Upomínky plateb

O upomínkách plateb

Přehled administrátora zobrazuje dvě oddělené sekce, které vám pomohou uhlídat nevyřízené platby. První upozorní, kdy je čas vystavit fakturu školám v polovině kurzu. Druhá zobrazí faktury, které zákazníci neuhradili ani po automatické e-mailové upomínce.

Obě sekce se zobrazí pouze tehdy, je-li váš účet propojen s iDokladem (oprávnění Faktury – správa). Pokud je napojení na iDoklad přerušeno, zobrazí se v horní části přehledu červené varování — tuto situaci řeší článek věnovaný napojení na iDoklad.

Přehled obou sekcí

Sekce	Záhlaví karty	Kdy se zobrazí	Vaše akce
Připomínka na vystavení faktury	Připomínka na polovinu školního kurzu	Systém zjistí, že skupina je v polovině svých lekcí, a škola dosud neobdržela fakturu v tomto školním roce	Zaškrtnout checkbox pro skrytí
Upomínka po automatickém e-mailu	Upomínky za faktury (červená karta s počtem)	Proforma faktura je po splatnosti a systém již odeslal automatickou e-mailovou upomínku	Kontaktovat zákazníka ručně

Připomínka na polovinu školního kurzu

Tato karta se zobrazí, nachází-li se dnešní datum přesně v polovině naplánovaných lekcí skupiny (mezi prostředními dvěma termíny). Systém zkontroluje všechny aktivní skupiny a pro každou školu, jejíž upomínka dosud nebyla skryta, přidá řádek do seznamu.

Co karta zobrazuje

Každý řádek obsahuje: - název školy (jako odkaz na přehled faktur školy), - checkbox s popisem Zaškrtnutím skryjete upomínku.

Jak upomínku skrýt

Otevřete přehled administrátora (hlavní dashboard).
Vyhledejte kartu Připomínka na polovinu školního kurzu.
Zaškrtněte checkbox u příslušné školy — formulář se odešle automaticky.
Stránka se znovu načte; škola z karty zmizí.

Pozor: Skrytí upomínky je nevratné v rámci aktuálního školního roku. Checkbox nelze odškrtnout — upomínka se obnoví automaticky až s novým školním rokem. Před zaškrtnutím se ujistěte, že faktura byla skutečně vystavena nebo že záměrně nefakturujete.

Kdy karta zmizí celá

Karta se přestane zobrazovat automaticky, jakmile žádná ze škol, které jsou v polovině kurzu, nemá nevyřízenou upomínku (všechny byly buď skryty, nebo u dané skupiny není zapsána žádná škola). Školy s vlastní platbou (mateřské školy) se do tohoto přehledu nezahrnují.

Upomínky za faktury

Tato karta má červený rámeček a v záhlaví zobrazuje červený štítek s aktuálním počtem otevřených položek. Zobrazí se, pokud existuje alespoň jedna proforma faktura, která splňuje všechny tyto podmínky:

stav je neuhrazena,
datum splatnosti již uplynulo,
systém již jednou automaticky odeslal zákazníkovi e-mailovou upomínku.

Systém odesílá tuto e-mailovou upomínku automaticky jednou denně v nočních hodinách — bez nutnosti jakékoliv akce z vaší strany.

Co každá položka zobrazuje

Údaj	Kdy se zobrazuje
Číslo faktury (šedý štítek)	Vždy
Jméno dítěte + datum narození (odkaz)	Faktura za účastníka kurzu nebo za školní dítě
Jméno účastníka (odkaz)	Faktura za dospělého účastníka kurzu
Jméno rodiče, telefon, e-mail	Faktura za účastníka kurzu nebo školní dítě
Název školy, kontaktní osoba, e-mail	Faktura za školu
Název kurzu	Faktura za účastníka kurzu

Jak postupovat při neuhrazené faktuře

Karta slouží výhradně jako přehled pro přímý kontakt se zákazníkem. Systém zákazníka již e-mailem informoval. Doporučený postup:

Zkontrolujte telefon nebo e-mail zákazníka zobrazený v kartě.
Kontaktujte zákazníka telefonicky nebo e-mailem a domluvte se na úhradě.
Po přijetí platby zaznamenejte úhradu v iDokladu (nebo počkejte na automatickou synchronizaci stavu).
Jakmile iDoklad eviduje fakturu jako uhrazenou a systém synchronizuje stav, položka z karty Upomínky za faktury zmizí sama.

Zde není žádné tlačítko „Skrýt“ ani „Označit jako zaplaceno” — jediným způsobem, jak položku z přehledu odstranit, je uhrazení faktury v iDokladu.

A co dál

Kompletní seznam faktur — uhrazených i neuhrazených — najdete v přehledu Faktury – přehled a vystavení, kde lze filtrovat a třídit podle stavu platby i zákazníka. Chcete-li upravit text automatické e-mailové upomínky nebo změnit termín jejího odeslání, přejděte do E-mailových šablon. Pokud fakturu potřebujete ze systému odebrat — například při dohodě se zákazníkem — postup najdete v článku o smazání faktury z ProPlavu.