Upomínky plateb

O upomínkách plateb

Přehled administrátora zobrazuje dvě oddělené sekce, které vám pomohou uhlídat nevyřízené platby. První upozorní, kdy je čas vystavit fakturu školám v polovině kurzu. Druhá zobrazí faktury, které zákazníci neuhradili ani po automatické e-mailové upomínce.

Karta Upomínky za faktury se zobrazí jen uživateli s oprávněním Správa faktur a jen u účtu, který fakturuje (má napojený iDoklad — i s prošlým připojením — nebo už vystavil nějakou fakturu). Kartu Školy k fakturaci 2. poloviny, která připomíná vystavit fakturu školám v polovině kurzu, uvidí uživatel s oprávněním Správa faktur a Správa škol, pokud účet používá modul Školy; na iDokladu nezávisí. Pokud je napojení na iDoklad přerušeno nebo v agendě vypršelo předplatné iDokladu, zobrazí se v horní části přehledu červené varování — tuto situaci řeší článek věnovaný napojení na iDoklad.

Přehled obou sekcí

Sekce	Záhlaví karty	Kdy se zobrazí	Vaše akce
Připomínka na vystavení faktury	Školy k fakturaci 2. poloviny	Systém zjistí, že skupina je v polovině svých lekcí, a upomínka u ní dosud nebyla skryta	Zaškrtnout checkbox pro skrytí
Upomínka po automatickém e-mailu	Upomínky za faktury (karta s červeným štítkem s počtem)	Proforma faktura je po splatnosti a systém již odeslal automatickou e-mailovou upomínku	Kontaktovat zákazníka ručně

Školy k fakturaci 2. poloviny

Karta připomíná, že je u školy čas vystavit fakturu za druhou polovinu kurzu. Škola se v ní objeví, nachází-li se dnešní datum přesně v polovině naplánovaných lekcí její skupiny (mezi prostředními dvěma termíny). Systém zkontroluje všechny aktivní skupiny a pro každou školu, jejíž upomínka dosud nebyla skryta, přidá řádek do seznamu.

Co karta zobrazuje

Každý řádek obsahuje: - název školy; je to odkaz na přehled faktur školy, pokud máte oprávnění Zobrazení škol a Zobrazení faktur, jinak jen text, - checkbox s popisem Zaškrtnutím skryjete upomínku.

Jak upomínku skrýt

Otevřete přehled administrátora (hlavní dashboard).
Vyhledejte kartu Školy k fakturaci 2. poloviny.
Zaškrtněte checkbox u příslušné školy — formulář se odešle automaticky.
Karta se obnoví na místě, stránka se nenačítá znovu: škola z ní zmizí, karta Vyžaduje pozornost se přepočítá a nakrátko se objeví zelené upozornění „Upomínka označena jako vyřízená.“

Pozor: Skrytí upomínky je nevratné v rámci aktuálního školního roku. Checkbox nelze odškrtnout — upomínka se obnoví automaticky až s novým školním rokem. Před zaškrtnutím se ujistěte, že faktura byla skutečně vystavena nebo že záměrně nefakturujete.

Kdy je karta prázdná

Jakmile žádná ze škol, které jsou v polovině kurzu, nemá nevyřízenou upomínku (všechny byly buď skryty, nebo u dané skupiny není zapsána žádná škola), karta ukáže zprávu „Žádné školy nečekají na fakturaci 2. poloviny.“ Školy s vlastní platbou (mateřské školy) se do tohoto přehledu nezahrnují.

Upomínky za faktury

V záhlaví této karty je červený štítek s aktuálním počtem otevřených položek. Zobrazí se, pokud existuje alespoň jedna proforma faktura, která splňuje všechny tyto podmínky:

stav je neuhrazena,
datum splatnosti již uplynulo,
systém již jednou automaticky odeslal zákazníkovi e-mailovou upomínku.

Tuto e-mailovou upomínku odesílá automaticky iDoklad na pokyn ProPlavu — u každé zálohové faktury právě jedna, v noci po uplynutí data splatnosti, bez nutnosti jakékoliv akce z vaší strany. Další upomínky už se u téže faktury neodesílají.

Co každá položka zobrazuje

Údaj	Kdy se zobrazuje
Název školy	Faktura za školu. Je to odkaz na přehled faktur školy, pokud máte oprávnění `Zobrazení škol` a `Zobrazení faktur`, jinak jen text
Jméno dítěte	Faktura za školní dítě. Je to odkaz na kartu dítěte, pokud máte oprávnění `Zobrazení školních dětí`, jinak jen text
Jméno účastníka	Faktura za účastníka kurzu. Je to odkaz na kartu účastníka, pokud máte oprávnění `Zobrazení dětí v kurzech`, jinak jen text
Jméno dítěte se štítkem „Doplatek za přednáhrady“	Faktura s doplatkem za přednáhrady. Je to odkaz na kartu dítěte, pokud máte oprávnění `Zobrazení dětí v kurzech`, jinak jen text. Štítek školního roku se u ní nezobrazuje
Štítek „šk. rok …“	Faktura dítěte nebo účastníka z jiného školního roku, než v jakém právě pracujete. Jméno pak odkazem není
Částka a splatnost	Vždy: celková částka faktury a datum splatnosti, je-li známé
Číslo faktury (šedý štítek)	Vždy

Jak postupovat při neuhrazené faktuře

Karta slouží výhradně jako přehled pro přímý kontakt se zákazníkem. Systém zákazníka již e-mailem informoval. Doporučený postup:

Podle jména otevřete kartu dítěte či účastníka (u školy přehled faktur školy) a vyhledejte kontakt na zákazníka. Není-li jméno odkazem (chybí vám oprávnění, nebo jde o jiný školní rok), kontakt dohledejte jinou cestou nebo požádejte kolegu s přístupem.
Kontaktujte zákazníka telefonicky nebo e-mailem a domluvte se na úhradě.
Po přijetí platby zaznamenejte úhradu v iDokladu (nebo počkejte na automatickou synchronizaci stavu).
Jakmile iDoklad eviduje fakturu jako uhrazenou, ProPlav její stav převezme. U agend, které mají v Nastavení → iDoklad účty štítek „Platby v reálném čase: aktivní“, to zpravidla trvá několik minut, jinak se stav obnoví při noční synchronizaci, tedy nejpozději následující den. Položka z karty Upomínky za faktury pak zmizí sama, na otevřeném přehledu administrátora i bez obnovení stránky.

Zde není žádné tlačítko „Skrýt“ ani „Označit jako zaplaceno” — jediným způsobem, jak položku z přehledu odstranit, je uhrazení faktury v iDokladu.

A co dál

Kompletní seznam faktur — uhrazených i neuhrazených — najdete v přehledu Faktury – přehled a vystavení, kde lze filtrovat a třídit podle stavu platby i zákazníka. Text automatické e-mailové upomínky si upravíte přímo v iDokladu v Nastavení → E-maily a komunikace v šabloně Šablona upomínky zákazníkovi, protože upomínku rodičům odesílá iDoklad. Termín odeslání (noc po splatnosti) ani počet upomínek (jedna) se v ProPlavu ani v iDokladu měnit nedá. Pokud fakturu potřebujete ze systému odebrat — například při dohodě se zákazníkem — postup najdete v článku o smazání faktury z ProPlavu.