Smazání faktury z ProPlavu (a její zrušení v iDokladu)

Přehled

Faktura v ProPlavu může být napojena na zálohovou fakturu v systému iDoklad. Smazání záznamu v ProPlavu proto spouští i pokus o zrušení odpovídající proforma faktury v iDokladu — pokud faktura dosud není uhrazena. Tento článek popisuje, kdy a jak smazání provést, a na co si dát pozor.

Předpoklady:

• Máte roli s oprávněním Správa faktur.

• Váš účet má aktivní modul Školy nebo Kurzy.

Kde faktury najdete

Faktury jsou dostupné ve dvou kontextech:

Faktury jsou na stránce seřazeny od nejnovějších a seskupeny podle roku.

Má-li škola nebo klientský účet faktury z více let, starší ročníky se sbalí do harmoniky a rozbalí se kliknutím na příslušný rok.

Stav faktury

Každá faktura propojená s iDokladem nese barevný štítek s číslem proforma faktury:

Pokud je k proforma faktuře vystavena i ostrá (vydaná) faktura v iDokladu, zobrazí se vedle ní další zelený štítek s číslem vydané faktury.

Faktura za doplatek

Faktura za lekce navíc, které rodiče doplácejí po skončení kurzu nebo po odchodu dítěte (viz Přednáhrady a doplatek), se zobrazí na klientském účtu mezi fakturami za kurzy. Pozná se podle světle modrého štítku Doplatek za přednáhrady pod jménem dítěte a názvem kurzu. Jinak je to běžná zálohová faktura: číslo je ve štítku, jehož barva ukazuje stav platby (viz tabulka výše), a vpravo je červené tlačítko koše. Smaže se stejně jako ostatní faktury. Zůstane vidět i tehdy, když dítě z kurzu mezitím odešlo.

Smazání faktury

Pozor: Smazání je nevratné. Pokud je proforma faktura v iDokladu nezaplacená, bude z iDokladu automaticky odstraněna. Zaplacenou fakturu systém v iDokladu nesmaže — záznam v ProPlavu se odstraní, ale faktura zůstane v iDokladu zachována.

Funguje to i obráceně: když nezaplacenou zálohovou fakturu smažete přímo v iDokladu, ProPlav ji při noční kontrole odstraní i u sebe. Zaplacenou fakturu s vystaveným daňovým dokladem iDoklad smazat nedovolí.

Postup

1. Přejděte na přehled faktur příslušné školy nebo klientského účtu (viz výše).

2. Vyhledejte fakturu, kterou chcete smazat.

3. Klikněte na červené tlačítko s ikonou koše vpravo v záhlaví karty faktury.

4. Potvrďte dialogové okno „Smazat fakturu?“ s upozorněním „Faktura v iDokladu bude smazána také, pokud není uhrazena.”

5. Po potvrzení systém fakturu smaže a zobrazí hlášení „Faktura byla smazána.“

Co se při smazání stane

Po potvrzení smazání ProPlav provede tyto kroky v tomto pořadí:

1. Odstraní záznam faktury a všechny její položky z ProPlavu.

2. Pokud je faktura propojena s iDokladem a stav platby je Nezaplaceno, odešle požadavek na smazání proforma faktury do iDokladu.

3. Pokud faktura v iDokladu již neexistuje (např. byla dříve odstraněna ručně), systém tuto situaci ignoruje a smazání v ProPlavu proběhne bez chybové hlášky.

4. Pokud komunikace s iDokladem selže, chyba se zaznamená, ale záznam v ProPlavu je přesto smazán. V takovém případě zkontrolujte proforma fakturu v iDokladu ručně.

Nová faktura za kurz

Po smazání nezaplacené faktury za kurz, třeba protože na ní chybí sleva, vystavíte novou na kartě dítěte. Otevřete záložku Kurzy a u kurzu zvolte v nabídce se třemi tečkami Vytvořit fakturu pro kurz a v dialogu „Vytvořit fakturu pro kurz …?“ s názvem kurzu potvrďte tlačítkem Vystavit (zálohová faktura se vystaví v iDokladu a odejde e-mailem odběrateli). Nová faktura spočítá slevy podle stavu v tu chvíli, tedy i věrnostní slevu, na kterou dítě mezitím získalo nárok, nebo ruční slevu přiřazenou až po vystavení faktury.

Smazání faktury za zaplacený kurz vezme ten kurz z řady zaplacených kurzů pro věrnostní slevu. Dítě pak může o nárok přijít.

Nová faktura za doplatek

Smazanou fakturu za doplatek ProPlav sám znovu nevystaví. Doplatek zůstane na kartě kurzu v záložce Přednáhrady ve sloupci Faktura s textem „bez faktury“ a u něj se objeví tlačítko Vystavit doplatek. Tlačítko vidí jen ten, kdo smí vystavovat faktury, a jen když je účet napojený na iDoklad a doplatek je vyšší než 0 Kč. Po jeho stisknutí se objeví dialog „Vystavit doplatek pro …?“ se jménem dítěte a po potvrzení tlačítkem Vystavit se faktura vystaví v iDokladu a odešle rodiči e-mailem.

Doplatek za konec kurzu se před vystavením přepočítá podle aktuálních omluv a rezervací. Takto opravíte i fakturu, u které záložka ukazuje štítek „nesedí s fakturou“ (třeba po omluvě doplněné zpětně): nezaplacenou fakturu smažte a doplatek vystavte znovu. Vyjde-li po přepočtu 0 Kč, faktura se nevystaví. Doplatek z odchodu nebo přeřazení dítěte se nepřepočítává, vystaví se tak, jak byl vyúčtován.

Doplatek se do řady zaplacených kurzů pro věrnostní slevu nepočítá, jeho smazání proto věrnostní slevu nemění.

Omezení a výjimky

• Zaplacená faktura (zelený štítek): Proforma faktura v iDokladu zůstane zachována. Záznam v ProPlavu se odstraní. Případnou vydanou (ostrou) fakturu musíte stornovat v iDokladu ručně.

• Zaplacený doplatek: platí totéž, v iDokladu zůstane. Po smazání by záložka Přednáhrady nabídla jeho vystavení znovu, proto zaplacený doplatek nemažte. Opravu provedete v iDokladu dobropisem.

• Faktura bez propojení s iDokladem (bez čísla faktury): Odstraní se pouze záznam v ProPlavu.

• Tlačítko koše se zobrazí pouze uživatelům s oprávněním Správa faktur. Uživatelé s oprávněním pouze Zobrazení faktur tlačítko nevidí.

A co dál

Po smazání faktury se vrátíte na Faktury – přehled a vystavení, kde můžete okamžitě vytvořit nový záznam nebo zkontrolovat aktuální stav ostatních pohledávek. Potřebujete-li pro dítě nebo školu znovu vystavit proforma fakturu do účetního systému, pokračujte článkem Vystavení faktury do iDokladu. Doplatky za lekce navíc a jejich vznik popisuje článek Přednáhrady a doplatek. Pokud zároveň řešíte neuhrazené pohledávky a chcete rodičům odeslat připomenutí, přejděte na Upomínky plateb.