Ruční sleva

Ruční sleva je sleva, kterou škola dá vybraným účastníkům, přihláškám nebo celým kurzům. Třeba polovina kurzu pro jednoho účastníka, odečet lekce za dovolenou, balíček dvou kurzů nebo akce celého kurzu. Založíte ji jako pravidlo slevy typu Ruční sleva a ve formuláři pravidla vyberete, komu platí. Ručních pravidel může škola mít kolik chce. ProPlav slevu spočítá sám při vystavení faktury a stejnou částku pošle i do zálohové faktury v iDokladu.

Kdy se hodí

Příklady počítají s kurzem za 4 440 Kč (12 lekcí po 370 Kč).

Situace	Pravidlo	Komu	Sčítat	Výsledek
Polovina kurzu pro vybrané účastníky	„Individuální sleva“, 50 %	Účastníci	ano	−2 220 Kč na každé faktuře za kurz účastníka
Odečet lekcí, třeba za dovolenou	„Odečet 1 lekce“ 370 Kč, „Odečet 2 lekcí“ 740 Kč	Přihlášky	ano	Přihlášce přiřadíte pravidlo, které sedí. Dvě ruční slevy se na jedné faktuře nesčítají
Balíček dvou kurzů za společnou cenu, třeba vaničky (2 700 Kč) a bazén (4 440 Kč) dohromady za 5 300 Kč	„Balíček“, 1 840 Kč	Přihlášky (bazén)	ne	Bazén za 4 440 − 1 840 = 2 600 Kč, s vaničkami 5 300 Kč. Byly-li by ostatní slevy dítěte vyšší, platí ony
Zaměstnanecká sleva	„Zaměstnanecká sleva“, 100 %	Účastníci	ne	Faktura na 0 Kč vznikne a rodiči se nepošle
Akce celého kurzu	„Jarní akce“, 20 %	Kurzy	ano	−888 Kč všem v kurzu, i později zapsaným

Odečet lekce je jen částka na faktuře. Konkrétní lekci si nepamatuje a nárok na náhradní lekci sám nedává.

Než začnete

• Musíte mít aktivní modul Kurzy.

• Pravidla zakládá a přiřazuje uživatel s oprávněním Správa kurzů ve skupině Kurzy. Stejnojmenné oprávnění ve skupině Nastavení k tomu nestačí.

• Faktury za kurzy musí jít přes iDoklad. Sleva je řádek faktury a bez připojeného iDokladu se faktura za kurz nevytvoří.

• Ruční sleva platí na faktury za kurzy, pro děti i dospělé. Faktury za školní plavání ji nemají.

Založení pravidla

1. V nastavení aplikace otevřete v sekci Nastavení pro kurzy položku Pravidla slev.

2. Klikněte na zelené tlačítko Nové pravidlo slevy. Má-li škola už sourozeneckou i věrnostní slevu, formulář se otevře rovnou na typu Ruční sleva. Jinak tento typ vyberte v poli Typ slevy.

3. Vyplňte pole podle tabulky níže, ve Výběru vyhledejte, komu sleva platí, a klikněte na Uložit.

Po uložení se zobrazí hlášení „Pravidlo slevy bylo úspěšně vytvořeno.“

Pole	Co znamená
Název	Text řádku slevy na faktuře, v iDokladu, v Přehledu ceny i v portálu rodiče. Nejvýš 200 znaků. Volte neutrální znění, třeba „Individuální sleva“
Typ slevy	Ruční sleva. Po uložení ho změnit nejde
Jednotka	Procento, nebo Částka v Kč
Hodnota slevy	U procenta celé číslo od 1 do 100, 100 % = kurz zdarma. U částky víc než 0 Kč
Komu	Účastníci (všechny jejich kurzy), Přihlášky (jeden kurz účastníka), nebo Kurzy (všichni zapsaní). Jedno pravidlo míří jen na jeden druh
Výběr	Konkrétní účastníci, přihlášky nebo kurzy. Prázdný výběr znamená, že pravidlo zatím nikomu neplatí
Sčítat s ostatními slevami	Zapnuto = sleva se přičte k sourozenecké a věrnostní slevě. Vypnuto = platí větší: tato sleva, nebo ostatní slevy, na které má dítě nárok
Aktivní	Zapnuté pravidlo se uplatňuje na nových fakturách za kurzy

Komu sleva platí

• Účastníci — sleva platí na všechny faktury za kurzy účastníka, i v dalších školních letech, dokud ho z výběru neodeberete. Účastníka hledáte podle jména a příjmení.

• Přihlášky — sleva platí jen na fakturu jednoho zápisu do kurzu. Ve výběru je jméno účastníka, kurz a turnus. Hledat můžete podle jména i podle názvu kurzu. Nabízejí se přihlášky do kurzů zvoleného školního roku a do kurzů z minulého roku, které se přenášejí do dalšího (Přenést do dalšího roku).

• Kurzy — sleva platí na faktury všech účastníků kurzu, i těch, kteří se zapíšou později. Výběr nabízí kurzy zvoleného školního roku a přenesené kurzy z minulého roku s turnusem a datem začátku.

Takhle vypadá uložené pravidlo „Balíček vaničky + bazén“: 1 840 Kč pro jednu přihlášku, bez sčítání s ostatními slevami. Typ slevy je u uloženého pravidla zamčený.

A pravidlo „Jarní akce“, 20 % pro celý kurz:

Komu sleva platí, měníte jen ve formuláři pravidla. Ve Výběru položku přidejte, nebo ji odeberte křížkem, a pravidlo uložte. Změníte-li u uloženého pravidla Komu, výběr se vyprázdní a po uložení se stávající přiřazení odeberou. Upozorňuje na to i věta „Změnou druhu se stávající přiřazení odeberou.“ pod polem Komu.

Každé přiřazení i odebrání se zapíše do historie jako „Ruční sleva - přiřazení“: u účastníka a jeho přihlášek v historii dítěte a klientského účtu, u kurzu v historii kurzu.

Seznam pravidel

Ruční pravidla jsou v seznamu Pravidla slev se štítkem Ruční sleva. Pod popisem je, komu pravidlo platí a jak se sčítá, například „komu: 1 účastník · sčítá se s ostatními slevami“nebo „zatím nikomu · sčítá se s ostatními slevami“. Zelená linka pod řádkem znamená aktivní pravidlo, červená vypnuté. Nejnovější pravidlo je nahoře.

Pravidlo, které je někomu přiřazené, má šedý koš a smazat nejde, ani když je vypnuté (viz Vypnutí a smazání pravidla).

Jak se sleva počítá

Nárok se posuzuje při vystavení faktury. ProPlav k zápisu do kurzu najde všechna aktivní ruční pravidla, která na něj míří přes účastníka, přihlášku nebo kurz. Potom:

1. Z ručních slev platí jen jedna, ta s největší částkou. Ostatní ruční slevy se nepoužijí, i když se sčítají. Mají-li dvě stejnou částku, platí pravidlo založené dřív.

2. Sčítat zapnuto: ruční sleva se přičte k sourozenecké a věrnostní slevě.

3. Sčítat vypnuto: ruční sleva se porovná s tím, co by dítě dostalo bez ní: se sourozeneckou a věrnostní slevou dohromady, nebo jen s větší z nich, nesčítá-li se věrnostní sleva se sourozeneckou. Je-li ruční sleva větší, platí jen ona. Jinak platí jen ostatní slevy. Při shodě zůstanou ostatní slevy.

4. Slevy jdou na fakturu v pořadí sourozenecká, věrnostní, ruční. Jejich součet nikdy nepřekročí cenu kurzu, poslední řádek se případně zkrátí. Faktura tak nikdy nejde pod 0 Kč. Řádek zkrácený na 0 Kč zůstane na faktuře v ProPlavu s nulovou částkou, do iDokladu ani do portálu nejde.

Jak se počítá částka:

• Procento se počítá z ceny kurzu na faktuře a zaokrouhlí se na celé koruny (půlka nahoru, 214,29 Kč je 214 Kč). 100 % je celá cena kurzu na faktuře, i s haléři.

• Platí-li při zápisu do kurzu poměrná cena, počítá se procento z ceny za zbývající lekce a částka v Kč se sníží poměrně podle zbývajících lekcí. Poměrná cena platí, když kurz už má za sebou víc lekcí, než je v poli Poměrová cena po počtu lekcí (u kurzu, jinak ve výchozím Nastavení kurzů, kde je předvoleno 5). Dřív se počítá z plné ceny.

• Výši sourozenecké a věrnostní slevy ruční sleva nemění. Věrnostní se počítá z ceny kurzu na faktuře, ne z ceny po ruční slevě.

• Kurz s přepínačem Bez věrnostní slevy ruční slevu dostane.

• Zaplacený kurz s ruční slevou se do řady věrnostní slevy počítá jako každý jiný zaplacený kurz.

Příklady: kurz za 4 440 Kč, dítě má nárok na sourozeneckou slevu 500 Kč a věrnostní slevu 10 % (444 Kč), které se sčítají.

Ruční slevy dítěte	Řádky slev na faktuře	Rodič platí
50 %, sčítat	−500, −444, −2 220	1 276 Kč
1 840 Kč, nesčítat	−1 840 (víc než 500 + 444)	2 600 Kč
900 Kč, nesčítat	−500, −444 (dohromady víc než 900)	3 496 Kč
Akce kurzu 20 % (888 Kč, sčítat) a sleva přihlášky 1 840 Kč (nesčítat)	−1 840	2 600 Kč
100 %, nesčítat	−4 440	0 Kč
100 %, sčítat	−500, −444, −3 496 (zkrácená na zbytek ceny)	0 Kč

Doklad na 0 Kč

Srazí-li slevy cenu kurzu na 0 Kč (třeba ruční sleva 100 %), faktura v ProPlavu i zálohová faktura v iDokladu vznikne, ale rodiči se automaticky nepošle. Nepošle se mu ani daňový doklad. iDoklad takovou zálohovou fakturu rovnou označí jako zaplacenou a ProPlav to uvidí po nejbližší kontrole plateb. Pokud ji rodič chce, pošlete ji ručně z iDokladu.

U kurzu s poměrnou cenou je cena v ProPlavu totéž, co účtuje zálohová faktura v iDokladu: zbývající lekce krát cena jedné lekce zaokrouhlená na haléře (třeba 5 zbývajících lekcí z 9 za 1 000 Kč je 5 × 111,11 = 555,55 Kč). Vyčerpají-li slevy celou poměrnou cenu (100 %, částka v Kč rovná ceně kurzu nebo vyšší, nebo sourozenecká sleva spolu s ruční), má 0 Kč faktura v ProPlavu i zálohová faktura v iDokladu, bez zbylého haléře:

• rodiči se nepošle ani zálohová faktura, ani daňový doklad,

• v portálu má faktura do noční kontroly plateb (ve 3:40) štítek Neuhrazeno a tlačítko Zaplatit QR kódem, které odpoví, že je faktura už uhrazená. Tak to funguje u každé faktury na 0 Kč. Potom má štítek Zaplaceno.

Kde slevu uvidíte

Na faktuře a v iDokladu

Ruční sleva je na faktuře samostatný záporný řádek s názvem pravidla, za sourozeneckou a věrnostní slevou. Fakturu najdete v klientském účtu na záložce Faktury. Na obrázku je kurz za 4 440 Kč se sourozeneckou slevou 500 Kč, věrnostní slevou 10 % a ruční slevou „Individuální sleva“ 50 %:

Stejné řádky dostane zálohová faktura v iDokladu, takže je rodič uvidí v PDF a účetní v iDokladu. Výřez zálohové faktury se stejnými slevami:

Odznaky u dítěte a kurzu

Komu ruční sleva platí, ukazuje šedý odznak s názvem a hodnotou pravidla, například„Individuální sleva · 50 %“. Odznak má jen aktivní pravidlo. Je na třech místech a každé ukazuje přiřazení svého druhu:

• Účastník: karta dítěte (Děti kurzy → dítě → záložka Detail dítěte), v sekci Informace o dítěti buňka Ruční sleva. Sekce je ve výchozím stavu sbalená, rozbalíte ji kliknutím na její název.

• Přihláška: záložka Kurzy na kartě dítěte, hned za názvem kurzu.

• Kurz: detail kurzu, v sekci Informace o kurzu buňka Ruční sleva.

Odznak vidí uživatel s oprávněním Zobrazení faktur nebo Správa kurzů (skupina Kurzy). S oprávněním Správa kurzů je odznak odkaz na úpravu pravidla. Ve výpisech kurzů a dětí odznak není. Přehled všech přiřazení je ve formuláři pravidla.

Karta dítěte se slevou účastníka, vedle řádku věrnostní slevy:

Sleva přihlášky na záložce Kurzy:

Akce kurzu v detailu kurzu:

V přihlášce na webu školy

Přehled ceny v přihlášce ukáže ruční slevu u kurzu s dovětkem „orientačně“, protože o slevě rozhoduje až faktura. Ruční sleva se v něm počítá stejně jako na faktuře a částky jsou přesné: sleva 215,83 Kč se ukáže jako „− 215,83 Kč“ a sleva 100 % z poměrné ceny 428,58 Kč jako „− 428,58 Kč“vedle ceny kurzu 428,58 Kč, takže „Celkem“ vyjde 0 Kč. Řádky vždy dají dohromady „Celkem“. Zaokrouhluje-li účetní systém školy všechny doklady na celé koruny, ukáže Přehled ceny stejný řádek Zaokrouhlení jako faktura a „Celkem“ v celých korunách (obrázek níže). Vyberete-li víc kurzů, počítá se každý zvlášť, úplně jako jeho vlastní faktura (sourozenecká, věrnostní a ruční sleva i zaokrouhlení každého kurzu), a „Celkem“ je součet všech faktur.

• Akci kurzu uvidí každý, i u nového dítěte.

• Slevu účastníka uvidí jen rodič, který se v přihlášce ověří kódem z e-mailu a vybere své dítě.

• Slevu přihlášky Přehled ceny neukáže, protože přihláška ještě neexistuje.

Na obrázku ověřený rodič vybral dítě se sourozeneckou, věrnostní a ruční slevou „Individuální sleva“ 50 %:

Na telefonu je Přehled ceny pod formulářem. Tady vyhrála ruční sleva 100 % bez sčítání („Zaměstnanecká sleva“), proto sourozenecká sleva chybí:

U kurzu, jehož agenda iDokladu zaokrouhluje všechny doklady, přidá Přehled ceny řádek Zaokrouhlení. Cena kurzu 1 028,58 Kč, sourozenecká sleva − 214,29 Kč a ruční sleva − 428,57 Kč dají 385,72 Kč, zaokrouhlení přidá 0,28 Kč a „Celkem“ je 386 Kč, tolik ukáže i faktura, QR kód a PDF:

V portálu rodiče

U faktury se slevou vidí rodič v portálu na stránce Faktury nad částkou „Celkem k úhradě“cenu kurzu a každou slevu s jejím názvem. Částky jsou přesné jako na faktuře (celé koruny bez desetinných míst, haléře se dvěma), řádky dají dohromady „Celkem k úhradě“ a to je částka dokladu v iDokladu. Platí to pro všechny slevy, i sourozeneckou a věrnostní. Faktura bez slevy vypadá jako dřív.

Na stránce dítěte (Moji účastníci → dítě) vidí rodič stav věrnostní slevy. Řádek je jen u dětí, když má škola aktivní pravidlo věrnostní slevy a připojený iDoklad.

Platí jen na nové faktury

Přiřazení i každá změna pravidla platí pro faktury vystavené od teď. Už vystavená faktura se nepřepočítá (nezaplacenou starší fakturu jen srovná noční kontrola o haléře podle zálohové faktury v iDokladu, viz Vystavení faktur v iDokladu). Zaplacená se nemění nikdy. Faktura, která na vystavení teprve čeká (třeba měsíc před první lekcí), vezme ruční slevy přiřazené ve chvíli, kdy vzniká.

Upozornění na kartě dítěte

Dostane-li dítě slevu až po vystavení faktury, ukáže karta dítěte v sekci Informace o dítěti v buňce Ruční sleva upozornění „U kurzu … chybí na nezaplacené faktuře ruční sleva „…“. Fakturu smažte a vystavte znovu. Rodič mohl původní zálohovku dostat e-mailem, dejte mu vědět, ať platí podle nové.“ Upozornění se ukáže jen:

• u nezaplacené faktury bez daňového dokladu, kterou jde ještě smazat,

• když by nově vystavená faktura byla nižší,

• uživateli s oprávněním Zobrazení faktur, když je připojený iDoklad.

Nápravu uděláte ve dvou krocích:

1. Nezaplacenou fakturu smažte v klientském účtu na záložce Faktury (viz Smazání faktury z ProPlavu). V iDokladu zkontrolujte, že zmizela i zálohová faktura.

2. Na kartě dítěte otevřete záložku Kurzy a u kurzu zvolte v nabídce se třemi tečkami Vytvořit fakturu pro kurz. Nová faktura už slevu spočítá a rodič ji dostane s novým číslem.

Zálohová faktura zmizí z iDokladu, i když ji rodič už dostal e-mailem: iDoklad smaže i odeslanou, nezaplacenou zálohovku. Starý e-mail pak odkazuje na doklad, který už neexistuje, a platba podle staré zálohovky se v ProPlavu k nové faktuře nepřiřadí, ta zůstane neuhrazená. Proto rodiči dejte vědět, ať platí podle nové.

Kdy pravidlo přiřadit

Faktura vezme ruční slevy přiřazené ve chvíli, kdy vzniká. Podle situace:

• Účastník nebo kurz už v ProPlavu je: přiřaďte pravidlo dřív, než faktura vznikne. Akci kurzu nejlépe před otevřením přihlášek. Faktura pak slevu dostane sama, i když se dítě přihlásí přes web.

• Sleva pro přihlášku: přihláška vznikne až zápisem do kurzu. Postupujte takto:

• Zapište dítě do kurzu, třeba na kartě dítěte na záložce Kurzy tlačítkem Přidat do kurzu. Přepínač Vytvořit novou zálohovou fakturu za kurz nechte vypnutý. Faktura nevznikne a rodiči nepřijde ani e-mail s kurzy.

• Přiřaďte pravidlo přihlášce (Komu: Přihlášky).

• Na záložce Kurzy zvolte u kurzu v nabídce se třemi tečkami Vytvořit fakturu pro kurz.

• Ve stejné nabídce zvolte Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče. Jinak rodič dostane jen fakturu, bez e-mailu s kurzy.

• Další kurz dítěte: má-li dítě ve stejném školním roce kurz, který začíná dřív, vznikne faktura za další kurz až měsíc před jeho první lekcí. Je-li do ní víc než měsíc, můžete přepínač Vytvořit novou zálohovou fakturu za kurz nechat zapnutý a pravidlo přiřadit kdykoli do té doby.

• Nový účastník: administrátor ho zapsat nemůže, Zapsat dítě i Přidat do kurzu vybírají jen účastníky, kteří už v ProPlavu jsou. Nový vznikne, až ho rodič přihlásí přes web nebo přidá v portálu, nebo až v administraci schválíte jeho žádost z čekací listiny. Dřív ho výběr Účastníci nenajde.

• Přihláška přes web nebo schválená čekací listina, faktura už vznikla: první kurz se fakturuje hned. Přiřaďte pravidlo, karta dítěte ukáže upozornění a nezaplacenou fakturu smažte a vystavte znovu (viz Upozornění na kartě dítěte).

Oprávnění, která postupy chtějí:

• přiřazení pravidla: Správa kurzů ve skupině Kurzy,

• zapsání dítěte do kurzu tlačítkem Přidat do kurzu na záložce Kurzy (i ikonou plus v seznamu Děti kurzy): Správa dětí v kurzech ve skupině Kurzy, jinak tlačítko chybí, a Zobrazení dětí v kurzech, bez kterého se k záložce Kurzy ani k seznamu nedostanete. Z kalendáře kurzu (ikona Zapsat dítě) stačí Správa kurzů,

• Vytvořit fakturu pro kurz v nabídce se třemi tečkami u kurzu: Správa faktur a připojený iDoklad. Nabídka ji má, dokud kurz nemá fakturu,

• smazání faktury: Správa faktur,

• Znova odeslat e-mail s kurzy pro rodiče v téže nabídce: jen administrátor. Tři tečky se ukážou, jen když je v nabídce položka, kterou smíte použít.

Recepce bez těchto oprávnění dokončí postup s administrátorem.

Kopie kurzu a změna kurzu

• Hromadná kopie kurzů do nového roku převezme přiřazení kurzu, i u vypnutého pravidla. Platí-li akce jen letos, odeberte kopii kurzu z výběru pravidla. Kopírování popisuje článek Hromadná kopie kurzů do nového roku.

• Účastník je v ProPlavu napříč roky stejný. Přiřazení účastníkovi proto platí i pro faktury dalších let, dokud ho neodeberete.

• Přihláška patří jednomu zápisu do kurzu a do dalšího roku se nepřenáší.

• Změna kurzu dítěte (tužka u kurzu na záložce Kurzy): má-li zápis fakturu, přesune se do nového kurzu i s fakturou a slevou přihlášky. Faktura se nepřepočítá. Bez faktury se sleva přihlášky přenese na nový zápis. Víc v článku Změna kurzu dítěte.

• Odebrání z kurzu (koš u kurzu) smaže zápis i se slevou přihlášky.

Vypnutí a smazání pravidla

• Vypnutí: v úpravě pravidla vypněte přepínač Aktivní a uložte. Pravidlo se přestane uplatňovat na nových fakturách, zmizí jeho odznaky a Přehled ceny ho nepočítá. Přiřazení zůstanou a po zapnutí platí znovu. V seznamu má pravidlo červenou linku.

• Smazání: pravidlo s přiřazením smazat nejde, ani když je vypnuté. V seznamu má šedý koš a po najetí myší vysvětlí „Pravidlo slevy nelze smazat, je přiřazené. Vypněte ho, nebo přiřazení nejdřív odeberte.“ Chcete-li slevu jen zastavit, pravidlo vypněte. Chcete-li ho smazat, ve formuláři pravidla nejdřív vyprázdněte Výběr a uložte. Potom pravidlo smažete ikonou koše. Už vystavené faktury se nemění.

Pozor: Smazání pravidla je nevratné.

Formulář ukládá celý výběr najednou. Uloží-li pravidlo mezitím někdo jiný, vaše uložení neprojde a pod Výběrem se ukáže „Pravidlo mezitím upravil někdo jiný. Načtěte stránku znovu a změny zopakujte.“ Nic se tím nezmění.

Nasazení u školy

1. Připojte iDoklad. Bez něj se faktura za kurz nevystaví.

2. Založte pravidla a přiřaďte je dřív, než otevřete prodej kurzů, aby první faktury slevu nesly. U přihlášek a nových účastníků postupujte podle Kdy pravidlo přiřadit.

3. Názvy pravidel volte neutrální. Uvidí je rodič na faktuře i v portálu a účetní v iDokladu.

4. Po hromadné kopii kurzů do nového roku zkontrolujte akce kurzů.

5. Recepci, která slevy přiřazuje, dejte roli s oprávněním Správa kurzů ve skupině Kurzy. Postup pro přihlášku chce navíc Správa faktur a pro tlačítko Přidat do kurzu Správa dětí v kurzech spolu se Zobrazení dětí v kurzech, postup pro nového účastníka navíc Správa faktur. E-mail s kurzy znovu pošle jen administrátor.

A co dál

Sourozeneckou slevu a seznam všech pravidel popisuje článek Pravidla slev, řadu zaplacených kurzů Věrnostní sleva. Co dalšího je na kartě dítěte, vysvětluje Karta dítěte v kurzu. Jak fakturu smazat, popisuje Smazání faktury z ProPlavu, a řádky faktury Detail faktury.