Faktury – přehled a vystavení

O fakturách v ProPlavu

ProPlav umožňuje vystavovat zálohové proforma faktury přímo ze systému a odesílat je do účetního nástroje iDoklad. Faktury lze vystavit pro tři typy subjektů: školu (firemního zákazníka), dítě přihlášené na kurz nebo dítě přihlášené do plavecké školy. Přehled a správa faktur se zobrazují v záložce příslušného subjektu.

Pozor: Vymazání faktury ji odstraní i z iDokladu, pokud ještě není uhrazena. Tuto akci nelze vzít zpět.

Předpoklady

V nastavení musí být připojen alespoň jeden účet iDokladu (iDoklad účty).
Pro faktury školy musí mít škola vyplněno IČ v kontaktních údajích.
Oprávnění Zobrazení faktur — bez něj se záložka Faktury vůbec nezobrazí. Pro vystavování a mazání faktur je potřeba navíc oprávnění Správa faktur.

Přehled faktur školy

Faktury školy se zobrazují na stránce dané školy v záložce Faktury.

Přejděte do sekce Školy a otevřete konkrétní školu.
V horním menu školy klikněte na záložku Faktury.
Faktury jsou seřazeny sestupně podle data; aktuální rok je rozbalený, starší roky jsou sbalené v akordeonovém panelu.

Přehled_faktur_školy

Poznámka: Barevný odznak stavu (šedá / žlutá / zelená / červená) se u karty faktury zobrazí až po odeslání do iDokladu. Nová faktura, která dosud nebyla odeslána, zobrazuje datum vytvoření, tabulku položek a modré tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad – odznak stavu se přidá až po úspěšném odeslání.

Každá faktura zobrazuje:

Sloupec / prvek	Popis
Faktura č. …	Pořadové číslo nebo číslo z iDokladu po vygenerování
Datum (odznak vpravo)	Datum vytvoření faktury
Barevný odznak stavu	Šedá = nezaplaceno, žlutá = částečně zaplaceno, zelená = zaplaceno, červená = přeplaceno
Zobrazit proforma fakturu v PDF	Odkaz na PDF proforma faktury v iDokladu (po vygenerování)
Číslo vydané faktury (zelený odznak)	Zobrazí se až po vydání ostré faktury v iDokladu
Položky faktury	Tabulka s názvem, cenou, množstvím, DPH a celkem za každý řádek

Když se změní stav platby nebo se vydá ostrá faktura, otevřená stránka se sama obnoví a nemusíte ji načítat znovu. Podrobnosti jsou v části Přehled stavů faktur níže.

Vytvoření nové faktury (škola)

Novou fakturu pro školu lze vytvořit ručně – položky specifikujete sami.

Předpoklady: Škola musí mít vyplněno IČ. Tlačítko Nová faktura se zobrazí pouze při splnění obou podmínek (iDoklad připojen + IČ školy vyplněno).

Na přehledu faktur školy klikněte na zelené tlačítko Nová faktura (vpravo nahoře).
Zkontrolujte automaticky předvyplněné Fakturační údaje – kontaktní osobu, e-mail, telefon, adresu společnosti, IČ a DIČ. Tyto údaje jsou převzaty z profilu školy a nelze je zde měnit.
V sekci Položky faktury upravte předvyplněnou první položku nebo ji smažte červeným tlačítkem koše.
Kliknutím na Přidat položku (zelené tlačítko vpravo od nadpisu sekce) přidejte další řádky.
Pro každou položku vyplňte pole podle tabulky níže.
Klikněte na tlačítko Uložit.

Formulář_pro_vytvoření_nové_faktury

Pole položky faktury

Pole	Povinné	Popis
Název položky	Ano	Název služby nebo zboží
Cena za jednotku	Ano	Čistá cena za jednu jednotku v Kč
Množství	Ano	Počet jednotek (lze zadávat desetinná čísla)
Jednotka	Ne	Textový popis jednotky (např. „hod“, „ks”)
DPH(%)	Ano	Sazba DPH: 0 %, 12 % nebo 21 %

Po potvrzení je faktura zařazena do systému se stavem nezaplaceno. Zatím není odeslána do iDokladu – to se provede dalším krokem.

Vygenerování zálohové faktury v iDokladu (škola)

Po vytvoření faktury v ProPlavu je potřeba ji odeslat do iDokladu, aby se vystavila proforma faktura.

Na přehledu faktur školy najděte požadovanou fakturu.
Klikněte na tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad (modré tlačítko s ikonou dokladu) a v dialogu „Vystavit zálohovou fakturu v iDokladu?“ potvrďte tlačítkem Vystavit. Faktura se v iDokladu vystaví hned a dostane číslo z dokladové řady.
Systém fakturu odešle do iDokladu. Po úspěšném odeslání se tlačítko nahradí barevným odznakem s číslem faktury z iDokladu a odkazem Zobrazit proforma fakturu v PDF.

Pozor: Pokud generování selže (nesprávné přihlášení do iDokladu, chybějící nastavení), zobrazí se chybové hlášení a faktura v iDokladu nevznikne. Zkontrolujte nastavení iDokladu.

Faktury pro děti na kurzu

U dítěte přihlášeného na kurz systém fakturu vytváří automaticky na základě nastavení ceníku – není třeba ji vyplňovat ručně.

Slevy z pravidel slev jsou na faktuře samostatné záporné řádky s názvem pravidla, nejdřív sourozenecká, potom věrnostní a nakonec ruční sleva. Hotovou fakturu pošle iDoklad rodiči e-mailem, fakturu na 0 Kč ale ne (viz Doklady na 0 Kč).

V přehledu kurzu se vedle jména dítěte zobrazuje barevný odznak – buď číslo zálohové faktury z iDokladu, nebo potvrzení o vydané ostré faktuře.

Barva odznaku	Popis
Šedá	Zálohová faktura nezaplacena
Žlutá	Částečně zaplaceno
Zelená	Zaplaceno / vydána ostrá faktura
Červená	Přeplaceno

Odznak se po zaplacení přebarví sám i na otevřeném seznamu dětí, viz Přehled stavů faktur níže.

Doplatek za přednáhrady

Má-li škola zapnuté přednáhrady, může dítěti vzniknout kromě faktury za kurz ještě druhá faktura, doplatek za přednáhrady. Vystaví se sama po vyúčtování přednáhrad: následující ráno po poslední lekci kurzu, při odchodu dítěte z kurzu nebo při jeho přeřazení do jiného kurzu (u odchodu a přeřazení jen tehdy, měl-li zarezervovanou přednáhradu). Má jedinou položku s názvem „Doplatek za přednáhrady – název kurzu“, cenou jedné lekce a počtem lekcí navíc, které nevyrovnaly omluvy. Sazba DPH je stejná jako u faktury za kurz, a nemá-li dítě fakturu s kladnou položkou, vezme se sazba z ceníku kurzu (jinak základní). ProPlav k ní v iDokladu vytvoří zálohovou fakturu a pošle ji rodiči e-mailem, rodič ji zaplatí i QR kódem v klientském portálu. Doplatek se vystaví jen při částce vyšší než 0 Kč.

V administraci se doplatek pozná podle světle modrého štítku Doplatek za přednáhrady. Najdete ho v záložce Faktury klientského účtu, kde je pod jménem dítěte a názvem kurzu, a v seznamu Upomínky za faktury na nástěnce, kde stojí za jménem dítěte. Jméno je odkazem na kartu dítěte, pokud máte oprávnění Zobrazení dětí v kurzech.

Doplatek_za_přednáhrady_v_záložce_Faktury_klientského_účtu

Jinak se chová jako každá jiná zálohová faktura: stav platby, ostrá faktura po zaplacení, upomínky i smazání fungují stejně jako u faktur kurzů. Na doplatek se nevztahují slevy z pravidel slev a nezapočítává se do věrnostní řady. Sloupec Platba v seznamu dětí kurzu ukazuje jen fakturu za kurz, doplatek v něm není.

Poznámka: Doplatek, který se nevystavil (škola nemá připojený iDoklad s platným přístupem, nebo se faktura nepodařila vytvořit), ani doplatek, který jste smazali nebo který zmizel z iDokladu, ProPlav sám znovu nevystaví. Vystavíte ho tlačítkem Vystavit doplatek v záložce kurzu Přednáhrady (s oprávněním Správa faktur) po potvrzení tlačítkem Vystavit v dialogu, postup je v článku Přednáhrady a doplatek. Zaplacený doplatek smazáním neopravíte, ten se opravuje dobropisem v iDokladu.

Faktury pro děti ve školce (MŠ samoplátci)

Platí jen pro: školy s typem Mateřská škola - samoplátci (pole Typ školy na kartě školy). Na rozdíl od sekcí výše se u takové školky nefakturuje škola jako celek — fakturuje se každé přihlášené dítě zvlášť a plátcem je vždy rodič dítěte, nikdy škola.

Automatické vystavení (běžný případ)

Jakmile rodič odešle veřejnou přihlášku dítěte do školního plavání (viz Registrace dětí MŠ samoplátci), ProPlav rovnou vytvoří fakturu v systému, vygeneruje k ní zálohovou proforma fakturu v iDokladu a odešle ji e-mailem rodiči (fakturu na 0 Kč ne) — vše jedním krokem hned po odeslání přihlášky. Přihlásí-li se naráz víc dětí, faktury v jedné agendě vznikají po jedné s odstupem několika sekund. Na rozdíl od faktur školy výše tu administrátor nemusí nic dělat: samostatné ruční uložení faktury ani tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad zde není potřeba.

Jako odběratele faktura uvádí jméno a datum narození dítěte (aby bylo jasné, za koho se platí), ale e-mail, telefon i fakturační adresa na faktuře patří vždy rodiči — přesně ty údaje, které vyplnil v přihlašovacím formuláři.

Ruční vytvoření (dítě bez faktury)

Tlačítko Vytvořit fakturu pro dítě je záložní postup pro dítě, které fakturu ještě nemá — typicky když ho do systému přidal ručně administrátor (a ne rodič přes veřejnou přihlášku), nebo když v okamžiku přihlášky nebyl připojen platný iDoklad účet.

V přehledu Děti ve školním plavání nebo na detailu dítěte klikněte na rozbalovací nabídku (ikona tří teček) u příslušného záznamu.
Zvolte Vytvořit fakturu pro dítě a v dialogu „Vytvořit fakturu pro dítě …?“ (se jménem dítěte) potvrďte tlačítkem Vystavit. Zálohová faktura se vystaví v iDokladu a odejde e-mailem odběrateli.
Systém fakturu vytvoří a odešle do iDokladu stejně automaticky jako v běžném případě výše.

Poznámka: Nabídka se zobrazí, jen dokud dítě žádnou fakturu nemá — vedle ní je v tu chvíli šedý odznak bez faktury. Jakmile faktura existuje, nabídka zmizí a odznak ukáže stav platby (zaplaceno, nezaplaceno, částečně zaplaceno, přeplaceno) s číslem faktury z iDokladu. U dětí MŠ samoplátců je odznak nezaplaceno žlutý, ne šedý jako u faktur v přehledu stavů níže.

Smazání faktury

Pozor: Smazáním faktury se odstraní i odpovídající záznam v iDokladu, pokud faktura dosud není uhrazena. Uhrazené faktury zůstanou v iDokladu zachovány.

Na přehledu faktur (školy nebo kurzu) klikněte na červené tlačítko koše vpravo od příslušné faktury.
Potvrďte dialogové okno s upozorněním.
Faktura je odstraněna ze systému.

Přehled stavů faktur

Stav	Barva odznaku	Popis
Nezaplaceno	Šedá	Proforma faktura vystavena, platba dosud nepřišla
Částečně zaplaceno	Žlutá	Přijata pouze část platby
Zaplaceno	Zelená	Faktura plně uhrazena
Přeplaceno	Červená	Přijatá platba překročila výši faktury

Stav platby si ProPlav přebírá z iDokladu sám, nemusíte ho nikde přepisovat. U agend, které mají zapnuté platby v reálném čase (viz Napojení na iDoklad), se odznak přebarví zpravidla během několika minut po zaevidování platby v iDokladu. U ostatních agend, a kdyby přenos v reálném čase selhal, se stav doplní nejpozději při nočním zpracování, tedy následující den.

Jakmile je proforma zaplacená, ProPlav z ní v iDokladu sám vystaví ostrou (daňovou) fakturu a iDoklad ji e-mailem odešle odběrateli faktury, u dětí tedy rodiči. Daňový doklad k faktuře pro rodiče na 0 Kč se neposílá. Načasování je stejné jako u stavu platby: zpravidla několik minut u agend s platbami v reálném čase, jinak nejpozději při nočním zpracování. Doklady se v jedné agendě vystavují po jednom s odstupem několika sekund, takže při hromadné platbě se na poslední dostane o něco později. Potom se u proformy zobrazí zelený odznak s číslem vydané faktury.

Otevřená stránka se po každé změně stavu platby nebo vydání ostré faktury obnoví sama, bez znovunačtení. Týká se to přehledu faktur, seznamu dětí v kurzech, seznamu dětí ve školním plavání i widgetů s fakturami na nástěnce. Co máte rozdělané, zůstane: rozbalené a sbalené sekce i napsaný hledaný text. Je-li otevřené dialogové okno nebo zaškrtnuté řádky, obnovení počká, dokud okno nezavřete a výběr nezrušíte.

A co dál

Jakmile máte zálohovou fakturu uloženou v systému, přirozeným dalším krokem je její odeslání do iDokladu a vydání ostré daňové faktury – celý postup krok za krokem popisuje článek Vystavení faktury do iDokladu. Potřebujete-li zkontrolovat konkrétní položky nebo ověřit aktuální stav platby, přejděte na Detail faktury – přehled položek a stavů. Pokud platba nepřichází včas, ProPlav umí zákazníkovi automaticky odeslat upomínku – nastavení najdete v článku Upomínky plateb.