Hromadná kopie kurzů do nového roku

Přehled

Na konci každé sezóny potřebuje plavecká škola vytvořit nové kurzy pro nadcházející rok — se stejnou strukturou, kategoriemi a rozvrhem, ale s novým datem zahájení. Funkce hromadného kopírování umožňuje vytvořit desítky kurzů najednou a ihned informovat stávající klienty e-mailem, aby se mohli registrovat jako první.

Předpoklady

Máte roli administrátora s přístupem k modulu Kurzy.
V systému existuje alespoň jeden kurz v aktuálním školním roce.
Chcete-li odeslat notifikace, musí být na plavecké škole nakonfigurované odesílání e-mailů.

Krok 1 — Otevřete seznam kopírování

Přejděte do sekce Kurzy v hlavní navigaci a klikněte na odkaz Hromadné kopírování v podmenu.

Pokud jste hromadné kopírování ještě nepoužili, stránka zobrazí informaci „Zatím nebylo provedeno žádné hromadné kopírování.“ Jakmile první kopírování provedete, zobrazí se zde přehledová tabulka se sloupci Datum, Provedl, Kurzů, Chyb a Notifikace.

Prázdný seznam hromadného kopírování — stránka zatím neobsahuje žádné záznamy

Krok 2 — Zahajte nové kopírování

Klikněte na zelené tlačítko Nové hromadné kopírování v pravém horním rohu stránky.

Krok 3 — Nastavte parametry kopírování

Na formuláři nastavte dvě položky:

Pole	Popis
Nové datum zahájení	Datum, od kterého začnou nové kopie kurzů. Čas lekce (hodina a minuta) bude zachován z každého zdrojového kurzu.
Aktivní	Přepínač. Pokud jej zapnete, nové kurzy budou ihned viditelné a otevřené pro registraci. Pokud přepínač necháte vypnutý, kurzy se vytvoří jako neaktivní a je třeba je aktivovat ručně.

Pozor: Nastavení přepínače Aktivní nelze po odeslání formuláře hromadně vrátit zpět. Stav každého kurzu je poté nutné měnit jednotlivě v detailu kurzu.

Formulář nastavení kopírování s výběrem kurzů ke zkopírování

Upozornění ke školnímu roku: Nové kopie kurzů se vždy vytvoří ve stejném školním roce jako zdrojové kurzy — pouze s novým datem zahájení. Pokud chcete kurzy zařadit do jiného školního roku, je třeba jej nejprve nastavit jako aktuální v sekci Školní roky.

Krok 4 — Vyberte kurzy ke kopírování

Pod nastavením se zobrazí všechny kurzy aktuálního školního roku seskupené podle kategorií. U každé kategorie vidíte:

Název kurzu a datum jeho zahájení.
Počet přihlášených (ikona osob s číslem).
Úroveň dovednosti a věkové rozmezí (jsou-li u kurzu vyplněny).
Avatary přiřazených instruktorů.

Kurzy vybíráte přepínači vlevo od každého řádku. Pomocí přepínače v záhlaví kategorie označíte nebo odznačíte všechny kurzy dané kategorie najednou.

Po výběru klikněte na zelené tlačítko Kopírovat kurzy.

Krok 5 — Zkontrolujte výsledek

Po dokončení se automaticky zobrazí detail operace se souhrnem:

Položka	Popis
Datum kopírování	Přesný čas provedení
Provedl	Jméno přihlášeného administrátora
Zkopírováno kurzů	Celkový počet nově vytvořených kurzů
Notifikace	Stav odeslání e-mailů klientům

Pokud při kopírování došlo k chybám u některých kurzů, zobrazí se červený blok s jejich výčtem. Ostatní kurzy jsou přesto vytvořeny.

Pod souhrnem je tabulka nově vzniklých kurzů se sloupci Název, Kategorie, Začátek, Počet lekcí, Dovednost, Věk a Stav. Ze sloupce Stav okamžitě vidíte, které kurzy jsou aktivní (zelený štítek Aktivní) a které ne (šedý štítek Neaktivní). Kliknutím na ikonu tužky vpravo v řádku přejdete přímo do úpravy daného kurzu.

Krok 6 — Odeslání notifikace klientům (volitelné)

Systém automaticky zjistí, kolik rodin (kontaktů) má přihlášené děti v původních zdrojových kurzech. Toto číslo se zobrazí v horní části detailu operace.

Klikněte na modré tlačítko Informovat klienty. Zobrazí se potvrzovací dialog s počtem adresátů. Po potvrzení systém odešle každé rodině e-mail se seznamem nových kurzů a odkazem na registraci.

Pozor: Notifikaci lze odeslat pouze jednou. Po odeslání se tlačítko nahradí informací o datu a čase odeslání a již není možné notifikaci zopakovat.

Pokud u dané operace neexistují žádné kontakty k oslovení, tlačítko se nezobrazí a místo něj uvidíte text Žádné kontakty k notifikaci.

Časté situace

Kurzy se v seznamu nezobrazují. Kopírování zobrazuje pouze kurzy patřící do aktuálního školního roku (nebo přenosné kurzy — kurzy převedené z předchozího roku do nového). Zkontrolujte, zda je v systému nastaven správný školní rok.

Nechci kurzy hned aktivovat. Ponechte přepínač Aktivní vypnutý. Kurzy se vytvoří, ale nebudou viditelné klientům. Aktivujete je individuálně v detailu každého kurzu, jakmile budete připraveni.

Potřebuji zkopírovat pouze část kurzů z jedné kategorie. Označte přepínačem v záhlaví kategorie všechny kurzy a poté odznačte ty, které nechcete kopírovat.

A co dál

Po úspěšném zkopírování si projděte nově vzniklé kurzy a doplňte chybějící detaily — v části Jak vytvořit kurz najdete přehled všech nastavení, která lze u kurzu upravit. Aby klienti dostávali automatické e-maily o zahájení registrací nebo potvrzení zápisu, zkontrolujte výchozí šablony a termíny v nastavení e-mailů. Přepnutí systému do nového školního roku a archivaci starých dat popisuje článek Školní roky.