Napojení na iDoklad

O funkci

ProPlav vystavuje rodičům proformy a faktury prostřednictvím účetního nástroje iDoklad. Aby fakturace fungovala automaticky, je nutné propojit váš iDoklad účet s ProPlavem přihlášením přímo přes iDoklad. Toto nastavení provedete jednou; systém si přístup udržuje sám.

Předpoklady

Máte aktivní iDoklad účet s placenou agendou (bezplatné agendy se do nabídky nezobrazí).
Jste přihlášeni jako správce a máte přiděleno oprávnění iDoklad účty.

Propojení iDoklad účtu

Přehled_iDoklad_účtů

V levém menu přejděte do Nastavení → iDoklad účty.
Klikněte na zelené tlačítko Nový iDoklad účet vpravo nahoře.
Budete přesměrováni na přihlašovací stránku iDokladu. Přihlaste se svými iDoklad přihlašovacími údaji a udělte souhlas s propojením.
Po návratu nastane jedna z těchto situací:

Situace	Co se stane
Váš iDoklad účet má přesně jednu placenou agendu	Propojení proběhne automaticky; zobrazí se hlášení „iDoklad účet byl úspěšně propojen.“
Váš iDoklad účet má více placených agend	Systém vás přesměruje na stránku Úprava iDoklad účtu, kde vyberete, kterou agendu chcete propojit.

Výběr agendy (při více agendách)

V rozbalovacím seznamu Název iDoklad účtu vyberte požadovanou agendu.
Klikněte na Uložit.
Zobrazí se hlášení „iDoklad účet byl úspěšně upraven.“

Každou agendu lze propojit pouze jednou. Agendy, které jsou již připojeny, se v seznamu nezobrazí.

Přiřazení agend k typům fakturace

Tato sekce se zobrazí pouze tehdy, máte-li propojeny dvě nebo více agend.

Pokud provozujete základní školu, školky i kurzy a každý typ vykazujete do jiné iDoklad agendy, nastavte přiřazení takto:

V pravém horním rohu stránky iDoklad účty klikněte na tlačítko Nastavení iDoklad účtů.
Vyplňte formulář přiřazení:

Pole	Popis
Základní škola	iDoklad agenda pro faktury základních škol
Školky	iDoklad agenda pro faktury mateřských škol
Školky samoplátci	iDoklad agenda pro faktury dětí, jejichž zákonní zástupci platí sami
Kurzy	iDoklad agenda pro faktury kurzů

První tři pole se zobrazí pouze pokud má váš účet aktivní modul Školy, pole Kurzy pouze s aktivním modulem Kurzy. Pokud máte aktivní jen jeden z modulů, uvidíte v přehledu i ve formuláři pouze odpovídající řádky.

Klikněte na Uložit. Zobrazí se hlášení „Účty byly úspěšně přiřazeny.“

Přiřazení lze kdykoli změnit opětovným kliknutím na Nastavení iDoklad účtů a úpravou formuláře.

Zaokrouhlování dokladů

ProPlav si z iDokladu přečte, jak agenda zaokrouhluje doklady (iDoklad: Nastavení agendy → Výchozí způsob zaokrouhlení). Udělá to hned po propojení nebo výběru agendy a pak každou noc ve 3:30. Zaokrouhluje-li agenda všechny doklady na celé koruny, ukáže Přehled ceny v přihlášce na webu školy stejný řádek Zaokrouhlení a stejné „Celkem“ jako faktura. U volby „Podle způsobu úhrady“ se ProPlav zeptá i na způsob úhrady „Převodem“, kterým fakturuje, a zaokrouhluje jen v případě, že má iDoklad u tohoto způsobu úhrady zapnuté zaokrouhlování. Změníte-li zaokrouhlení v iDokladu, ProPlav to zjistí nejpozději další noc. Podrobnosti jsou v článku Vystavení faktur v iDokladu.

Opakované připojení při vypršeném přístupu

Přístup k iDokladu může vypršet nebo být zrušen na straně iDokladu. V takovém případě se v horní části stránky zobrazí varování:

Některé iDoklad účty vyžadují opětovné připojení.

Postup opravy:

V tabulce iDoklad účtů najděte řádek s ikonou varování před názvem.
Klikněte na zelené tlačítko Nový iDoklad účet a přihlaste se znovu do stejné agendy, jejíž přístup vypršel.
Propojení se automaticky obnoví na stávajícím účtu — nejde o založení nového účtu, jen o nové přihlašovací údaje pro ten stávající. Školy, kurzy a výchozí agendy, které mají tento účet nastavený, zůstávají beze změny.

Účet v této situaci nemažte — smazání není potřeba a u účtu, který je používán (viz níže), ho ProPlav ani nedovolí.

Vypršelé předplatné agendy

Když v agendě vyprší předplatné iDokladu, iDoklad ji odmítá, i když je propojení s ProPlavem v pořádku. Do takové agendy nejde vystavit fakturu ani z ní načíst platby. ProPlav to pozná při nejbližší komunikaci s iDokladem (například při noční kontrole ve 4:45 nebo při vystavení faktury) a:

na nástěnce zobrazí červený baner Vypršelo předplatné iDokladu! s názvem agendy a v kartě Fakturace u iDokladu napíše Předplatné vypršelo,
na stránce iDoklad účty u agendy ve sloupci Chyby (na telefonu pod jejím názvem) napíše „Předplatné vypršelo · zjištěno <datum a čas>“.

Postup opravy:

Přihlaste se do iDokladu a obnovte předplatné agendy.
V ProPlavu nic znovu nepřipojujte — propojení zůstává platné.
Upozornění zmizí samo, jakmile iDoklad agendu znovu přijme, zpravidla po noční kontrole ve 4:45. Chcete-li to ověřit hned, klikněte na stránce iDoklad účty u agendy na ↻ (viz platby v reálném čase).

Pokud agendu už nepoužíváte (například skončila zkušební verze iDokladu), přesměrujte z ní fakturaci a účet smažte podle další části.

Smazání iDoklad účtu

Účet, který je právě používán — má na sebe navázanou alespoň jednu školu, jeden kurz, nebo je (pokud máte propojených víc účtů) nastaven jako výchozí agenda v přiřazení agend k typům fakturace — smazat nejde, aby faktury nezačaly automaticky mířit do jiné agendy, než zákazník očekává. Ikona koše je u něj šedá a po najetí myší (na telefonu po klepnutí) řekne, proč účet smazat nejde. Když máte připojený i jiný účet, připomene, že nejdřív je potřeba tam vybrat jinou agendu. Šipka na začátku řádku rozbalí, u kterých kurzů a škol je účet nastavený (s odkazy na ně, u kurzu i se školním rokem) a pro které typy fakturace je výchozí agendou (jen typy modulů, které má účet zapnuté), s odkazem na Nastavení iDoklad účtů. U dlouhého seznamu se ukáže prvních pět a počet zbývajících.

Pokud potřebujete účet přestat používat:

U vypršeného přístupu postupujte podle sekce výše — přihlášení obnovíte bez mazání.
Pokud chcete agendu skutečně přestat používat, nejprve u jednotlivých škol a kurzů a v přiřazení agend k typům fakturace přesměrujte fakturaci na jiný účet, a teprve poté účet smažte.

Jsou-li u účtu zapnuté platby v reálném čase, ProPlav je při smazání zkusí vypnout. Nepodaří-li se to, například když iDoklad zrovna neodpovídá, účet se smaže stejně.

Přehled stavů iDoklad účtu

Stav	Zobrazení v tabulce	Doporučená akce
Aktivní	Název agendy jako odkaz	Žádná akce
Vypršený přístup	Ikona varování před názvem, ve sloupci Chyby „Připojení selhalo · …“	Znovu se přihlásit přes „Nový iDoklad účet“ (viz výše)
Vypršelé předplatné	Ve sloupci Chyby „Předplatné vypršelo · zjištěno …“	Obnovit předplatné v iDokladu (viz výše)
Bez vybrané agendy	„Zatím nevyplněno“	Kliknout na ikonu tužky a vybrat agendu

Platby v reálném čase

Stav úhrady faktur si ProPlav přebírá z iDokladu. Bez plateb v reálném čase se to děje jen při noční synchronizaci, takže změna se může projevit až následující den. U agendy, u které jsou platby v reálném čase zapnuté, iDoklad sám ProPlav upozorní, jakmile k faktuře zaeviduje platbu, a stav faktury se změní zpravidla během několika minut. Noční synchronizace přitom zůstává jako záloha a případné zmeškané změny dohoní. U takové agendy se také hned po zaplacení proformy vystaví daňový doklad (jinak až v noci).

Na stránce iDoklad účty je u každé agendy pod jejím názvem štítek Platby v reálném čase: s jedním z těchto stavů:

Stav	Co znamená	Doporučená akce
aktivní (zelený)	U agendy jsou platby v reálném čase zapnuté a stav faktur se mění průběžně. Po najetí myší se zobrazí, kdy ProPlav zapnutí naposledy ověřil.	Žádná akce
neaktivní (šedý)	Platby v reálném čase u agendy zatím nejsou zapnuté, například protože byla propojena dřív, než se funkce zapnula, nebo vypršel přístup k iDokladu. Stav plateb se načítá jen v noci.	Při platném přístupu klikněte na ↻. Při vypršeném přístupu se znovu připojte podle části Opakované připojení při vypršeném přístupu, ProPlav pak platby v reálném čase zapne sám. Zůstane-li stav neaktivní, klikněte na ↻.
chyba (čas) (červený)	Poslední zapnutí nebo ověření se nepodařilo. V závorce je čas pokusu, text chyby z iDokladu najdete ve sloupci Chyby (na telefonu pod názvem agendy) i po najetí myší na štítek. Platby v reálném čase nemusí fungovat, stav faktur se ale v noci aktualizuje i tak.	Zkontrolujte, že iDoklad funguje a přístup k němu je v pořádku, a klikněte na ↻. Jinak to ProPlav zkusí znovu při denní kontrole ve 4:45.

Tlačítko ↻ (Znovu ověřit platby v reálném čase) je vpravo v řádku agendy. Po kliknutí ProPlav hned zjistí u iDokladu, zda jsou u agendy platby v reálném čase zapnuté, a případně je zapne. Zobrazí se hlášení, že jsou platby v reálném čase aktivní, nebo z jakého důvodu se je zapnout nepodařilo, a štítek se podle výsledku přepne. Použijte ho u stavu neaktivní nebo chyba. U agendy ve stavu aktivní ho nepotřebujete. Tlačítko se zobrazuje jen u agendy s platným přístupem, u účtu, který vyžaduje opětovné připojení, chybí.

Každý den ve 4:45 ProPlav u agend, u kterých už ověření proběhlo, zkontroluje, zda jsou platby v reálném čase zapnuté, a případně je znovu zapne, takže se vypnuté platby nebo dočasná chyba většinou opraví samy.

Štítek ani tlačítko uvidíte jen tam, kde je funkce dostupná, a ne v ukázkovém účtu ani u účtu bez vybrané agendy. Pokud je na stránce nevidíte, platby v reálném čase u vás zatím nejsou k dispozici a stav faktur se načítá při noční synchronizaci, tedy nejpozději následující den.

A co dál

Po úspěšném propojení je dalším krokem nastavení položek ceníku, které ProPlav odesílá jako řádky faktury — vše potřebné najdete v článku Ceníky — správa položek a výchozích přiřazení. Jakmile máte ceník připravený, můžete začít vystavovat faktury přímo z ProPlavu; celý proces přehledně popisuje Faktury – přehled a vystavení. Pokud potřebujete upravit obecné nastavení účtu nebo zkontrolovat ostatní možnosti konfigurace, přejděte do Nastavení účtu.