Faktury – přehled a vystavení

O fakturách v ProPlavu

ProPlav umožňuje vystavovat zálohové proforma faktury přímo ze systému a odesílat je do účetního nástroje iDoklad. Faktury lze vystavit pro tři typy subjektů: školu (firemního zákazníka), dítě přihlášené na kurz nebo dítě přihlášené do plavecké školy. Přehled a správa faktur se zobrazují v záložce příslušného subjektu.

Pozor: Vymazání faktury ji odstraní i z iDokladu, pokud ještě není uhrazena. Tuto akci nelze vzít zpět.

Předpoklady

  • V nastavení musí být připojen alespoň jeden účet iDokladu (iDoklad účty).

  • Pro faktury školy musí mít škola vyplněno IČ v kontaktních údajích.

  • Oprávnění Správa faktur (nebo alespoň Zobrazení faktur pro zobrazení bez možnosti editace).

Přehled faktur školy

Faktury školy se zobrazují na stránce dané školy v záložce Faktury.

  1. Přejděte do sekce Školy a otevřete konkrétní školu.

  2. V horním menu školy klikněte na záložku Faktury.

  3. Faktury jsou seřazeny sestupně podle data; aktuální rok je rozbalený, starší roky jsou sbalené v akordeonovém panelu.

Přehled faktur školy

Poznámka: Barevný odznak stavu (šedá / žlutá / zelená / červená) se u karty faktury zobrazí až po odeslání do iDokladu. Nová faktura, která dosud nebyla odeslána, zobrazuje datum vytvoření, tabulku položek a modré tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad – odznak stavu se přidá až po úspěšném odeslání.

Každá faktura zobrazuje:

Sloupec / prvek Popis
Faktura č. … Pořadové číslo nebo číslo z iDokladu po vygenerování
Datum (odznak vpravo) Datum vytvoření faktury
Barevný odznak stavu Šedá = nezaplaceno, žlutá = částečně zaplaceno, zelená = zaplaceno, červená = přeplaceno
Zobrazit proforma fakturu v PDF Odkaz na PDF proforma faktury v iDokladu (po vygenerování)
Číslo vydané faktury (zelený odznak) Zobrazí se až po vydání ostré faktury v iDokladu
Položky faktury Tabulka s názvem, cenou, množstvím, DPH a celkem za každý řádek

Vytvoření nové faktury (škola)

Novou fakturu pro školu lze vytvořit ručně – položky specifikujete sami.

Předpoklady: Škola musí mít vyplněno IČ. Tlačítko Nová faktura se zobrazí pouze při splnění obou podmínek (iDoklad připojen + IČ školy vyplněno).

  1. Na přehledu faktur školy klikněte na zelené tlačítko Nová faktura (vpravo nahoře).

  2. Zkontrolujte automaticky předvyplněné Fakturační údaje – kontaktní osobu, e-mail, telefon, adresu společnosti, IČ a DIČ. Tyto údaje jsou převzaty z profilu školy a nelze je zde měnit.

  3. V sekci Položky faktury upravte předvyplněnou první položku nebo ji smažte červeným tlačítkem koše.

  4. Kliknutím na Přidat položku (zelené tlačítko vpravo od nadpisu sekce) přidejte další řádky.

  5. Pro každou položku vyplňte pole podle tabulky níže.

  6. Klikněte na tlačítko Uložit.

Formulář pro vytvoření nové faktury

Pole položky faktury

Pole Povinné Popis
Název položky Ano Název služby nebo zboží
Cena za jednotku Ano Čistá cena za jednu jednotku v Kč
Množství Ano Počet jednotek (lze zadávat desetinná čísla)
Jednotka Ne Textový popis jednotky (např. „hod“, „ks”)
DPH(%) Ano Sazba DPH: 0 %, 12 % nebo 21 %

Po potvrzení je faktura zařazena do systému se stavem nezaplaceno. Zatím není odeslána do iDokladu – to se provede dalším krokem.

Vygenerování zálohové faktury v iDokladu (škola)

Po vytvoření faktury v ProPlavu je potřeba ji odeslat do iDokladu, aby se vystavila proforma faktura.

  1. Na přehledu faktur školy najděte požadovanou fakturu.

  2. Klikněte na tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad (modré tlačítko s ikonou dokladu).

  3. Systém fakturu odešle do iDokladu. Po úspěšném odeslání se tlačítko nahradí barevným odznakem s číslem faktury z iDokladu a odkazem Zobrazit proforma fakturu v PDF.

Pozor: Pokud generování selže (nesprávné přihlášení do iDokladu, chybějící nastavení), zobrazí se chybové hlášení a faktura v iDokladu nevznikne. Zkontrolujte nastavení iDokladu.

Faktury pro děti na kurzu

U dítěte přihlášeného na kurz systém fakturu vytváří automaticky na základě nastavení ceníku – není třeba ji vyplňovat ručně.

V přehledu kurzu se vedle jména dítěte zobrazuje barevný odznak – buď číslo zálohové faktury z iDokladu, nebo potvrzení o vydané ostré faktuře.

Barva odznaku Popis
Šedá Zálohová faktura nezaplacena
Žlutá Částečně zaplaceno
Zelená Zaplaceno / vydána ostrá faktura

Faktury pro děti ve škole

Faktura pro dítě ve škole (samoplátce) se vytváří z detailu dítěte:

  1. Otevřete detail dítěte ve škole.

  2. Klikněte na rozbalovací nabídku (ikona tří teček) u příslušného záznamu.

  3. Zvolte Vytvořit fakturu pro dítě.

  4. Systém fakturu vygeneruje automaticky. Stav se zobrazí jako odznak v přehledu dítěte.

Tato možnost je dostupná pouze pro školy s aktivovaným režimem samoplátců.

Smazání faktury

Pozor: Smazáním faktury se odstraní i odpovídající záznam v iDokladu, pokud faktura dosud není uhrazena. Uhrazené faktury zůstanou v iDokladu zachovány.

  1. Na přehledu faktur (školy nebo kurzu) klikněte na červené tlačítko koše vpravo od příslušné faktury.

  2. Potvrďte dialogové okno s upozorněním.

  3. Faktura je odstraněna ze systému.

Přehled stavů faktur

Stav Barva odznaku Popis
Nezaplaceno Šedá Proforma faktura vystavena, platba dosud nepřišla
Částečně zaplaceno Žlutá Přijata pouze část platby
Zaplaceno Zelená Faktura plně uhrazena
Přeplaceno Červená Přijatá platba překročila výši faktury

A co dál

Jakmile máte zálohovou fakturu uloženou v systému, přirozeným dalším krokem je její odeslání do iDokladu a vydání ostré daňové faktury – celý postup krok za krokem popisuje článek Vystavení faktury do iDokladu. Potřebujete-li zkontrolovat konkrétní položky nebo ověřit aktuální stav platby, přejděte na Detail faktury – přehled položek a stavů. Pokud platba nepřichází včas, ProPlav umí zákazníkovi automaticky odeslat upomínku – nastavení najdete v článku Upomínky plateb.

Související články

Vystavení faktury do iDokladu Detail faktury — přehled položek a stavů Upomínky plateb Nástěnka administrátora