detailu školy rozbalovací menu (ikona tří teček). Z něj lze odeslat:

Odeslat nový e-mail — otevře se formulář pro odeslání e-mailu kontaktní osobě. Vidí ho uživatel s oprávněním E-mailové šablony.
Odeslat novou SMS — otevře se formulář pro odeslání SMS na telefon kontaktní osoby. Vidí ji uživatel s oprávněním Nastavení SMS.

Z přehledu všech škol lze hromadně:

Odeslat e-mail všem školám — hromadný e-mail všem kontaktním osobám (oprávnění E-mailové šablony).
Rozvrh pro skupiny — odeslat e-maily s odkazy na rozvrh a registraci dětí pro aktuální školní rok; odeslání potvrdíte v dialogu tlačítkem Odeslat (oprávnění Správa škol).
Odeslat SMS všem školám — hromadná SMS všem kontaktním osobám (oprávnění Nastavení SMS).

Nabídku ze tří teček vidí jen ten, kdo v ní má co použít.

8. Smazání školy

Pozor: Smazáním školy se archivují také její kontakt, adresa a skupiny, které nepatří žádné jiné nesmazané škole. Skupina, kterou škola sdílí s jinou školou, zůstane i se svými lekcemi a směnami, dokud ji používá aspoň jedna nesmazaná škola; archivuje se až se smazáním poslední z nich. Byla-li smazaná škola u takové skupiny nadřazená, převezme to jiná ze škol skupiny; skupina se pak upravuje z ní a její lekce jdou dál přidat do plánu směn. Lekce a týmy archivovaných skupin se pak instruktorům neukazují na nástěnce ani v ranní připomínce. Jejich směny, které začínají až po smazání, zmizí i z plánu směn i se žádostmi o výměnu na nich; ty, které začaly ještě před ním, v plánu směn zůstanou. Smazané škole už nepřijde e-mail s rozvrhem pro skupiny (škola, se kterou sdílela skupinu, ho dostává dál) a v hromadných zprávách se nenabízí. Na nástěnce se její děti nepočítají do karty Dovednosti napříč školami ani do čísel na nástěnce instruktora, škola se neukáže jako nejrychleji rostoucí ani mezi Školami k fakturaci 2. poloviny. Karta Prodáno · děti škol a graf Prodáno po letech její děti počítají dál, protože jsou historií prodeje, a Faktury po splatnosti dál počítají její neuhrazené faktury. V seznamu Děti školy a v přehledu Studenti podle tříd její děti zůstanou, stejně jako faktury. Školu lze obnovit přes menu Smazané školy (dostupné v rozbalovacím menu přehledu).

Na stránce přehledu klikněte na ikonu koše u příslušné školy. Potvrďte smazání. Škola zmizí z aktivního přehledu.

A co dál

Po uložení školy přejděte na záložku Skupiny a týmy a vytvořte Skupiny ve škole, do nichž pak přiřadíte děti a budete evidovat docházku na každé lekci. Pokud hodláte škole odesílat e-maily se seznamem zapsaných dětí, nastavte si předem vlastní E-mailové šablony — škola pak vždy dostane správně naformátovanou zprávu. Pro vystavování faktur přímo ze záložky Faktury na kartě školy ověřte, že máte nakonfigurované Napojení na iDoklad.