Čekací listina do kurzu

Čekací listina do kurzu

Když je kurz obsazen do posledního místa, mohou se rodiče přihlásit na čekací listinu. Jakmile se místo uvolní nebo kurz rozšíříte, přijde řada na vás: žádost schválíte a dítě systém automaticky zapíše do kurzu, nebo žádost zamítnete a rodič dostane e-mail s vysvětlením.

Předpoklady

• Máte přístup do administrace s oprávněním Správa kurzů.

• Kurzy musí mít aktivovaný modul Kurzy v nastavení vaší organizace.

• Kurz musí být označen jako plný (obsazená kapacita), aby se rodičům zobrazil formulář čekací listiny.

Přehled žádostí

V hlavním menu v sekci Kurzy klikněte na položku Čekací listiny.

čekací listiny

Zobrazí se tabulka všech žádostí s těmito sloupci:

Sloupec	Co zobrazuje
Dítě	Jméno a datum narození dítěte
Kurz	Název kurzu, kategorie a obsazenost (Plný / Volno)
Kontakt	Jméno, e-mail a telefon rodiče
Stav	Čeká na schválení / Schválena / Zamítnuta
Datum	Datum podání žádosti

Žádosti jsou seřazeny od nejnovějších, takže na vrcholu jsou nejnověji přijaté žádosti.

Stavy žádosti

Stav	Popis
Čeká na schválení	Rodič podal žádost, ještě nebyla zpracována
Schválena	Dítě bylo zapsáno do kurzu
Zamítnuta	Žádost byla zamítnuta, rodič dostal e-mail

Filtrování žádostí

Klikněte na Filtrování čekací listiny a zadejte libovolnou kombinaci kritérií:

• Jméno dítěte — hledá podle jména i příjmení

• Jméno, telefon anebo email rodiče — prohledá kontaktní údaje rodiče

• Kurz — vyberte konkrétní kurz ze seznamu

Filtr se uplatní okamžitě po změně pole.

Schválení žádosti a zápis do kurzu

1. V řádku žádosti se stavem Čeká na schválení klikněte na zelené tlačítko se zaškrtnutím (ikona fajfky).

2. Otevře se okno Schválit žádost a zapsat do kurzu.

3. Systém předvyplní Původně požadovaný kurz. Pokud chcete dítě zapsat do jiného kurzu (např. alternativního termínu), vyberte nový kurz z výběru kategorií a kurzů.

4. Klikněte na zelené tlačítko Schválit a zapsat.

Po schválení systém automaticky:

• vytvoří záznam dítěte (nebo ho dohledá, pokud již existuje),

• propojí dítě s klientským účtem rodiče,

• zapíše dítě do vybraného kurzu,

• nastaví stav žádosti na Schválena.

Pozor: Schválení nelze vzít zpět. Pokud je zápis chybný, musíte dítě z kurzu odepsat ručně v detailu kurzu.

Zamítnutí žádosti

1. V řádku žádosti se stavem Čeká na schválení klikněte na červené tlačítko s křížkem.

2. Otevře se okno Zamítnout žádost s informacemi o dítěti a kurzu.

3. Do pole Důvod zamítnutí (volitelné) napište vysvětlení pro rodiče. Pole není povinné — pokud ho nevyplníte, rodič dostane obecný e-mail bez důvodu.

4. Klikněte na červené tlačítko Zamítnout žádost.

Rodič ihned dostane e-mail s předmětem „Čekací listina – zamítnutí žádosti“ včetně vámi zadaného důvodu.

Pozor: Zamítnutí nelze vzít zpět. Pokud chcete dítě přesto zapsat, musíte ho zaregistrovat znovu přes standardní formulář.

Interní poznámka

Interní poznámky slouží pro vaši komunikaci v týmu — rodič je nikdy nevidí.

1. Klikněte na ikonu bublinky (Interní poznámka) v řádku žádosti.

2. Otevře se okno Interní poznámka.

3. Vyplňte pole Poznámka (mluvili jsme s klientem, čekáme na…).

4. Klikněte na modré tlačítko Uložit poznámku.

Poznámka se zobrazí jako modrý řádek přímo pod zápisem v tabulce, viditelná pouze administrátorům.

Co dál

Po schválení žádosti přejděte na Kartu dítěte v kurzu a ověřte, že byl správně nastaven fakturační plán i docházkový přehled nového žáka. Celkový stav zápisů a obsazenost kurzů v reálném čase sledujete v Registračním dashboardu. Pokud se rozhodnete pro jiný termín nebo potřebujete dítě přesunout do vhodnějšího kurzu, využijte funkci Změna kurzu dítěte.