Vystavení faktury do iDokladu
ProPlav umožňuje vystavit zálohovou (proforma) fakturu přímo do vašeho iDokladu — ručně pro celou školu nebo automaticky pro dítě. Tento článek popisuje, jak fakturu vytvořit, zobrazit jako PDF a sledovat její stav.
Předpoklady
Před vystavením faktury musí být splněny všechny následující podmínky:
-
V nastavení je připojen alespoň jeden iDoklad účet se správně přiřazenou agendou (menu Nastavení → iDoklad účty).
-
Škola nebo klientský účet, pro který fakturu vystavujete, má vyplněno IČ (pole Kontaktní osoba → IČ). Bez IČ se tlačítko „Nová faktura“ nezobrazí.
-
Váš uživatelský účet má oprávnění
Správa faktur.
Přehled faktur školy
-
Přejděte do Školy a otevřete konkrétní školu.
-
V menu školy klikněte na Faktury.
-
Faktury jsou řazeny sestupně podle roku; aktuální rok je vždy rozbalený, starší roky jsou sbalené v akordéonu.
faktur školy
Jsou-li splněny předpoklady, zobrazí se v pravém horním rohu zelené tlačítko + Nová faktura.
Ruční vystavení faktury pro školu
-
Na stránce faktur školy klikněte na zelené tlačítko + Nová faktura.
-
Zkontrolujte zobrazené Fakturační údaje (kontaktní osoba, e-mail, telefon, adresa, IČ, DIČ). Tato data jsou přebírána z profilu školy — pokud jsou nesprávná, opravte je nejprve v nastavení školy.
-
V sekci Položky faktury vyplňte jednotlivé řádky. Výchozí položka je předvyplněna z výchozího ceníku.
-
Pro přidání dalšího řádku klikněte na + Přidat položku.
-
Po vyplnění všech položek klikněte na Uložit.
Faktura se nejprve uloží v ProPlavi. Poté klikněte na tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad (modré tlačítko na kartě faktury). Systém automaticky:
-
vyhledá nebo vytvoří kontakt v iDokladu podle IČ školy,
-
vytvoří proforma fakturu s datem splatnosti 3 dny od vystavení,
-
uloží číslo faktury a datum splatnosti zpět do ProPlavi.
Pozor: Operace odešle data do iDokladu a nelze ji vrátit zpět. Zkontrolujte položky faktury před kliknutím na tlačítko.
Pole položky faktury
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název položky | Název, který se zobrazí na faktuře v iDokladu |
| Cena za jednotku | Cena bez DPH za jednu jednotku (v Kč) |
| Množství | Počet jednotek (lze zadat desetinné číslo) |
| Jednotka | Textový popis jednotky (např. „ks“, „hod”) |
| DPH (%) | Sazba DPH: 0 %, 12 % nebo 21 % |
Vystavení faktury pro dítě (MŠ samoplátci)
U dětí ve školce se samoplatebním režimem lze fakturu vystavit přímo ze seznamu dětí:
-
Přejděte na detail dítěte.
-
Klikněte na tlačítko se třemi tečkami (⋮) vpravo nahoře a v nabídce zvolte Vytvořit fakturu pro dítě. Tato volba se zobrazí pouze tehdy, pokud dítě ještě nemá fakturu.
-
Faktura se vytvoří automaticky po chvíli; systém zobrazí potvrzovací zprávu.
Zobrazení proforma faktury jako PDF
Na kartě faktury, která již byla odeslána do iDokladu, se zobrazí barevný odznak s číslem faktury. Kliknutím na ikonu PDF otevřete proforma fakturu přímo z iDokladu v nové záložce.
Číslo faktury funguje jako přímý odkaz do rozhraní iDokladu.
Stavy faktury
Stav faktury je zobrazen barevným odznakem:
| Barva odznaku | Stav |
|---|---|
| Šedá | Nezaplaceno |
| Zelená | Zaplaceno (nebo existuje ostrá faktura) |
| Žlutá | Částečně zaplaceno |
| Červená | Přeplaceno |
Pokud iDoklad vygeneruje z proformy ostrou fakturu, zobrazí se vedle proformy zelený odznak s číslem ostré faktury.
Smazání faktury
Na kartě faktury klikněte na červené tlačítko s ikonou koše.
Pozor: Systém zobrazí potvrzovací dialog „Smazat? Faktura v iDokladu bude také smazána, pokud není uhrazena.“ Uhrazené faktury v iDokladu se nesmazávají automaticky — je třeba je smazat ručně přímo v iDokladu.
Řešení problémů
Tlačítko „+ Nová faktura“ se nezobrazuje — škola nemá vyplněné IČ, nebo není připojen žádný platný iDoklad účet. Zkontrolujte Nastavení → iDoklad účty.
„Faktura nebyla vytvořena.“ — Spojení s iDokladem selhalo. Přejděte do Nastavení → iDoklad účty a zkontrolujte, zda u příslušného účtu není zobrazeno varování o neplatném připojení. V takovém případě smažte účet a připojte jej znovu pomocí tlačítka + Nový iDoklad účet.
Upozornění na neplatné účty — Pokud jsou některé iDoklad účty označeny žlutým řádkem a ikonou výstrahy, je třeba je odpojit a znovu autorizovat pomocí tlačítka + Nový iDoklad účet.
A co dál
Jakmile je faktura vystavena, zkontrolujte její položky a aktuální stav platby v článku Detail faktury — přehled položek a stavů; najdete tam i přímý odkaz na dokument v iDokladu. Potřebujete-li přehled všech faktur napříč školami nebo chcete-li dohledat konkrétní záznam, přejděte na Faktury – přehled a vystavení. Pokud je potřeba fakturu zrušit, postupujte podle článku Smazání faktury z ProPlavu (a její zrušení v iDokladu), kde jsou popsány správné kroky pro uhrazené i neuhrazené faktury.