Detail faktury — přehled položek a stavů

Faktury v systému ProPlav nemají samostatnou stránku s detailem – každá faktura se zobrazuje jako rozbalená karta v přehledu Faktury. Karta obsahuje záhlaví s číslem, vazbami na iDoklad a datem, a pod ním tabulku všech položek. Tento článek popisuje, co na kartě najdete a jak se v ní orientovat.

Předpoklady

• Přihlášení jako administrátor s oprávněním Správa faktur (nebo alespoň oprávněním Zobrazení faktur).

• Faktura musí existovat – pokud seznam místo karet zobrazuje nadpis „Zatím žádné faktury“ s vysvětlením, že se sem faktury zapisují po vystavení, ještě nebyly žádné faktury vystaveny.

• Faktury existují ve dvou kontextech:

• Škola – faktury školy dostupné přes detail školy → záložka Faktury.

• Klientský účet – faktury kurzu přes Kurzy → Klientské účty → detail klientského účtu → záložka Faktury.

Kde faktury najít

Faktury školy

1. Otevřete Školy v hlavní navigaci.

2. Vyberte konkrétní školu.

3. Klikněte na záložku Faktury.

Faktury klientského účtu

1. Otevřete Kurzy → Klientské účty.

2. Vyberte klientský účet.

3. Klikněte na záložku Faktury.

Struktura stránky s fakturami

Faktury jsou seskupeny podle roku. Aktuální rok se zobrazuje přímo rozbalený s nadpisem roku. Starší roky jsou sbaleny do akordeonu s počítadlem („X faktur“) – kliknutím na záhlaví akordeonu je rozbalíte.

Záhlaví karty faktury

Každá karta zobrazuje v záhlaví tyto informace:

Tabulka položek faktury

Pod záhlavím každé karty se nachází tabulka se všemi řádkovými položkami faktury:

Tabulka neobsahuje souhrnný řádek. Celkovou částku faktury najdete v iDokladu po otevření odkazu ze záhlaví karty. U faktury za kurz ji rodič vidí v klientském portálu jako „Celkem k úhradě“. Tabulka píše částky vždy se dvěma desetinnými místy („3 000,00 Kč“), rodič v portálu stejné částky vidí v celých korunách bez nich („3 000 Kč“), haléře mají obě. Zaokrouhlí-li agenda iDokladu zálohovou fakturu na celé koruny, je poslední položkou tabulky Zaokrouhlení s DPH 0 %, takže součet tabulky je totéž, co doklad v iDokladu a QR kód. U faktur vystavených dřív se položka doplní při další noční kontrole plateb (ve 3:40), dokud faktura není zaplacená. Při ní se také srovná cena kurzu starší faktury s poměrnou cenou, kterou ProPlav počítal o haléře jinak než iDoklad (428,57 Kč místo 428,58 Kč), podle zálohové faktury v iDokladu. Cena zaplacené faktury se nesrovnává nikdy, podrobnosti jsou v článku Vystavení faktur v iDokladu.

Položky jsou v tabulce seřazené tak, jak vznikly, a ve stejném pořadí je dostane i zálohová faktura v iDokladu. U faktury za kurz je nahoře cena kurzu a pod ní slevy. Slevy jsou samostatné řádky se zápornou cenou a názvem pravidla slevy, nejdřív sourozenecká, potom věrnostní a nakonec ruční, viz Věrnostní sleva a Ruční sleva. Na telefonu tabulku nahradí jeden sloupec Položky: u každé položky je pod sebou název, řádek „množství × cena · DPH“ a tučně celková částka, takže se nic neposouvá do strany.

V plném stavu karty propojené s iDokladem se na místě tlačítka zobrazí barevný odznak proformy a případně i zelený odznak vydané faktury – oba odkazují přímo do iDokladu.

Doplatek za přednáhrady

Používá-li škola přednáhrady, může mít dítě v záložce Faktury klientského účtu kromě faktury za kurz ještě druhou kartu, doplatek za přednáhrady. Poznáte ji podle světle modrého štítku pod jménem dítěte a názvem kurzu. Má jedinou položku „Doplatek za přednáhrady – název kurzu“: cena jedné lekce a počet lekcí navíc, které omluvy nevyrovnaly. Slevy z pravidel slev se na ni nevztahují.

Jinak je karta stejná jako u každé jiné zálohové faktury: odznak z iDokladu, datum i smazání fungují stejně. Jak doplatek vzniká a jak ho opravit, popisuje článek Přednáhrady a doplatek.

Mazání faktury

Pozor: Smazání faktury je nevratné. Pokud je faktura propojena s iDokladem a nebyla ještě uhrazena, systém současně smaže i zálohovou fakturu v iDokladu. Faktura, která je uhrazena, se z iDokladu nesmaže. Před smazáním ověřte stav platby v iDokladu.

Červené tlačítko s ikonou koše se zobrazí v pravém rohu záhlaví karty. Po kliknutí systém zobrazí potvrzovací dialog s otázkou „Smazat fakturu?“ a upozorněním „Faktura v iDokladu bude smazána také, pokud není uhrazena.” Stejně se maže i nezaplacený doplatek za přednáhrady. ProPlav ho po smazání sám znovu nevystaví, vystavíte ho tlačítkem Vystavit doplatek v záložce kurzu Přednáhrady a potvrdíte v dialogu „Vystavit doplatek pro …?“ (se jménem dítěte) tlačítkem Vystavit.

A co dál

Potřebujete-li u školní faktury vystavit zálohový doklad přímo v účetním systému, postupujte podle článku Vystavení faktury do iDokladu. Celkový přehled faktur za kurzy i školy s možností filtrování a vytváření nových faktur najdete v sekci Faktury – přehled a vystavení. Zákazníkům s dosud neuhrazenými fakturami pak můžete automaticky odesílat upomínky – přečtěte si, jak fungují Upomínky plateb.