Vystavení faktury do iDokladu

ProPlav umožňuje vystavit zálohovou (proforma) fakturu přímo do vašeho iDokladu — ručně pro celou školu nebo automaticky pro dítě. Tento článek popisuje, jak fakturu vytvořit, zobrazit jako PDF a sledovat její stav.

Předpoklady

Před vystavením faktury musí být splněny všechny následující podmínky:

• V nastavení je připojen alespoň jeden iDoklad účet se správně přiřazenou agendou (menu Nastavení → iDoklad účty).

• Škola nebo klientský účet, pro který fakturu vystavujete, má vyplněno IČ (pole Kontaktní osoba → IČ). Bez IČ se tlačítko „Nová faktura“ nezobrazí.

• Váš uživatelský účet má oprávnění Zobrazení faktur (aby se záložka Faktury vůbec zobrazila) a Správa faktur (aby šlo fakturu vystavit).

Přehled faktur školy

1. Přejděte do Školy a otevřete konkrétní školu.

2. V menu školy klikněte na Faktury.

3. Faktury jsou řazeny sestupně podle roku; aktuální rok je vždy rozbalený, starší roky jsou sbalené v akordéonu.

Jsou-li splněny předpoklady, zobrazí se v pravém horním rohu zelené tlačítko + Nová faktura.

Ruční vystavení faktury pro školu

1. Na stránce faktur školy klikněte na zelené tlačítko + Nová faktura.

2. Zkontrolujte zobrazené Fakturační údaje (kontaktní osoba, e-mail, telefon, adresa, IČ, DIČ). Tato data jsou přebírána z profilu školy — pokud jsou nesprávná, opravte je nejprve v nastavení školy.

3. V sekci Položky faktury vyplňte jednotlivé řádky. Výchozí položka je předvyplněna z výchozího ceníku.

4. Pro přidání dalšího řádku klikněte na + Přidat položku.

5. Po vyplnění všech položek klikněte na Uložit.

Faktura se nejprve uloží v ProPlavu. Poté klikněte na tlačítko Generovat zálohovou fakturu v iDoklad (modré tlačítko na kartě faktury) a v dialogu „Vystavit zálohovou fakturu v iDokladu?“ potvrďte tlačítkem Vystavit. Systém automaticky:

• vyhledá nebo vytvoří kontakt v iDokladu podle IČ školy,

• vytvoří proforma fakturu s datem splatnosti 3 dny od vystavení, položky v ní mají stejné pořadí jako na kartě faktury,

• uloží číslo faktury a datum splatnosti zpět do ProPlavu.

Pozor: Operace odešle data do iDokladu a nelze ji vrátit zpět. Zkontrolujte položky faktury před kliknutím na tlačítko.

Pole položky faktury

Pole	Popis
Název položky	Název, který se zobrazí na faktuře v iDokladu
Cena za jednotku	Cena za jednu jednotku včetně DPH (v Kč). Stejně ji dostane i iDoklad
Množství	Počet jednotek (lze zadat desetinné číslo)
Jednotka	Textový popis jednotky (např. „ks“, „hod”)
DPH (%)	Sazba DPH: 0 %, 12 % nebo 21 %

Vystavení faktury pro dítě (MŠ samoplátci)

U dětí ve školce se samoplatebním režimem (MŠ samoplátci) vzniká faktura ve většině případů automaticky, bez zásahu administrátora — na rozdíl od ostatních faktur v tomto článku k ní není potřeba mít vyplněné IČ ani se přihlašovat do ProPlavu, stačí, aby škola měla přiřazený platný iDoklad účet. Ruční vystavení popsané níže slouží jen jako záložní postup pro výjimečné případy.

Automatické vystavení (běžný postup)

Jakmile rodič odešle veřejnou přihlášku dítěte (viz Registrace dětí MŠ samoplátci), systém na pozadí:

1. jako odběratele na faktuře uvede jméno dítěte (s datem narození pro jednoznačnou identifikaci), ale e-mail a telefon rodiče a fakturační adresu vždy převezme z údajů, které rodič vyplnil v přihlášce — faktura tedy vždy putuje na e-mail rodiče, nikdy dítěte,

2. vystaví zálohovou fakturu podle ceníku přiřazeného škole (vlastní ceník školy, jinak výchozí ceník pro Školky samoplátci — viz Výchozí ceník); sourozenecká, věrnostní ani ruční sleva se u těchto faktur neuplatňuje,

3. fakturu rovnou e-mailem odešle rodiči (fakturu na 0 Kč ne, viz Doklady na 0 Kč).

Faktura vzniká za každé dítě samostatně — i pro sourozence v jedné školce vždy vzniknou dvě oddělené faktury, nikdy jedna hromadná.

Ruční vystavení (záložní postup)

Ruční vystavení použijte, jen když se faktura nevytvořila automaticky — typicky když administrátor založil dítě přímo v ProPlavu mimo veřejnou přihlášku, nebo když v okamžiku přihlášky nebyl připojen platný iDoklad účet.

1. Přejděte na detail dítěte, nebo použijte stejnou nabídku přímo u záznamu v seznamu dětí školy.

2. Klikněte na tlačítko se třemi tečkami (⋮) a v nabídce zvolte Vytvořit fakturu pro dítě. Tato volba se zobrazí pouze tehdy, pokud dítě ještě nemá fakturu. V dialogu „Vytvořit fakturu pro dítě …?“ potvrďte tlačítkem Vystavit.

3. Faktura se vytvoří na pozadí po chvíli; systém zobrazí potvrzovací zprávu. Použije stejný ceník i stejného odběratele jako automatické vystavení.

Slevy na fakturách za kurzy

Faktury za kurzy vystavuje ProPlav automaticky: za první kurz dítěte hned po přihlášce, za další kurzy měsíc před jejich začátkem. Zálohové faktury se v jedné agendě vystavují po jedné s odstupem několika sekund, takže když se naráz přihlásí víc dětí, třeba sourozenci, dostane poslední fakturu o chvíli později. Slevy z pravidel slev jsou na faktuře samostatné záporné řádky s názvem pravidla, nejdřív sourozenecká, potom věrnostní a nakonec ruční sleva. Stejné řádky dostane i zálohová faktura v iDokladu, takže je rodič uvidí v PDF.

Faktura doplatku za přednáhrady

Za lekce navíc, které nevyrovnaly omluvy, vystaví ProPlav zálohovou fakturu stejnou cestou jako za kurz. Kdy a kolik se doplácí, vysvětluje článek Přednáhrady a doplatek. Tady je to, co se týká faktury samotné:

• Kdy vznikne. Ráno po konci kurzu a hned při odchodu dítěte z kurzu nebo při jeho přeřazení, pokud už nějakou přednáhradu odchodilo. Doplatek na 0 Kč se nefakturuje.

• Co obsahuje. Jedinou položku Doplatek za přednáhrady – název kurzu: cena jedné lekce krát počet lekcí navíc, s DPH podle faktury za kurz. Slevy se na doplatek neuplatňují a nepočítá se ani do věrnostní řady. Zaokrouhluje-li agenda v iDokladu doklady na celé koruny, přibude i řádek Zaokrouhlení a částka sedí s iDokladem (viz Zaokrouhlení v iDokladu).

• Co dostane rodič. E-mail z iDokladu s odkazem na zálohovou fakturu a s textem, který říká, kolik lekcí navíc dítě odchodilo, a že se doplácí každá. Předmět e-mailu je název položky. Fakturu najde i v klientském portálu, i s QR kódem (viz Faktury v portálu).

• Kde ji uvidíte. U klientského účtu v Kurzy → Klientské účty, záložka Faktury. Doplatek má na kartě štítek Doplatek za přednáhrady, faktury za kurz štítek nemají. Stejný štítek má i v seznamu Upomínky za faktury na Nástěnce, kam se nezaplacená faktura dostane po splatnosti a po první upomínce. V záložce kurzu Přednáhrady je u každého dítěte v sloupci Faktura číslo a stav platby.

Platba, ostrá faktura po zaplacení, upomínky a noční kontrola fungují stejně jako u každé faktury pro rodiče, viz Stavy faktury. Sloupec Platba v seznamech dětí doplatek nezahrnuje, ukazuje jen fakturu za kurz.

Když se doplatek nevystaví nebo je potřeba ho opravit

• Bez připojeného iDokladu (nebo s neplatným připojením) se doplatek nevystaví a sám se nevystaví ani po pozdějším připojení. Stejně tak se sám znovu nevystaví smazaná faktura, škola ji mohla smazat schválně. V obou případech je v záložce kurzu Přednáhrady u dítěte „bez faktury“. Tlačítko Vystavit doplatek se u něj ukáže, když je v ProPlavu připojený iDoklad s platným připojením a máte oprávnění Správa faktur.

• Změní-li se po vystavení částka (třeba doplněnou omluvou), faktura se sama nepřepočítá. U dítěte v záložce kurzu Přednáhrady přibude štítek „nesedí s fakturou“ s aktuální částkou. Nezaplacený doplatek pak smažte podle Smazání faktury, faktura se smaže i v iDokladu, a v záložce kurzu klikněte na Vystavit doplatek a v dialogu „Vystavit doplatek pro …?“ potvrďte tlačítkem Vystavit. U kurzu, ve kterém dítě stále je, se před vystavením částka přepočítá podle dnešní docházky, takže se do ní promítne zpětně zapsaná omluva.

• Po odchodu z kurzu nebo přeřazení se částka nepřepočítává. Vystaví se přesně to, co bylo vyúčtováno při odchodu. Případnou opravu udělejte ručně v iDokladu.

• Zaplacený doplatek smazáním neopravíte. ProPlav zaplacenou zálohovou fakturu v iDokladu nesmaže, takže by tam zůstal zaplacený doklad a nový doplatek by rodiči vyfakturoval totéž podruhé. Opravte ho dobropisem přímo v iDokladu.

Doklady na 0 Kč

Faktura pro rodiče (za kurz nebo za dítě MŠ samoplátců) může vyjít na 0 Kč, třeba po slevách. V ProPlavu i v iDokladu pak vznikne, ale rodiči se automaticky nepošle. Totéž platí pro daňový doklad k ní. Pokud ji rodič chce, pošlete mu ji ručně z iDokladu. Faktur pro školy se to netýká. Faktura doplatku za přednáhrady na 0 Kč nevznikne vůbec, viz Faktura doplatku za přednáhrady.

Stačí, aby 0 Kč měla faktura v ProPlavu, nebo zálohová faktura v iDokladu. Obě mají stejnou částku, i u kurzu s poměrnou cenou: ProPlav ji počítá jako iDoklad (zbývající lekce krát cena lekce zaokrouhlená na haléře). Podrobnosti jsou v článku Ruční sleva.

Zaokrouhlení v iDokladu

Zaokrouhluje-li agenda v iDokladu všechny doklady na celé koruny (Nastavení agendy → Výchozí způsob zaokrouhlení), iDoklad zaokrouhlí zálohovou fakturu a přidá do ní položku Zaokrouhlení. ProPlav ji při vystavení faktury převezme jako další položku faktury, takže částka v ProPlavu, „Celkem k úhradě“ v portálu, QR kód i PDF z iDokladu jsou tatáž částka a platba podle portálu zálohu uhradí celou. Agenda bez zaokrouhlení položku nepřidá. U volby „Podle způsobu úhrady“ iDoklad zaokrouhlí jen doklady těch způsobů úhrady, které mají zapnuté zaokrouhlování. ProPlav fakturuje převodem, takže se při čtení agendy zeptá, zda má způsob úhrady „Převodem“ zapnuté zaokrouhlování. Ve výchozím nastavení iDokladu ne (zaokrouhluje se jen hotovost), a pak se u ProPlavu nezaokrouhluje nic. Půlka koruny se zaokrouhluje nahoru (100,50 Kč na 101 Kč), stejně jako v iDokladu.

Jak ProPlav zaokrouhlení agendy pozná

ProPlav si zaokrouhlení agendy přečte z iDokladu hned po jejím propojení nebo výběru a pak každou noc ve 3:30. U volby „Podle způsobu úhrady“ se při tom zeptá i na způsob úhrady „Převodem“. Nepodaří-li se iDoklad zeptat (třeba je právě nedostupný), ponechá poslední známou hodnotu a zkusí to další noc. Změníte-li zaokrouhlení v iDokladu, ProPlav to zjistí nejpozději druhý den. Dokud ho nepřečetl, žádné zaokrouhlení nepředpokládá.

Podle toho ukáže Přehled ceny v přihlášce na webu školy tentýž řádek Zaokrouhlení a tentýž „Celkem“ jako faktury (každý kurz zvlášť, protože každý má vlastní fakturu a vlastní slevy). Přehled ceny, faktura v ProPlavu, portál, QR kód i PDF z iDokladu tak ukazují stejnou částku, například 1 028,58 − 214,29 − 428,57 + 0,28 = 386 Kč.

Starší nezaplacené faktury

Faktura vystavená dřív, než ProPlav počítal poměrnou cenu stejně jako iDoklad, se mohla od zálohové faktury lišit o pár haléřů. U kurzu za 1 000 Kč, kdy zbývají 3 lekce ze 7, měla 428,57 Kč, zatímco iDoklad účtuje 3 × 142,86 = 428,58 Kč (agenda se zaokrouhlením k tomu přidá 0,42 Kč, celkem tedy 429 Kč). QR kód a PDF žádaly jinou částku, než ukazoval portál.

Při noční kontrole plateb (ve 3:40) ProPlav takovou fakturu srovná podle zálohové faktury v iDokladu: cena kurzu dostane částku z iDokladu a případně přibude řádek Zaokrouhlení. Srovná se jen faktura, která:

• ještě není zaplacená ani přeplacená (v ProPlavu i v iDokladu) a nemá daňový doklad,

• má stejné řádky jako zálohová faktura (stejné pořadí a názvy) a každý se od ní liší nejvýš o to, co může způsobit poměrná cena (u kurzu s 3 zbývajícími lekcemi 0,02 Kč),

• se po srovnání na haléř shoduje s „Celkem“ dokladu.

Zaplacená ani přeplacená faktura se nemění vůbec: nesrovná se jí cena kurzu a nepřibude jí ani chybějící řádek Zaokrouhlení. Faktura zaplacená dřív, než ji noční kontrola stihla srovnat, proto zůstane s původní cenou kurzu (428,57 Kč); zaplacená částka v iDokladu je přesná. U jiných rozdílů ProPlav fakturu nechá, jaká je, a jen to zapíše do provozního logu. Původní cenu kurzu si uchová interní historie změn položky faktury, v Historii změn v aplikaci se nezobrazuje (dohledá ji jen vývojář nebo podpora). Faktura se srovná jednou, další noci už není co měnit.

Zobrazení proforma faktury jako PDF

Na kartě faktury, která již byla odeslána do iDokladu, se zobrazí barevný odznak s číslem faktury. Kliknutím na ikonu PDF otevřete proforma fakturu přímo z iDokladu v nové záložce.

Číslo faktury funguje jako přímý odkaz do rozhraní iDokladu.

Stavy faktury

Stav faktury je zobrazen barevným odznakem:

Barva odznaku	Stav
Šedá	Nezaplaceno
Zelená	Zaplaceno (nebo existuje ostrá faktura)
Žlutá	Částečně zaplaceno
Červená	Přeplaceno

Jakmile je z proformy vystavena ostrá faktura, zobrazí se vedle proformy zelený odznak s jejím číslem.

Stav platby si ProPlav přebírá z iDokladu sám, nemusíte nic potvrzovat ani načítat ručně. U agend, které mají zapnuté Platby v reálném čase (viz Napojení na iDoklad), se stav obnoví zpravidla během několika minut po zaevidování platby v iDokladu. U ostatních agend, a kdyby přenos v reálném čase selhal, se stav doplní při nočním zpracování, tedy nejpozději následující den.

Jakmile ProPlav zaznamená proformu jako zaplacenou, vystaví z ní v iDokladu daňový doklad (ostrou fakturu) a iDoklad ho e-mailem pošle odběrateli faktury (u faktur za děti rodiči). Doklady se v rámci jedné agendy vystavují jeden po druhém s odstupem několika sekund, takže při více platbách najednou se na poslední doklad dostane o něco později. Pokud ostrou fakturu mezitím vystavila škola ručně přímo v iDokladu, ProPlav její číslo jen převezme a sám ji odběrateli neposílá. Daňový doklad k faktuře pro rodiče na 0 Kč se neposílá, viz Doklady na 0 Kč.

Když se změní stav platby nebo vznikne ostrá faktura, otevřené stránky (přehled faktur, nástěnka, seznamy dětí v kurzech a ve školách) se obnoví samy, bez znovunačtení. Sbalené i rozbalené sekce a napsaný hledaný text zůstanou, a je-li otevřené dialogové okno nebo máte označené řádky, obnovení počká, dokud okno nezavřete a výběr nezrušíte.

Smazání faktury

Na kartě faktury klikněte na červené tlačítko s ikonou koše.

Pozor: Systém zobrazí potvrzovací dialog „Smazat fakturu?“ s upozorněním „Faktura v iDokladu bude smazána také, pokud není uhrazena.” Uhrazené faktury v iDokladu se nesmazávají automaticky — je třeba je smazat ručně přímo v iDokladu. Smazaný doplatek za přednáhrady se sám znovu nevystaví, vystavíte ho v záložce kurzu Přednáhrady tlačítkem Vystavit doplatek a potvrzením v dialogu (viz Když se doplatek nevystaví nebo je potřeba ho opravit).

Řešení problémů

Tlačítko „+ Nová faktura“ se nezobrazuje — škola nemá vyplněné IČ, nebo není připojen žádný platný iDoklad účet. Zkontrolujte Nastavení → iDoklad účty.

„Faktura nebyla vytvořena.“ — Spojení s iDokladem selhalo. Přejděte do Nastavení → iDoklad účty a zkontrolujte, zda u příslušného účtu není zobrazeno varování o neplatném připojení. V takovém případě klikněte na + Nový iDoklad účet a přihlaste se znovu do stejné agendy — účet se obnoví, mazat ho není potřeba. Stojí-li u účtu „Předplatné vypršelo“, propojení je v pořádku, jen je potřeba v iDokladu obnovit předplatné agendy — viz Vypršelé předplatné agendy.

Upozornění na neplatné účty — Pokud jsou některé iDoklad účty označeny ikonou výstrahy před názvem, je třeba se k nim znovu přihlásit tlačítkem + Nový iDoklad účet (do stejné agendy). Nastavení škol a kurzů přitom zůstane zachované.

A co dál

Jakmile je faktura vystavena, zkontrolujte její položky a aktuální stav platby v článku Detail faktury — přehled položek a stavů; najdete tam i přímý odkaz na dokument v iDokladu. Potřebujete-li přehled všech faktur napříč školami nebo chcete-li dohledat konkrétní záznam, přejděte na Faktury – přehled a vystavení. Pokud je potřeba fakturu zrušit, postupujte podle článku Smazání faktury z ProPlavu (a její zrušení v iDokladu), kde jsou popsány správné kroky pro uhrazené i neuhrazené faktury.